Các hoạt động xuất kho và nhập kho luôn được theo dõi sát sao bởi các nhân viên kho. Họ dùng sổ sách và các mẫu phiếu ghi lại chi tiết hàng hóa xuất nhập kho. Vậy mẫu phiếu nhập kho là gì? Và được quy định như thế nào. Sau đây tôi sẽ giải trình chi tiết với bạn về mẫu phiếu nhập kho hiện hành.
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là chứng từ được quy định theo mẫu của Bộ Tài chính sử dụng khi nhập hàng hóa về kho. Phiếu ghi lại đầy đủ các thông tin của hàng được nhập về như tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, ngày nhập, … Qua phiếu nhập kho chủ cơ sở quản lý tốt số lượng hàng hóa nhập vào và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Phiếu nhập kho giúp kế toán thu nhận được các thông tin sự biến động về mặt tài sản. Kế toán thường xuyên theo dõi được các đơn hàng để tính toán chính xác và thực hiện tốt công tác quản lý tài sản.
Thủ kho sẽ là người đứng ra chịu trách nhiệm quá trình xuất và nhập hàng hóa trong kho. Họ sẽ xác nhận kỹ lưỡng chứng từ rồi xin dấu giáp lai và chuyển đến bộ phận kế toán để kế toán tiếp tục xử lý. Nội dung bên trong phiếu nhập kho phải chính xác và không được tẩy xóa mất đi tính minh bạch của chứng từ.
Tùy theo quy chế riêng của mỗi doanh nghiệp mà phiếu xuất – nhập kho được quản lý bởi các bộ phận khác. Thường thì phiếu nhập kho được chia làm 3 liên và sau khi được thông qua bởi kế toán trưởng phiếu nhập kho được trình lên giám đốc. Trong phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán và dấu đỏ cần thiết để xác nhận.
Những công dụng mà phiếu nhập kho mang lại
Phiếu nhập kho giúp các doanh nghiệp quản lý hàng hóa ra vào kho để kiểm soát được số lượng hàng tồn kho nhanh chóng đưa ra các hướng giải quyết. Ngoài việc thực hiện viết tay phiếu nhập hàng doanh nghiệp kết hợp với các phần mềm. Nội dung phiếu sẽ được nhập lại lên hệ thống chung để kế toán và quản lý dễ dàng nắm bắt.
Phiếu nhập hàng vào kho được sử dụng tại các nhà kho, đơn vị quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, … với chung mục đích là quản lý tốt số lượng hàng hóa. Phiếu xuất nhập kho sẽ là vật chứng chứng minh cho số lượng hàng hóa được đưa vào và ra trong trường hợp có điều không may xảy ra.
Đối với các doanh nghiệp hay cơ sở sản xuất kinh doanh phiếu nhập kho là chứng từ không thể thiếu. Nó là giấy tờ tiên quyết giúp vận hành các chuỗi cung ứng một cách chính xác và hiệu quả. Mọi công việc cần được quản lý chặt chẽ ngay từ những bước đầu tiên mới đem lại hiệu quả tốt nhất cho công việc.
Mẫu phiếu nhập kho mới nhất
Sau mỗi giai đoạn và thời điểm nhất định Bộ Tài chính công bố bản mẫu phiếu nhập kho qua các văn bản hiện hành.
Mẫu 03 – VT: Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Đây là mẫu phiếu nhập kho mới nhất được quy định có hiệu lực từ ngày 01/01/2022. Mẫu phiếu này dành cho các đối tượng là hộ và cá nhân kinh doanh. Trên mẫu phiếu ghi đầy đủ tên hộ, cá nhân kinh doanh và địa chỉ kinh doanh. Trong đó xác nhận rõ tên người giao hàng, thời gian nhập kho và địa chỉ của kho nhập hàng.
Trong ngày có thể có rất nhiều hàng hóa được nhập vào cùng lúc bạn điền tương ứng vào bảng trong biểu mẫu như tên và đặc điểm của sản phẩm nhập kho, mã số, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ và thực tế nhập vào, đơn giá sản phẩm và thành tiền. Sau khi kết thúc quá trình nhập kho bạn tổng hợp lại số lượng sản phẩm và tổng giá tiền.
Trên phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, thủ kho, người lập biên và xác nhận của chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó bạn cung cấp các giấy tờ chứng từ gốc kèm theo.
