Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.
Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:
– Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.
Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:
+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
+ Thành phần tham gia
+ Nội dung cuộc họp
+ Kết luận cuộc họp.
– Ghi nhanh và đầy đủ
Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.
Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
– Nội dung biên bản phải có trọng tâm
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.
– Thông tin chính xác
Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp
(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2023, Giao ban tháng 12/2023,…
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.
(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
Biên bản cuộc họp này dùng cho trường hợp nào?
Tùy vào ngữ cảnh khác nhau bạn có thể sửa chữa mẫu biên bản cuộc họp theo ý hợp lý. Biên bản cuộc họp này bạn cũng có thể sử dụng cho các trường hợp sau:
-
Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
-
Mẫu biên bản cuộc họp lớp
-
Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
-
Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh
-
Mẫu biên bản cuộc họp cơ quan
-
Mẫu biên bản cuộc họp phòng
-
Mẫu biên bản cuộc họp công đoàn
-
Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty
-
Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn
-
Mẫu biên bản cuộc họp chi đoàn
Tức là bạn có thể sử dụng mẫu cuộc họp công ty này cho mọi trường hợp họp. Chỉ cần sửa chữa linh hoạt lại đôi chút cho phù hợp là được.
Lưu ý: Đây chỉ là mẫu biên bản cuộc họp công ty nói chung. Tùy vào từng trường hợp, bạn cần sửa chữa lại ngôn từ, văn phong cho phù hợp với ngữ cảnh.
Trên đầy là Mẫu biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh và rất đơn giản. Mẫu biên bản cuộc họp này thường được dùng trong các buổi họp của công ty, tổ chức đoàn thể.
