Mẫu phiếu thu là thuật ngữ đã quá quen thuộc với rất nhiều người ở vai trò người đi mua hàng, đối tác, nhà bán lẻ,… trong các giao dịch tiền tệ thường ngày. Đồng thời, đây là một chứng từ quan trọng do kế toán lập ra để quản lý, theo dõi việc nhập quỹ tiền tệ của doanh nghiệp và cũng chính là chứng từ kế toán hợp pháp của doanh nghiệp đó.
Vậy mẫu phiếu thu là gì? và giá trị pháp lý của phiếu thu như thế nào? Nội dung của phiếu này gồm những nội dung gì? Và đâu là mẫu phiếu thu chuẩn nhất với thông tư mà doanh nghiệp của bạn áp dụng?
Hãy cùng Kế Toán Lê Ánh đi sâu vào tìm hiểu, phân tích chi tiết về mẫu phiếu thu trong nội dung bài viết dưới đây
I. Mẫu Phiếu Thu Là Gì?
Mẫu phiếu thu (tiếng anh: Receipts) được hiểu là một biểu mẫu, mẫu hóa đơn, chứng từ kế toán hợp pháp dùng để ghi lại giao dịch thu tiền, nhập quỹ với khách hàng, đối tác hay trong các nghiệp vụ kế toán khác của doanh nghiệp đã hoàn thành việc thanh khoán khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,…
Đồng thời Phiếu thu là một chứng từ rất quan trọng và cần thiết đối với kế toán tiền mặt, thủ quỹ, doanh nghiệp trong việc giám sát, quản lý nguồn thu quỹ và nguồn tiền trong két khi phát sinh giao dịch tiền mặt và ngoại tệ.
Căn cứ vào phiếu thu, doanh nghiệp hay cơ quan thẩm quyền xác định và quản lý các nguồn tiền nội tệ và ngoại tệ được nhập vào theo từng kỳ kế toán, từng giai đoạn.
⇒ Do đó, phiếu thu không được sử dụng riêng lẻ từng tờ mà sẽ được đóng thành quyển tương tự như quyển phiếu chi, mỗi quyển tương ứng với một kỳ kế toán tùy thuộc theo cách thức hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp.
»»» Khóa Học Kế Toán Online – Tương Tác Trực Tiếp Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm
II. Mục Đích Khi Lập Phiếu Thu
Phiếu thu là một trong những biểu mẫu cực kỳ quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp và không thể thiếu trong nghiệp vụ kế toán thông thường bên cạnh mẫu phiếu chi, mẫu phiếu xuất kho – xuất kho.
Với mục đích ban đầu khi lập phiếu thu là để xác định số tiền được nhập vào quỹ tiền là tiền Việt Nam đồng hay là tiền ngoại tệ thì bên cạnh đó, mẫu phiếu thu còn được xem là mẫu biên nhận để thủ quỹ, kế toán tiền mặt làm căn cứ thu tiền, nhập tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi nhận vào sổ có các khoản thu liên quan.
Đồng thời, khi sử dụng phiếu thu sẽ giúp cho thủ quỹ, kế toán, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, số lượng nhân viên kế toán khi ghi sổ, tìm kiếm thông tin cần tiết. Trong trường hợp kế toán, thủ quỹ nhập thiếu vào sổ thì khi đó phiếu thu sẽ là căn cứ, cơ sở để bổ sung, điều chỉnh sai sót đó.
Mục đích quan trọng nhất của mẫu phiếu thu chính là bằng chứng, cơ sở để chứng minh, làm rõ ràng, rạch ròi mọi nghiệp vụ về thu tiền, nhập quỹ tiền mặt trong thanh toán để phòng trường hợp khi cuộc giao dịch xảy ra tranh chấp về sau này.
III. Giá Trị Pháp Lý Của Phiếu Thu
Như đã nêu ở trên, hiện nay, đối với mỗi đơn vị, doanh nghiệp thì phiếu thu đóng vai trò quan trọng nên đối với mọi giao dịch, mọi khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ với đối tác, khách hàng của doanh nghiệp đều có Phiếu thu. Và kế toán phải lưu giữ phiếu thu đó bởi giá trị pháp lý của nó như sau:
– Việc lập phiếu thu giúp doanh nghiệp thực hiện công tác báo cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến thuế, kiểm toán, thanh tra khi có những khoản thu thuộc diện “được nghi ngờ” và thể hiện rõ ràng số tiền cần kê khai thuế GTGT là bao nhiêu.
