Phiếu nhập kho được biết đến là một trong những loại chứng từ quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa, quản lý kho. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ làm rõ khái niệm phiếu nhập kho là gì cũng như vai trò và mẫu phiếu nhập kho mới nhất.
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là loại chứng từ được sử dụng trong quy trình nhập hàng và quản lý kho để ghi lại cũng như theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp. Phiếu nhập kho cung cấp các thông tin về nguồn tài sản, biến động tài sản. Đây là cơ sở để doanh nghiệp, cửa hàng có thể xác định được sổ chi tiết, thẻ kho cũng như chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa hay tài sản cố định có trong kho của doanh nghiệp.
Các loại phiếu nhập kho được lập ra để giúp kế toán doanh nghiệp có thể theo dõi định kỳ, liên tục cũng như chính xác nhất để quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn. Quy trình xuất nhập kho sẽ được xác nhận bởi bộ phận thủ kho.
Quá trình hàng hóa được đưa vào kho bao gồm hàng hóa, vật liệu sản xuất, thiết bị,…sẽ được thủ kho xác nhận và báo cáo với kế toán kho. Khi này, kế toán sẽ là người nhập kho hàng hóa vào hệ thống để theo dõi, giám sát hàng hóa nhập.
Phiếu nhập kho cũng có thể do các bộ phận kho hoặc quản lý xử lý tùy tổ chức cũng như quy định của từng loại doanh nghiệp. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên và khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký, chuyển tới giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, có chữ ký và ghi rõ họ tên. Quy trình này sẽ được giám sát dựa trên nhân viên kho, thủ kho hoặc cán bộ quản lý kho hàng.
- Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán
- Liên 3: Giao tới người nhận hàng
2. Vai trò của phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho thường được dùng tại các nhà kho, khu vực quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất, trang thiết bị cho toàn bộ hệ thống sản xuất. Ngoài ra, phiếu nhập kho còn được sử dụng trong các trường hợp hàng hóa, dụng cụ, nguyên vật liệu được mua từ bên ngoài nhập vào kho hàng.
Các mặt hàng mua ngoài hay tự gia công, chế biến, nhận góp vốn cũng phải được lập phiếu nhập kho trước khi đưa vào kho. Phiếu này có tác dụng quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho để phù hợp với phần mềm quản lý theo dõi, giám sát một cách chính xác tình hình kho hàng.
Phiếu nhập kho sẽ thường được thực hiện bởi thủ kho và tại một số doanh nghiệp thì kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý cũng như viết phiếu nhập kho và nhập vào phần mềm kế toán.
Có thể nói, phiếu nhập kho là loại giấy tờ vô cùng quan trọng để đảm bảo việc kiểm soát hàng hóa kinh doanh cũng như khả năng kiểm soát để kịp thời đưa ra giải pháp cho toàn bộ hệ thống.
3. Mẫu phiếu nhập kho
3.1 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133
3.2 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200
3.3 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107
Đối với mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133, 200, 107, quy tắc điền phiếu sẽ như sau:
– Đơn vị: Ghi rõ tên, địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc đóng dấu đơn vị tiến hành nhập kho vật tư, công cụ dụng cụ hay sản phẩm,…
– Ngày….tháng….năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm nhập kho
– Số: Số phiếu nhập
– Nợ, Có: Ghi rõ tài khoản Nợ, tài khoản Có
– Họ tên người giao hàng: Ghi rõ họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ và sản phẩm hàng hóa
– Theo….Số….Ngày….tháng….năm….của….: Ghi thông tin số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho
– Nhập tại kho….địa chỉ….: Tên kho và địa chỉ kho
– Các cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số, đơn vị tính của vật tư, sản phẩm,…
– Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ
– Cột 2: Ghi số lượng thực nhập kho
– Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra số tiền của từng loại vật tư, dụng cụ, hàng hóa thực nhập
– Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công vụ, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho
– Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ghi số tiền ở dòng Cộng trên Phiếu nhập kho bằng chữ
– Họ tên, chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng (hoặc các bộ phận có nhu cầu lập)
4. Những vấn đề thường gặp trong quá trình nhập xuất và quản lý kho
Là một trong những quy trình quan trọng nhưng trong một số trường hợp, kế toán vẫn có thể xảy ra lỗi do quá trình kiểm kê, tính toán như:
- Ghi nhận hàng tồn kho không đầy đủ hóa đơn, chứng từ kèm theo hợp lệ để chứng minh việc nhập hàng và tồn kho là có chứng thực
- Xác nhận và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho
- Không đối chiếu sổ sách kế toán thường xuyên giữa thủ kho, kế toán kho để phát hiện sai lệch và có điều chỉnh kịp thời
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn của từng mặt hàng bị âm. Lý do của việc này là do chưa nhập hàng đã xuất kho hoặc quá trình lập phiếu xuất viết sai mã hàng hóa. Hoặc kế toán bán hàng trong quá trình viết hóa đơn bán cho khách để lấy tiền mặt nhưng không biết tồn kho đã hết
- Kế toán kho không lập bảng xuất – nhập – tồn định kỳ hàng tuần, hàng tháng
- Không lập các biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chủng loại hay chất lượng…nhưng vẫn hạch toán nhập kho
- Lập phiếu nhập – xuất kho không đúng thời điểm. Hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho
- Quản lý chưa xây dựng quy chế, quy định quản lý vật tư, hàng hóa hay định mức tiêu hao, hoặc đưa ra nhưng chưa phù hợp
Để hạn chế tối đa sai sót cũng như đảm bảo quá trình quản lý kho, hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện và tối ưu nguồn lực, chủ kinh doanh, nhân viên quản lý kho nên kết hợp áp dụng những phương pháp quản lý kho hữu hiệu như:
- FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước)
- Quy hoạch kho theo từng khu vực
- Sắp xếp theo mã SKU
- Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát
- Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/ sổ kho
- Dán nhãn lô hàng/ mã vạch
- Kiểm tra kho thường xuyên
- Quản lý nhân sự kho
- Sử dụng giải pháp quản lý thông minh với phần mềm quản lý kho
Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ về phiếu nhập kho là gì, vai trò cũng như cách điền mẫu phiếu nhập kho chính xác nhất.
