Mẫu phiếu nhập kho là một loại chứng từ được sử dụng phổ biến tại doanh nghiệp, theo đó dựa vào loại phiếu này mà chúng ta có thể nhận thấy một số thông tin quan trọng như số liệu tồn kho, tổng số chi tiết về hàng hóa, vật liệu.
Trong thực tế, nhiều khách hàng vẫn chưa nắm rõ về phiếu nhập kho được hiểu là gì?, để đảm bảo được một mẫu phiếu đầy đủ cơ bản thì cách viết mẫu phiếu nhập kho như thế nào?, mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133 và thông tư 200 ra sao? ví dụ phiếu nhập kho cụ thể?, quy trình để nhập kho hàng đối với doanh nghiệp.
Sau đây, mời quý vị tham khảo nội dung sau của bài viết Luật Hoàng Phi để hiểu rõ về nội dung mà khách hàng còn vướng mắc trên.
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ theo mẫu quy định, dùng để ghi lại và theo dõi tình hình về tình hình của tài sản trong doanh nghiệp, trong phiếu này có thể hiện rõ về nguồn tài sản, biến động của tài sản từ đó có thể làm căn cứ xác định chi tết nguyên vật liệu, tài sản cố định, hàng hóa,… trong chính doanh nghiệp đó.
Thông thường, kế toán tại doanh nghiệp sẽ sử dụng phiếu nhập kho để theo dõi từng kỳ, thông qua đó mà quá trình quản lý được chính xác, đều đặn và dễ dàng.
Cách viết phiếu nhập kho
Để soạn thảo mẫu phiếu nhập kho, trong mẫu này chúng ta cần đảm bảo có những nội dung như sau:
– Tên đơn vị và tên của bộ phận được ghi bên trái chiếm 1/3 trang giấy. Còn lại 2/3 trang giấy ghi tên của mẫu phiếu số bao nhiêu? Theo quy định nào?
Ví dụ như cách trình bày như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH A
Mẫu số 01 – VT
Bộ phận: kế toán kho
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Hoặc:
Đơn vị: Công ty TNHH A
Bộ phận: Kế toán kho
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
– Tên của mẫu phiếu: Phiếu nhập kho
– Ghi rõ thời gian lập bản phiếu nhập kho, số phiếu bao nhiêu?, nợ như thế nào?
Ví dụ:
Ngày, tháng, năm
Số ?
Nợ:?
Có:?
– Thông tin của người giao, bao gồm: họ và tên
– Theo … số?…ngày, tháng, năm,….
Nhập tại kho nào? (ghi rõ tại kho nào nếu có nhiều kho), nơi nhập hàng rõ ràng ở đâu?
– Phần kẻ bảng ghi rõ về số thứ tự từng loại sản phẩm, hàng hóa: tên, loại nhãn hiệu, dụng cụ, hàng hóa, mã số của loại hàng nhập kho, được tính theo chiếc/ kg/…, số lượng cụ thể theo chứng từ và theo thực tế, giá cụ thể, tổng của các thành phần đã liệt kê trên.
– Tổng của số tiền bằng chữ?
– Chứng từ gốc được đính kèm theo?
+…………………………………..
+…………………………………..
– Ngày tháng năm lập phiếu?
– Ký và ghi rõ họ tên của những người sau:
+ Người lập phiếu
+ Người giao hàng
+ Kế toán trưởng? hoặc bộ phận khác mà có nhu cầu nhập hàng
+ Thủ kho
Ví dụ phiếu nhập kho
Mẫu phiếu nhập kho hiện tại được quy định tại 2 văn bản là thông tư số 133/2016/TT-BTC và thông tư số 200/2014/TT-BTC. Về cơ bản thì hai mẫu phiếu này đều gần giống nhau, sau đây chúng tôi lấy ví dụ về một mẫu phiếu nhập kho tại 1 công ty theo mẫu của thông tư số 133/2016/TT-BTC:
Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ Q
Số 110, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 21 tháng 12 năm 2022
Số: XK12345
Nợ: 1111
Có: 125
– Họ và tên người giao: Công ty cổ phần vật liệu xây dựng T
– Theo hóa đơn số 0000010 ngày 21 tháng 12 năm 2022
Nhập tại kho: Số 1, địa điểm: số 35 đường Hồ Mễ Trì, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
1
Xi Măng
XIMANG
M3
40 000
250 000
10 000 000
Cộng
10 000 000
– Tổng số tiền viết bằng chữ là:: Mười triệu đồng chẵn
– Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn biên lai,….