Đồng thời, mẫu phiếu thu sẽ là cơ sở để xác định tính minh bạch và trung thực của thủ quỹ, nhân viên kế toán tiền trong trường hợp điều tra về việc biển thủ công quỹ, thất thoát ngân sách. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng tránh được việc thất thoát, biển thủ công quỹ có thể đến từ những nhân viên cấp dưới trong bộ phận thu chi dòng tiền khi đã có phiếu thu.
IV. Những Nội Dung Cần Có Trong Phiếu Thu
Soạn thảo mẫu phiếu thu tùy thuộc vào lĩnh vực và loại hình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp mà nội dung sẽ có đôi chút khác biệt. Tuy nhiên, dù có đôi chút sự khác biệt nhưng căn bản, một mẫu phiếu thu chuẩn sẽ bao gồm đầy đủ nội dung chính sau đây:
– Tên đơn vị, doanh nghiệp; địa chỉ cụ thể của doanh nghiệp; đơn vị lập phiếu thu
– Số quyển của phiếu thu và số hiệu của từng tờ phiếu thu (trong đó số phiếu thu phải đánh số liên tục và lần lượt trong 1 kỳ kế toán)
– Tên của biểu mẫu (đa số đều thống nhất đặt chung là: PHIẾU THU)
– Thông tin của người nộp tiền: họ và tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email (nếu cần) chi tiết của cá nhân, đối tác… Đây là thông tin quan trọng nên cần phải được ghi một cách chính xác để khi có bất cứ vấn đề gì phát sinh xảy ra sẽ dễ dàng trao đổi.
– Lý do nộp tiền: ghi rõ ràng và ngắn gọn nội dung nguồn tiền nhập quỹ
– Số tiền thu và đơn vị tiền: ghi bằng số và bằng chữ số tiền nhập quỹ, đặc biệt kế toán phải ghi rõ đơn vị tiền tệ là VND, USD, EUR,…
– Chứng từ gốc (nếu có): ghi số lượng chứng từ, hóa đơn gốc kèm theo Phiếu thu này
– Ký tên và đóng dấu của những bên liên quan: mỗi phiếu thu được lập thành 03 liên, chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của những người liên quan trong từng liên.
V. Quy Trình Lập Và Lưu Chuyển Phiếu Thu
Tương tự như quy trình lưu chuyển và lập phiếu thu
Bước 1: Khi có người nộp tiền, kế toán tiền mặt hoặc thủ quỹ lập phiếu thu thành 03 liên và điền đầy đủ thông tin theo mẫu.
Đi kèm với mẫu phiếu thu tiền là chứng từ như: Biên lai thu tiền; Hóa đơn bán hàng; Hợp đồng bán hàng,…
Bước 2: Trình lên kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu với 03 liên đã lập
Sau khi đối chiếu chứng từ đi kèm để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp như thông tin bên nộp, chữ ký và phê duyệt của các bộ phận phụ trách liên quan, thông tư doanh nghiệp áp dụng, quy định pháp luật.
Bước 3: Kế toán trưởng chuyển trả lại 03 liên phiếu thu cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt lưu lại liên 1 và chuyển liên 2, liên 3 cho thủ quỹ.
Bước 4: Thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký nhận vào phiếu thu của liên 2 và liên 3.
Bước 5: Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên). Người nộp tiền giữ lại liên 3 và chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ tiền. Thủ quỹ ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt.
Bước 6: Kế toán tiền mặt ghi nhận vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
Bước 7: Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ (bộ phận kho, bộ phận bán hàng,…), sau đó chuyển trả phiếu thu đó về cho kế toán tiền mặt.
Bước 8: Kế toán tiền mặt hoặc thủ quỹ lưu phiếu thu và kết thúc quy trình lập và luân chuyển mẫu phiếu thu.
»»» Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp – Học THỰC CHIẾN Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm
VI. Cách Lập Mẫu Phiếu Thu Chính Xác Nhất
Để có thể lập được mẫu phiếu thu một cách chính xác để tránh những tranh chấp, mâu thuẫn tài chính có thể xảy ra sau này, cách lập mẫu phiếu thu như sau:
– Đơn vị và địa chỉ: Tại góc trên cùng bên trái, khi lập cần ghi rõ ràng tên của đơn vị, doanh nghiệp và địa chỉ của doanh nghiệp lập phiếu thu.
