Tham khảo các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và các lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng khi doanh nghiệp xuất hóa đơn bị sai sót thông tin ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của của doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ cung cấp các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất, chi tiết, mời bạn đọc cùng tham khảo.
Khái niệm biên bản điều chỉnh hóa đơn
Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập cùng hóa đơn điều chỉnh, dùng khi hóa đơn có các sai sót về thời gian, số tiền, địa chỉ hoặc nội dung. Việc phát hành hóa đơn chính là căn cứ của điều chỉnh hóa đơn.
Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng cung cấp dịch vụ (ngoại trừ hóa đơn đươc mua, cấp tại cơ quan thuế), doanh nghiệp bắt buộc phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu tới các cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thông báo phát hành hóa đơn cần bao gồm các thông tin sau:
-
Tên đơn vị phát hành hóa đơn
-
Mã số thuế
-
Địa chỉ, số điện thoại, email
-
Các loại hóa đơn phát hành
-
Tên, mã số thuế doanh nghiệp in hóa đơn
-
Tên, mã số thuế đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
-
Tên, mã số thuế đơn vị cung ứng phần mềm tự in hóa đơn
-
Ngày tháng lập thông báo phát hành hóa đơn
-
Họ tên và chữ ký của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, đóng dấu công ty
Trường hợp các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hoá đơn thu phí dịch vụ tự in phải gửi thông báo phát hành hoá đơn và hoá đơn mẫu tới các cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn và không cầnđăng ký số lượng phát hành trước.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán một cách khoa học
Trường hợp nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một trong những chứng từ kế toán mà đơn vị kinh doanh cần khi hóa đơn đã lập có sai sót. Thông tư số 39/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính có quy định rõ các trường hợp cụ thể doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định trường hợp doanh nghiệp đã lập và giao hóa đơn cho người mua, hàng hóa/dịch vụ đã được cung ứng và người mua đã kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, người bán và người mua cần xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thỏa thuận bằng văn bản có trình bày rõ sai sót.
– Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và phải chú thích rõ ràng sai sót xảy ra. Ví dụ: Điều chỉnh số lựa hàng hóa (tăng/giảm), địa chỉ hóa đơn, giá bán, thuế GTGT,…
– Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn, người mua và người bán cần kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật.
Các đơn vị kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh để giảm giá trị hóa đơn sau khi đã lập hóa đơn và chuyển cho người mua, hàng hóa/dịch vụ đã được giao, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai sót giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn cao hơn so với thực tế.
Trong trường hợp này, sau khi lập biên bản điều chỉnh giảm có ghi rõ sai sót, người mua cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị của hàng hóa, dịch vụ theo giao dịch thực tế. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh đã lập, bên bán và bên mua cần tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào và các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Tên Công ty …………
Địa chỉ: ………………
ĐT: ……….. Fax: ……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-***———
…………, ngày …… tháng …..năm ……
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Căn cứ theo hợp đồng số ……………………….….. ký ngày…..tháng…..năm…… giữa hai bên:
Bên A: (Sử dụng dịch vụ)………………………………………….
Tên: ………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………..Chức vụ:…………………….
Bên B: (Bên cung cấp dịch vụ)…………………………………..
Tên:…………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………….
Đại diện: ………………………………..Chức vụ:………………………
Hai bên thống nhất điều chỉnh hóa đơn số ………………..……. do Công ty…………xuất với nội dung:
Tên hàng hóa: Hợp đồng …………………………………………….
Thành tiền:…………………………………………………………………….
Cộng tiền hàng:……………………………………………………………..
Thuế suất GTGT:………………………%. Tiền thuế GTGT:…………………..
Tổng cộng tiền thanh toán:………………………………………………
Số tiền viết bằng chữ:………………………………………..…………
Được điều chỉnh với nội dung như sau:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
Nội dung sau khi được điều chỉnh:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
Lý do: Bên xuất hóa đơn đã ……………………………………………..…… ở mục …………………….….
Biên bản này được lập thành 2 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như sau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiếu với hóa đơn số …………….. ngày ………………….…..