Ngày 21 tháng 12 năm 2022
Người lập phiếu
(ký và ghi rõ họ tên)
Phương
Nguyễn Thị Phượng
Người giao hàng
(ký và ghi rõ họ tên)
Huyền
Trần Thị Huyền
Thủ kho
(ký và ghi rõ họ tên)
Hà
Cao Thị Hà
Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(ký và ghi rõ họ tên)
Dần
Bùi Thị Dần
Giám đốc
(ký và ghi rõ họ tên)
Hạnh
Phạm Thị Hạnh
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133
Mẫu phiếu nhập kho được quy định theo thông tư 133/2016/TT-BTC, mời quý vị tham khảo nội dung dưới đây mà chúng tôi đưa ra của một doanh nghiệp cụ thể:
Công ty TNHH Hoàng Thái
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 21 tháng 12 năm 2022
Số: NK221218
Nợ 1123
Có 112
– Họ và tên người giao: công ty TNHH Hùng Dương
– Theo hóa đơn số 123456 ngày 21 tháng 12 năm 2022
Nhập tại kho: kho số 3 ; địa điểm: Số nhà 22, phường Lĩnh Nam, quận Hoàng Mai, Hà Nội
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
1
2
Giấy in
Bìa cứng
GIAYIN
BIACUNG
Thùng
2
2
2 000 000
2 000 000
4 000 0000
4 000 000
Cộng
8 000 000
– Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn
– Số chứng từ gốc kèm theo: Biên lai, hợp đồng
Ngày 21 tháng 12 năm 2022
Người lập phiếu
(ký và ghi rõ họ tên)
Phương
Nguyễn Thị Phượng
Người giao hàng
(ký và ghi rõ họ tên)
Huyền
Trần Thị Huyền
Thủ kho
(ký và ghi rõ họ tên)
Hà
Cao Thị Hà
Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(ký và ghi rõ họ tên)
Dần
Bùi Thị Dần
Giám đốc
(ký và ghi rõ họ tên)
Hạnh
Phạm Thị Hạnh
Tải (Download) mẫu Phiếu nhập kho theo Thông tư 133
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200
Tại phụ lục 3 đính kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC mẫu 01-VT. Để quý vị hình dung được mẫu cụ thể của một đơn vị nhập hàng vào kho trong công ty, mời quý vị tham khảo:
Mẫu số 01 – VT
Công ty điện tử C
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 21 tháng 12 năm 2022
Nợ 1190
Số: NK234
Có 110
– Họ và tên người giao: Công ty Cổ phần Hoàng Hải
– Theo hợp đồng số 221218 ngày 21 tháng 12 năm 2022
Nhập tại kho: kho B1; địa điểm: Tòa nhà X, số Y, đường N, phường M, quận Z, Hà Nội
S
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
Đơn
Số lượng
T
phẩm chất vật tư, dụng cụ
Mã
vị
Theo
Thực
Đơn
Thành
T
sản phẩm, hàng hoá
số
tính
chứng từ
nhập
giá
tiền
A
B
C
D
1
2
3
4
1
2
3
4
Màn hình điện thoại iphone 8
Màn hình điện thoại Samsung A51
Ốp điện thoại iphone 8
Ốp điện thoại
Samsung A51
MHI8
MHA51
O8
O51
Chiếc
Chiếc
Chiếc
Chiếc
100
100
50
50
10 000
10 000
30 000
30 000
10 triệu
10 triệu
1 triệu 500
1 triệu 500
Cộng
23 triệu
– Tổng số tiền (viết bằng chữ): hai ba triệu đồng chẵn
– Số chứng từ gốc kèm theo:
+ Hóa đơn
+ Hợp đồng
+ Chứng từ xuất xứ
Ngày 21 tháng 12 năm 2022
Người lập phiếu
(ký và ghi rõ họ tên)
Xuân
Phùng Viết Xuân
Người giao hàng
(ký và ghi rõ họ tên)
Mạnh
Trần Văn Mạnh
Thủ kho
(ký và ghi rõ họ tên)
An
Nguyễn Hoài An
Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(ký và ghi rõ họ tên)
Toàn
Phạm Văn Toàn
Tải (Download) mẫu Phiếu nhập kho theo Thông tư 200
Quy trình nhập kho hàng hóa đối với doanh nghiệp
Quy trình nhập kho hàng hóa đối với doanh nghiệp được thực hiện theo các bước cụ thể lần lượt như sau:
– Kiểm tra về hàng tồn kho
Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp kiểm soát được những loại hàng hóa nào đã hết/ cần được nhập thêm? Loại hàng hóa nào không cần phải nhập thêm?