– Số quyển và số hiệu: Tại góc trên cùng bên phải hãy ghi đúng số quyển, số hiệu của từng phiếu thu.
– Ngày … tháng … năm … (dưới Phiếu thu): Thời gian lập phiếu thu
– Tên biểu mẫu: Kèm theo đó, tên biểu mẫu tùy thuộc vào từng lĩnh vực, loại hình doanh nghiệp sẽ có tên khác nhau nhưng nhìn chung sẽ có cụm “PHIẾU THU” ở đầu tên biểu mẫu.
– Họ và tên người nộp tiền: Ở dòng này cần ghi chính xác họ và tên người có trách nhiệm nộp tiền (giống như thông tin trên chứng từ bán hàng)
– Địa chỉ: Nếu là thu tiền của người cùng đơn vị, doanh nghiệp, bộ phận thì ghi rõ phòng ban, bộ phận nộp tiền. Nếu là doanh nghiệp khác thì thể hiện chính xác địa chỉ của người nộp tiền. Ngoài ra bạn có thể ghi chú lại số điện thoại hoặc địa chỉ email để tiện liên lạc khi có sai sót xảy ra.
– “Lý do nộp tiền”: phải ghi rõ khoản tiền nhập quỹ tại sao lại có, ví dụ như: Thu tiền tạm ứng còn thừa, Thu tiền chiết khấu thanh toán của khách hàng,…
– “Số tiền”: bên cạnh việc ghi bằng số thì người lập phải chú ý ghi cả bằng số tiền thực tế nhập quỹ, ghi rõ đơn vị tính tiền đã thu (nếu là ngoại tệ thì ghi thêm tỷ giá lúc lập phiếu thu).
– Dòng cuối ghi số lượng chứng từ gốc đi kèm có liên quan tới Phiếu chi.
Phiếu chi được lập thành 03 liên và phải có đầy đủ chữ ký (ký theo từng liên đã lập) của các bên liên quan thì mới được nhập quỹ. Trong đó:
- Liên 1 lưu ở kế toán tiền mặt.
- Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi nhận sổ kế toán.
- Liên 3 giao cho người nộp tiền.
Người nộp tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ nhằm mang tính đã xác thực, đã đối chiếu phiếu thu này.
VII. Tổng Hợp Các Mẫu Phiếu Thu Theo Các Thông Tư Hiện Hành
Theo từng thời kỳ mà pháp luật sẽ có sự thay đổi, điều chỉnh để đưa ra các mẫu phiếu thu phù hợp với các đặc điểm của nền kinh tế quốc dân trong từng giai đoạn và thuận tiện cho đơn vị, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và theo dõi.
Từ khi ban hành mẫu phiếu thu theo các điều lệ và thông tư, đã có các đời mẫu phiếu thu được ban hành như mẫu phiếu thu ban hành kèm theo Thông tư 48, Thông tư 133 và gần đây nhất có thể kể đến Thông tư 200.
Kế Toán Lê Ánh giới thiệu cho các bạn các mẫu phiếu thu được sử dụng thông dụng nhất hiện nay.
Mẫu 1: Phiếu thu ban hành kèm theo Thông tư 133/2014/TT-BTC
Đơn vị: ………….
Địa chỉ: ………….
Mẫu số 01 – TT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU
Ngày…..tháng…….năm….
Quyển số: ……
Số: …………
Nợ: …………..
Có: …………..
Họ và tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền:…………………………………….. (Viết bằng chữ):
Kèm theo:……………………………………….. Chứng từ gốc:
Ngày….tháng….năm…
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
+ Tỷ giá ngoại tệ:
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Mẫu 2: Phiếu thu ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Đơn vị:……………….
Địa chỉ:…………..
Mẫu số 01 – TT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của BTC)
PHIẾU THU
Ngày …….tháng …….năm ……
Quyển số: …………….
Số: ………………………
Nợ: ……………………..
Có: ………………………
Họ và tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: (Viết bằng chữ):
Kèm theo: Chứng từ gốc.