Mẫu 01 – VT: Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu số 01 được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 28/12/2016 của Bộ Tài chính. Mẫu phiếu này dành cho các cơ sở sản xuất, doanh nghiệp, nhà máy, … Mẫu phiếu này cũng gần tương tự mẫu phiếu số 03 có đầy đủ thông tin của đơn vị nhập kho và chi tiết về hàng hóa nhập kho.
Phiếu nhập kho có mục ghi nợ của bên đơn vị nhập kho với bên giao hàng. Vì một doanh nghiệp có thể có nhiều địa điểm nhập kho nên khi nhập kho cần khi rõ nhập tại kho nào ở đâu. Sau khi tổng kết đầy đủ các hàng hóa và thành tiền phiếu nhập kho sẽ được đưa đến kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhận xác nhận.
Phiếu nhập kho cần được ghi chính xác từ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá. Không được tẩy xóa hay thay đổi do tính minh bạch của chứng từ.
Mẫu phiếu nhập kho số 01 đã được ban hành và sửa đổi qua nhiều năm trong các quy định pháp luật do Bộ Tài chính ban hành. Sau đây ta điểm qua vài mẫu phiếu đã ban hành kèm theo các Thông tư: Thông tư số 133/2016/TT-BTC, Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Nhìn chung các mẫu phiếu không có nhiều thay đổi các nội dung chính vẫn được thể hiện như nhau. Tất cả các mẫu phiếu nhập kho được doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh sử dụng đều phải tuân thủ theo các quy định được ban hành. Phiếu nhập kho là mẫu chứng từ có pháp lý, cung cấp các thông tin cần thiết và hỗ trợ kế toán rất nhiều trong nghiệp vụ quản lý kho hàng.
Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho
Khi lập phiếu nhập kho cần người lập cần có sự quan sát và tỉ mỉ. Không chỉ những người mới lập dễ mắc các sai lầm đôi khi những người có kinh nghiệm rồi vẫn bị lỗi. Để tránh các sai lầm không đáng có khi thực hiện phiếu nhập kho bạn phải hiểu đúng từng vị trí trên phiếu.
Ngay đầu trang phiếu bạn phải ghi rõ tên đơn vị nhập kho và địa chỉ cơ sở. Ghi đúng ngày tháng nhập kho và số sổ sách lưu trữ. Để xác nhận thì tên người giao hàng cũng cần được ghi lại, tên kho, địa chỉ nhập kho và ngày nhập kho.
Ở phần bảng danh sách tên hàng hóa nhập kho bạn điền theo hướng dẫn như sau:
- Cột A: số thứ tự hàng hóa, sản phẩm, … được nhập và kiểm kê.
- Cột B: ghi rõ tên hàng hóa, sản phẩm, vật tư nhập kho theo hóa đơn mua hàng.
- Cột C: nếu trên hóa đơn có ghi rõ mã số của vật tư nhập vào bạn điền tương ứng, không thì có thể bỏ qua.
- Cột D: đơn vị tính của hàng hóa. Ví dụ cát vàng nhập vào tính theo m3, gạch tính theo đơn vị 1000 viên, … Với mỗi một hàng hóa, vật tư đều có đơn vị tính riêng theo hóa đơn ghi.
- Cột 1: tại đây bạn ghi số lượng hàng hóa đã ghi theo chứng từ.
- Cột 2: số lượng hàng hóa, vật tư nhập vào thực tế trong ngày.
- Cột 3: đơn giá của một đơn vị sản phẩm chưa bao gồm VAT được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn.
- Cột 4: tổng số tiền của một vật tư tính theo công thức: số lượng hàng hóa x đơn giá hàng hóa đó.
Bạn đem công các giá trị ở Cột 4 lại ra được tổng số tiền cần thanh toán. Thực hiện chuyển đổi tổng tiền sang thành chữ tại dòng “Tổng số tiền”. Ghi rõ tên các chứng từ đi kèm với phiếu nhập kho. Cuối cùng là chữ ký xác nhập và đóng dấu.
Kết luận
Phiếu nhập kho là giấy tờ quan trọng, nếu làm sai thì sẽ mất nhiều thời gian để xử lý. Hi vọng với những thông tin về cách điền mẫu phiếu nhập kho trên bạn có thể thực hiện tốt với vai trò thủ kho và người lập biên phiếu nhập kho.