– Lên kế hoạch để thông báo với bên bán về việc nhập hàng hóa, vật liệu,…
– Sau khi lên kế hoạch về việc nhập kho thì ban giám đốc hoặc bên lãnh đạo có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung và phê duyệt
Tùy thuộc vào loại hàng hóa gì mà doanh nghiệp đó sẽ có các quy định riêng về trường hợp bộ phận/ cá nhân nào có thẩm quyền phê duyệt
– Đề xuất về việc thông báo với các bộ phận liên quan về quá trình nhập kho cụ thể
– Yêu cầu nhập kho hàng hóa với bên bán: việc yêu cầu này tùy vào sự thỏa thuận từ các bên bằng lời nói, văn bản hay hình thức nào khác.
+ Lúc này, kế toán kho tiến hành lập phiếu kho khi có yêu cầu về việc nhập kho. Hoặc một số doanh nghiệp sẽ thực hiện lập phiếu nhập kho bởi đơn vị, thủ kho do kế toán kho yêu cầu.
+ Việc nhập kho sẽ được ghi nhận trong phần mềm riêng về quản lý kho, theo đó sẽ lập thành nhiều liên, 1 liên sẽ chuyển cho bên mua hàng, từ 2 đến 3 liên giao cho bên nhận kho để làm thủ tục liên quan
– Hoàn thành việc lập phiếu nhập kho xong thì nhân viên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng hóa tới cho thủ kho tại doanh nghiệp
– Khi giao hàng cho bên nhập kho, ngay lúc đó sẽ có bộ phận kiểm đếm về số lượng, chất lượng hàng hóa.
Trường hợp mà thủ kho lập phiếu trực tiếp thì cần phải kiểm đếm trước lúc viết phiếu nhập kho.
+ Khi phát sinh việc hàng hóa nhập bị thừa, thiếu, hỏng, lỗi thì thủ kho cần lập biên bản đồng thời gửi báo cáo tới bộ phận quản lý có trách nhiệm xử lý cụ thể
– Hàng được nhập vào kho xong, thủ kho và những người liên quan sẽ ký nhận vào loại hàng hóa nhập, đồng thời ký và ghi rõ họ tên vào phiếu nhập kho. Lưu ý, cần phải giữ 1 liên, còn lại giao cho những người liên quan mỗi bên một liên: kế toán kho, người nhập hàng,…
– Phiếu nhập kho về cơ bản đã đầy đủ hoàn thiện, kế toán kho sẽ dựa vào phiếu nhập kho thì ghi lại thông tin trong sổ kho và hạch toán về hàng hóa được nhập kho.
Trên đây, là toàn bộ nội dung liên quan đến mẫu phiếu nhập kho, cách viết phiếu nhập kho, mẫu phiếu nhập kho theo thông tư số 133, mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200, quy trình nhập kho của doanh nghiệp.