Ngày …..tháng …..năm ……
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Mẫu 3: Phiếu thu ban hành kèm theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC
Đơn vi:…………
Bộ phận:……….
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày …tháng …năm …
Quyển số: …………..
Số: …………………….
Nợ: ……………………
Có: …………………….
Họ và tên người nôp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: (Viết bằng chữ):
Kèm theo: Chứng từ gốc.
Ngày ……. tháng ……. năm ……..
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
Mẫu 4: Phiếu thu ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC
Đơn vị: ……………
Mã QHNS: ………………..
Mẫu số: C40-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC
ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU
Ngày…..tháng ……năm………
Số: ……………..
Quyển số: ……..
Nợ: …………….
Có: …………….
Họ và tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Nội dung:
Số tiền: (loại tiền)
(viết bằng chữ):
Kèm theo:
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, họ tên, đóng dấu)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên)
NGƯỜI LẬP
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: – Bằng số:
– Bằng chữ:
Ngày …..tháng……năm …..
NGƯỜI NỘP
(Ký, họ tên)
THỦ QUỸ
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ:
+ Số tiền quy đổi:
VIII. Những Lưu Ý Khi Lập Phiếu Thu Mà Bạn Cần Biết
Việc lập phiếu thu là việc xảy ra thường xuyên và phổ biến ở các đơn vị, doanh nghiệp và là nghiệp vụ quen thuộc đối với thủ quỹ, kế toán tiền mặt. Tuy nhiên đối với những bạn kế toán mới ra trường và chưa quen với công việc thực tế thì sẽ gặp một chút lúng túng và thiếu sót.
Dưới đây là một số lưu ý khi lập phiếu thu như:
– Khi lập phiếu thu, người lập cần phải ghi rõ số hiệu của phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ và tên người nộp tiền; địa chỉ, số điện thoại của người nộp tiền; lý do nộp tiền…Càng ghi rõ ràng, chi tiết bao nhiêu, càng phát huy hiệu quả cao cho phiếu thu bấy nhiêu.
– Dùng quyển sổ Phiếu thu nào thì dùng quyển đó cho đến khi hết các tờ phiếu thu. Đặc biệt không viết tùy hứng mỗi lần nhập tiền ở mỗi quyển phiếu thu khác nhau. Như vậy sẽ rất khó trong việc quản lý, giám sát và ghi nhận trong sổ kế toán.
– Số tiền thể hiện trong phiếu thu: cần phải thể hiện cả hai hình thức ghi số tiền: ghi số tiền bằng số và ghi số tiền bằng chữ (nhớ phải ghi rõ đơn vị tiền tệ)
– Cần lưu ý trong việc kèm theo chứng từ gốc và ghi rõ số lượng là bao nhiêu. Giá trị của phiếu thu chỉ có giá trị hiệu lực pháp lý khi đã có đầy đủ dấu và chữ ký của các bên tham gia giao dịch.
– Chú ý tỷ giá ngoại tệ giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch. Nếu khi tỷ giá bình quân kỳ kế toán xấp xỉ với tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch, tức là chênh lệch không được vượt quá 3% thì có thể áp dụng theo tỷ giá bình quân.
– Đồng tiền Việt Nam được xem là đơn vị tiền tệ chính được sử dụng trong kế toán và được ký hiệu là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”. Nhiều lúc kế toán quên ghi đơn vị tiền tệ, tỷ giá và điều đó gây ảnh hưởng đến chứng từ, các bộ phận liên quan và đôi khi là lợi ích của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Kết Luận
Vậy là Kế Toán Lê Ánh đã chia sẻ chi tiết cho các bạn về mẫu phiếu thu như cách lập phiếu thu, quy trình lập và lưu chuyển phiếu, một số lưu ý thường gặp phải trong bài viết này. Với lượng thông tin như trên các bạn đã có thể lập thu chính xác và chuẩn theo đúng Thông tư mà doanh nghiệp, đơn vị bạn đang áp dụng.
Hy vọng bài viết này giúp bạn xử lý thành thạo, tự tin vào kỹ năng chuyên môn và chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, cấp trên của bạn. Chúc các bạn luôn thành công!
Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904 848 855/ Mrs Lê Ánh
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online – offline, khóa học hành chính nhân sự chất lượng tốt nhất hiện nay.
