Trong bài viết này, 1BOSS đã tổng hợp các mẫu bảng lương trên Excel mới nhất và miễn phí. Cùng tham khảo nhé!
Mẫu bảng lương là yếu tố quan trọng trong công tác kế toán tiền lương. Mẫu bảng lương là một bảng thống kê nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm kiểm soát lương, thưởng, bảo hiểm, số ngày công, các khoản phụ cấp của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Mẫu bảng lương cần có hình thức rõ ràng, chuyên nghiệp và chi tiết để thể hiện được các thành phần trong tiền lương của nhân sự.
Xem thêm một số bài viết liên quan:
File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.
- Họ và tên: Tên của từng nhân viên cần được đưa vào bảng để kiểm soát và quản lý. Bạn có thể kèm theo chức vụ, cách liên lạc (email, số điện thoại,…) nếu cần thiết.
- Lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác. Bạn hãy đưa mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động vào mục này nhằm đảm bảo tính pháp lí. Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng năm 2020 đã tăng lên so với năm trước nên các doanh nghiệp cần cẩn thận cập nhật các thông tin này. Cụ thể:
- Vùng I: 4.420.000 đồng/tháng (tăng 240.000 đồng so với quy định tại Nghị định 157)
- Vùng II: 3.920.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng/tháng)
- Vùng III: 3.430.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng/tháng)
- Vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng (tăng 150.000 đồng/tháng)
- Phụ cấp: Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm. Các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay phụ cấp khu vực, thâm niên. Các phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở.
- Thu nhập danh nghĩa: Thụ nhập danh nghĩa chính là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.
- Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.
- Tổng lương thực tế: Lương thực tế hay còn hiểu cách khác đó là lương thực chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Đây là số tiền đúng mà người nhân viên sẽ được trao tận tay nếu không có bất kỳ phát sinh gì (trích bảo hiểm, tạm ứng, …). Có 2 cách để tính lương thực tế:
- Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế
- Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/24) X Số ngày công thực tế
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/26) X Số ngày công thực tế
Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiệt thòi hoặc một món hời cho nhân viên. Ví như tháng 2 có 28 ngày thì khả năng số ngày công không tới 24 nên khi chia cho 24, số tiền đáng nhẽ mà nhân viên được nhận sẽ bị chia nhỏ. Bên cạnh đó, có những tháng 31 ngày, nhân viên sẽ tự động nghỉ phép vì họ đã làm đủ công trong tháng.
- Lương để đóng bảo hiểm: Phần này doanh nghiệp sẽ chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.
- Thuế TNCN: Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty có thời hạn từ 3 tháng trở lên.
- Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).
Vậy là chúng ta đã đi qua các thành phần của một mẫu bảng lương đúng chuẩn. Hãy cùng xem qua một mẫu bảng lương sẽ được trình bày như thế nào nhé!
Tải về bảng tính lương Excel mới nhất : TẠI ĐÂY
File bảng lương Excel rất mất thời gian để làm, nhưng lại tiềm ẩn nhiều mối nguy cơ cho doanh nghiệp!
Nhìn lại phần hướng dẫn và mẫu bảng lương cho nhân viên ở trên, chắc hẳn bạn đã tưởng tượng ra danh sách những file Excel cần thiết để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh. Con số này có thể lên tới hàng chục file:
- File chấm công
- File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ
- File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
- File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương
- File theo dõi ngày phép
- File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…
- File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
- File tính bảo hiểm
- File tính thuế TNCN
- File theo dõi biến động lương (tăng, giảm)
- File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
- File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc
- …
Bởi vì phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự. Chưa hết, vì các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, lại mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Thật mất thời gian và công sức!
Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:
- Không đảm bảo bảo mật
- Khả năng tích hợp kém
- Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
- Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau
- Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô
Thời đại 4.0, khi công nghệ đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện khuôn mặt con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng một phần mềm tính lương tự động?
Mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu cho mình một mẫu bảng lương đúng chuẩn bởi không những điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là cách minh bạch nhất trong ghi chép để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, phù hợp với luật pháp.
Hy vọng mẫu bảng lương bằng Excel sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới tạo bảng lương và tính lương trong doanh nghiệp. Và với phần mềm tính lương tự động, hy vọng doanh nghiệp có thể tập trung vào việc điều hành, phát triển con người và tăng trưởng kinh doanh, thay vì phải loay hoay trong quá trình trả lương mỗi tháng.
Ban Biên Tập 1BOSS
Nguồn tài liệu tham khảo:
- https://resources.base.vn/hr/mau-bang-luong-hien-hanh-moi-nhat-tai-bang-tinh-luong-bang-excel-685
- Một số nguồn tổng hợp khác