Bên A
Bên B
(Ký tên, đóng dấu)
(Ký tên, đóng dấu)
IV. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————–
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số: ………../BB – ĐCHĐ
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 có hiệu lực từ ngày 01/06/2014;
– Căn cứ Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 có hiệu lực từ 01/09/2014;
– Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 có hiệu lực từ 01/01/2015;
Hôm nay, ngày ….. tháng …. năm ….. đại diện hai bên gồm có:
BÊN GIAO HÓA ĐƠN: …………………………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………… MST: …………………………………..
Đại diện …………………………………………. Chức vụ: …………………………………………..
BÊN NHẬN HÓA ĐƠN: ………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………. MST: …………………………………………….
Đại diện: …………………………………………………. Chức vụ: ………………………………….
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn số ………………… ký hiệu ……………… ngày …………….. và xuất hóa đơn điều chỉnh số ………………… ký hiệu ……………. ngày ……………………… (nếu có) (*).
Lý do điều chỉnh: ………………………………………………………………………………………….
Nội dung thông tin sai được điều chỉnh lại như sau:
Nội dung trước điều chỉnh
Nội dung sau điều chỉnh
Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN
Ký tên, đóng dấu
(ghi rõ họ tên và chức vụ)
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN
Ký tên, đóng dấu
(ghi rõ họ tên và chức vụ)
Lưu ý:
(*): Trường hợp nội dung hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
V. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai đơn giá
CÔNG TY ………………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
………………
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số……………….
……, ngày…..tháng…..năm….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày……. tháng……..năm………, tại văn phòng Công ty Dân Tài Chính, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty…………………
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số…………., ký hiệu…………ngày …………đã kê khai vào kỳ Quý………và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu ………… ngày ……….., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: ……………………..
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
1
2
3
4
5
6=4×5
01
……………………
……….
…….
……………
…………….
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
VI. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ công ty
CÔNG TY ………….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
………………
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số…………….
……, ngày………tháng………năm …….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: ………………………………….
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: …………………………………………
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn
Khi lập biên bản điều chỉnh giảm giá trị của hóa đơn, bạn cần tuân thủ theo các yêu cầu nội dung để đảm bảo tính hợp lệ cho biên bản như sau:
-
Thời gian trên biên bản điều chỉnh giảm và thời gian trên hóa đơn điều chỉnh giảm phải khớp với nhau.
-
Nội dung biên bản điều chỉnh giảm cần thể hiện: Điều chỉnh hóa đơn số… thời gian ngày/tháng/năm…, ký hiệu…, xuất hóa đơn điều chỉnh số… thời gian ngày/tháng/năm… ký hiệu…, nội dung điều chỉnh giảm.
-
Khi lập biên bản điều chỉnh giảm cần ghi rõ sai sót và có đầy đủ chữ ký của cả bên bán và bên mua.
Nếu bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn và chữ ký điện tử thì cần lập biên bản điều chỉnh điện tử, xác nhận bằng chữ ký điện tử của 2 bên và lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn có cần đóng dấu treo không?
Pháp luật quy định việc đóng dấu trên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu sẽ được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục hoặc tên cơ quan, tổ chức. Đó được gọi là đánh dấu treo.
Tên của cơ quan tổ chức thường được viết phía trên đầu, bên trái văn bản, phụ lục nên khi người có thẩm quyền đóng dấu treo sẽ đón ở vị trí này, trùm lên 1 phần tên phụ lục hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Biên bản điều chỉnh sẽ có hiệu lực pháp lý khi được lập theo hình thức văn bản hành chính thông thường, có chữ ký của đại diện các bên và đóng dấu của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không cần đóng dấu treo lên biên bản điều chỉnh hóa đơn mà chỉ cần đóng dấu xác nhận 02 bên cuối biên bản.
Trên đây là các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mà bạn đọc có thể tham khảo. Nếu có thêm câu hỏi hoặc thắc mắc nào khác, bạn có thể liên hệ TACA thông qua địa chỉ taca.edu.vn hoặc hotline 0985.611.911 hoặc 0947.511.911 để được tư vấn.
Xem thêm:
