Tùy vào từng mục đích của sự kiện được tổ chức, cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị thư mời gửi đến những khách mời có liên quan về quyền và nghĩa vụ ở mục đích của sự kiện. Vậy thư mời là gì? Trong nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ hỗ trợ giải đáp và cung cấp đến Quý khách hàng mẫu thư mời hoàn chỉnh nhất.
Thư mời là gì?
Thư mời là là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó có nội dung mời tham dự một sự kiện, trong nội dung thư mời cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc.
Thư mời tưởng chừng là đơn giản nhưng lại rất tỉ mỉ khi chuẩn bị. Bởi thư mời đôi khi thể hiện sự trang trọng của sự kiện và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Khi chuẩn bị thư mời, quý vị cần chú ý:
Nội dung thư mời?
Thư mời theo từng mục đích của sự kiện mà sẽ có những nội dung cụ thể nhưng nhìn chung sẽ phải có những phần sau đây: – Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức sự kiện – Mục đích thư mời : Thư mời họp lớp, thư mời đại hội chi bộ… – Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời – Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện – Lời tiếp đón và cảm ơn người được mời – Chữ ký của người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có)
Thứ nhất: Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thư mời
Bước đầu tiên rất quan trong trong chuẩn bị thư mời chính là xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, thư mời cần phải đưa ra được những thông tin cơ bản về sự kiên một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội dung bao quát được sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận và nhưng vẫn phải ngắn gọn, súc tích.
Thứ hai: Xác định người nhận
Tùy vào từng sự kiện, đơn vị, cá nhân tổ chức sự kiện sẽ xác định được những khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thư mời một cách chính xác và phù hợp với sự kiện. Cũng trên cơ sở mục đích sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện một cách đầy đủ.
Thứ ba: Phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai đoạn trước của chuẩn bị sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện cần phác thảo mẫu thư mời cho sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
Thứ tư: Kiểm tra thư mời
Các sự kiện có khách mời thường là những sự kiện quan trọng, chính vì thế việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì thế, ngay ở khâu đầu tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời, hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ như tên, chức vụ của người được mời sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
Mẫu thư mời họp mặt 2022
Họp mặt thường là sự kiện được tổ chức trong một tập thể, sự kiện diễn ra nhằm mục đích ôn lại kỷ niệm, gặp mặt, trò chuyện và không mang nhiều tính trang trọng như thư mời hội nghị khách hàng hay thư mời họp hoặc dự lễ gì đó. Quý vị có thể tham khảo mẫu thư mời họp mặt dưới đây:
HỘI ĐỒNG NIÊN KHÓA ……. – …….
TRƯỜNG………………………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
===================
GIẤY MỜI HỌP LỚP
Kính gửi bạn:……………………………………………………………………………………………….
Hội lớp………….niên khóa…………trân trọng kính mời gia đình bạn tới dự buổi họp mặt đầu xuân……………..
Thời gian:………………………………………………………………………………………………………
Địa điểm:……………………………………………………………………………………………………..
Kinh phí tổ chức:………………………………………………………………………………………..
Rất mong được sự có mặt của bạn tại buổi họp để buổi họp thành công tốt đẹp. Mọi liên quan chưa rõ đề nghị bạn liên hệ Ban tổ chức theo các số điện thoại sau:………………………………………………………………….
Ghi chú: Những ai tài trợ cho buổi họp kính mong thông báo với Ban tổ chức để tiện sắp xếp.
…………., ngày…….tháng…….năm…….
T/M ban Tổ chức
Lớp trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Tải (Download) mẫu Thư mời họp mặt
Mẫu thư mời nhận việc
Thư mời nhận việc đồng thời là thông báo xác nhận việc trúng tuyển vào làm việc của một ứng viên. Thông thường, thư mời này sẽ được gửi qua email với những nội dung như:
– Tên công ty gửi thư mời
– Tên ứng viên
– Cảm ơn ứng viên đã quan tâm và ứng tuyền vào vị trí, một chút cảm nhận về ứng viên trong buổi phỏng vấn (căn cứ xác định trúng tuyển) và mời ứng viên vào làm việc.
– Nói qua về vị trí trúng tuyển: về thời gian làm việc trong ngày, thời gian làm việc trong tuần, người quản lý, bộ phận làm việc.
– Thông tin về lương, chính sách hỗ trợ của công ty, bảo hiểm, số ngày nghỉ.
– Thời gian bắt đầu làm việc từ ngày/ tháng … giờ bắt đầu làm việc.
– Yêu cầu ứng viên xác nhận bằng việc liên lạc qua só điện thoại, trả lời email.
– Hợp đồng gửi kèm theo để ứng viên tham khảo.
Bên cạnh đó, đối với những thư mời được soạn thảo và được in bản cứng thì nội dung vẫn có thể tương tự với thư mời nhận việc qua email.
Tải (Download) mẫu Thư mời nhận việc
Mẫu thư mời làm việc
Cũng tương tự như mẫu thư mời nhận việc, thư mời làm việc cũng được sử dụng để thông báo cho ứng viên khi trúng tuyển vào làm việc.
Đối với thư mời làm việc, quý vị cần chú ý:
– Thông tin thể hiện trong thư mời phải rõ ràng thông tin, đầy đủ để hạn chế ứng viên phải hỏi lại nhiều lần.
– Thư mời thể hiện cho đại diện doanh nghiệp, vì thế cần phải được trình bày một cách chuyên nghiệp. Đơn giản như luôn cách một dòng giữa các đoạn, mỗi đoạn không dài quá 4 dòng, phông chữ hiện đại, dãn cách gong phù hợp…
– Về văn phong, ngôn từ: cần phải cá nhân hóa, phù hợp với mọi đối tượng và cần có văn phong riêng của doanh nghiệp như chuyên nghiệp, vui vẻ, cởi mở.
Tải (Download) mẫu Thư mời làm việc
Mẫu thư mời đại hội
Đại hội là những buổi sinh hoạt lớn, trang trọng và thường có rất đông người tham dự như đại hội Đoàn, đại hội chi bộ, đại hội Đảng bộ… Đối với thư mời đại hội, khách mời đại hội thường là những người có chức vụ, là thành viên của đội đoàn vì thế, thư mời cần phải được chuẩn bị thật kỹ lưỡng và không được có sai sót.
Đối với một mẫu thư mời đại hội cần phải có những thông tin tối thiểu như:
– Đơn vị tổ chức đại hội
– Tên tổ chức, cá nhân được mời tham dự hội nghị
– Thời gian tổ chức đại hội: ngày, tháng, năm, giờ tổ chức đại hội
– Địa điểm tổ chức đại hội
– Kính mong sự có mặt của quý vị đại biểu.
Tải (Download) mẫu Thư mời Đại hội
Mẫu thư mời họp phụ huynh
Họp phụ huynh là những cuộc họp thường kỳ của cha mẹ phụ huynh học sinh, cuộc họp sẽ được diễn ra vào các kỳ học nhằm thông báo đến phụ huynh học sinh những chủ trương, chính sách mới trong ngành giáo dục, những định hướng, mục tiêu trong kỳ học/ năm học và thông báo về kết quả học tập của học sinh trong kỳ học.
Thông thường, mẫu thư mời họp phụ huynh rất đơn giản, không cầu kỳ chủ yếu là thông tin về phụ huynh học sinh, thời điểm diễn ra cuộc họp và địa điểm tổ chức. Cụ thể:
PHÒNG GD & ĐT …..
TRƯỜNG ………
————
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do – Hạnh phúc
————————-
GIẤY MỜI PHỤ HUYNH
Trân trọng kính mời Ông (bà): ……………………………………
Phụ huynh em: ..………………………………… Học lớp:………
Đúng vào lúc …………………………………………… ngày …….. tháng …….. năm …………..
Đến tại phòng học lớp …………………………………………………….
Để thông báo tình hình học tập và rèn luyện của học sinh trong năm học …………………..
Rất mong quý phụ huynh đến đúng giờ.
Xin trân trọng cảm ơn.
…………., ngày……..tháng…….năm……
Tải (Download) mẫu Thư mời Họp phụ huynh
Mẫu giấy mời hội nghị
Hội nghị cũng tương tự như đại hội, là một trong những sự kiện quan trọng, trang nghiêm của các cơ quan nhà nước cũng như là doanh nghiệp. Hội nghị được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau, có thể để thảo luận về một vấn đề nhất định trong nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan nhà nước hoặc hội nghị khách hàng đối với các doanh nghiệp. Việc tổ chức các hội nghị thường được lên ké hoạch rất tỉ mỉ, cẩn trọng và không cho phép có sai sót ngay từ bước đầu là chuẩn bị giây mời mời đại biểu tham dự.
Ví dụ về giấy mời hội nghị
UBND TỈNH …………………
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
————-
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————–
Số: ……………./GM-SGD&ĐT
……….., ngày…tháng…năm…
GIẤY MỜI
Về việc tham gia hội nghị …
………………………………….……………………………………… ……………….
Sở Giáo dục và Đào tạo trân trọng kính mời:
– ……
– ……
Vào lúc: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
Đến tại: ………………………………………………………………………………………………………..
Để tham dự và đưa tin về cuộc họp/hội nghị.
Rất hân hạnh được đón tiếp./.
Nơi nhận:
– Như thành phần mời;
– Lưu: VT.
GIÁM ĐỐC (5)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
Tải (Download) mẫu Thư mời Hội nghị
Mẫu thư mời dự lễ
Những lễ hội, lễ tôn vinh, lễ tổng kết năm học… là những sự kiện cần phải lên danh sách khách mời tham dự. Ở mẫu thư mời này, cần phải có những thông tin về thành phần tham dự buổi lễ, thời gian cụ thể tổ chức buổi lễ và nội dung của buổi lễ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY MỜI
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC VĨNH HÀ
Trân trọng kính mời:
1/ Thành phần tham dự:
– Đại diện lãnh đạo Phòng GD&ĐT huyện…………..
– Đại diện Đảng ủy, UBND xã …………..
– Trưởng các ban ngành, đoàn thể xã …………..
– BCH hội CMHS trường…………………..
– Toàn thể CB-GV-NV và học sinh trường Tiểu học …………..
2/ Thời gian:
– Tổng kết trong học sinh: Từ …….ngày……….
– Tổng kết trong CB-GV-NV: Từ ………ngày…………….
3/ Địa điểm:Tại Trường Tiểu học……………..
4/ Nội dung:
Đánh giá tổng kết việc thực hiện nhiệm vụ năm học ……………của CB-GV-NV và học sinh Trường Tiểu học………..
Nhận được giấy mời này, kính mong đ/c đến dự đúng thành phần và thời gian quy định để khỏi trở ngại cộng việc chung./.
………, ngày ………tháng ……..năm ……….
T/M TRƯỜNG…………..
HIỆU TRƯỞNG
Tải (Download) mẫu Thư mời Dự lễ
Trên đây là nội dung bài viết của Luật Hoàng Phi về mẫu thư mời, cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.
