Đơn đặt hàng (tiếng anh là Purchase order hay PO) là văn bản thường dùng trong các doanh nghiệp. Dù là đặt hàng văn phòng phẩm hay đặt hàng nguyên vật liệu sản xuất… các doanh nghiệp cũng cần có mẫu Đơn đặt hàng cho riêng doanh nghiệp mình.
1. Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng (tiếng anh là Purchase order) là giấy tờ dùng để thống nhất các vấn đề đặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch. Đơn đặt hàng thường dùng trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất…
Hiện nay, mẫu đơn đặt hàng thường do người mua gửi cho người bán, thường bao gồm thông tin về các loại sản phẩm, số lượng và giá thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người mua muốn đặt.
Thông thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:
- Tên của bên bán, bên mua
-
Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền
- Thời gian và điều kiện giao hàng
-
Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán
- Xác nhận của bên bán và bên mua
Thông thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:
Đơn đặt hàng có ý nghĩa lớn trong quá trình thực hiện giao dịch mua bán, bởi, nếu xảy ra tranh chấp thì việc sử dụng đơn đặt hàng sẽ giúp các bên bảo vệ được được quyền lợi của mình như:
- Khi bên mua hàng từ chối trong việc trả tiền dịch vụ hoặc hàng hoá, người bán sẽ được bảo vệ
-
Xác nhận rõ mặt hàng, số lượng nếu tranh chấp.
2. Đơn đặt hàng có thay thế được Hợp đồng mua bán không?
Về vấn đề này, theo ý kiến của Cục Hải quan Đồng Nai thì căn cứ khoản 1 Điều 1 Thông tư 39/2015/TT-BTC:
1. Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Trong đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.
Căn cứ nêu trên thì đơn hàng (Purchase Order) không thể thay thế cho Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Tuy vậy, Đơn đặt hàng cũng có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp 02 bên không ký kết hợp đồng với nhau.
Đơn đặt hàng có ý nghĩa quan trọng khi xảy ra tranh chấp (Ảnh minh họa)
3. Mẫu Đơn đặt hàng file word số 1
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: ……..
Kính gửi: Công ty ………………………………………………….
Công ty ……………………………….. có nhu cầu đặt hàng tại Quý công ty theo mẫu yêu cầu.
Nội dung đặt hàng như sau:
STT
Tên mặt hàng
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Tổng cộng:
Thời gian giao hàng:…………………………………………………………………………………..
Địa điểm giao hàng:…………………………………………………………………………………….
Phương thức thanh toán:
– Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
– Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
…………., ngày …..tháng……. năm …….
GIÁM ĐỐC
4. Mẫu Đơn đặt hàng file word số 2
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Ðộc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
ĐƠN ĐẶT HÀNG/ORDER
Số: ../……/……
Kính gửi: …………………………………………………………
Kindly attention:…… …………………………………………………..
THÔNG TIN KHÁCH HÀNG (Customer information):……………… ……..
TÊN KHÁCH HÀNG (Customer name):…………………………… ………………
ĐỊA CHỈ (Address):………… ………………………………………..
MST (Tax code): ………………………………………………………….
ĐẶT HÀNG (Order):…………… …………………………………………..
STT/No
Mã hàng/
Item code
Tên hàng/
Product Name
Đơn vị/
Unit
SL/
Quality
Đơn giá/
Price
Thành tiền(+VAT)/
Amount (+VAT)
1
2
3
Tổng cộng (Giá trị đơn hàng )/Total (Order value)
NƠI NHẬN HÀNG (Ship to):
ĐỊA CHỈ (Address): …………………………………………………….
THỜI GIAN (Time):Nhận hàng ngày ../../….. / Receiving roducts ../../….
PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN (Delivery means): ………………………….
CHI PHÍ VẬN CHUYỂN (Delivery fee):…………………… ……………..
THANH TOÁN (Payment): ………………………………
ĐẶT CỌC (Deposit): ………………………………………………
Bên … sẽ đặt cọc cho…………………………………………. đồng sau khi ký đơn đặt hàng để bảo đảm ký kết và thực hiện đơn đặt hàng này. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả lại cho … trong vòng một (…………..) ngày kể từ ngày .. hoàn thành thanh toán giá trị đơn đặt hàng cho …………….
Shall deposit to………………….VND ……………….. after signing the Order for signing and performance of the Order……………………….shall return the deposit to … within one (….) after …completed the payment.
HÌNH THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN (Form and Payment time):
Bên… thanh toán cho…………………..giá trị đơn đặt hàng sau khi nhận hàng hóa thực tế và hóa đơn GTGT hợp lệ
Shall pay the order value to…………………………after completion of receipt goods and VAT invoice.
ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG/ORDERED BY
CÔNG TY/COMPANY…………….
Ngày tháng/(Date) …………
XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG/CONFIRMED BY
CÔNG TY /COMPANY…………………
Ngày tháng/(Date) …………
5. Mẫu Đơn đặt hàng file excel
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/05/11/don-dat-hang_1105161036.xls
6. Mẫu Đơn đặt hàng tiếng Anh
Tải vềSửa/In biểu mẫu
Purchase Order
Ngày: ………..
Terms/Conditions ……………………………
Purchase Order ………………..
Ship Via …………………………………
Requested By ……………………
Ship To …………………………………….
Date Needed By ………………..
……………………………………………….
Account Debited ………………..
…………………………………………………….
Stock Control
Item/Description
Quantity Ordered
Unit Price
Total
Total
Authorized Signature
7. Những lưu ý khi lập Đơn đặt hàng
Lập Đơn đặt hàng là công việc tưởng như đơn giản nhưng cũng có không ít điều cần lưu ý.
– Cần điền đầy đủ các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Những nội dung này cũng là một cách xác nhận số lượng, giá cả hàng hóa làm căn cứ thanh toán sau này.
Đồng thời, địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán, nếu giao hàng chậm sẽ bị phạt.
– Càng chi tiết càng tốt các thông tin về mặt hàng: Đặc biệt là các thông số kỹ thuật để không bị nhầm lẫn với mặt hàng khác. Đồng thời, cũng là cơ sở để 02 bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp sau này.
– Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 – 50 hoặc thanh toán 100% trước khi giao hàng hoặc ngay sau khi nhận hàng.
Phương thức thanh toán trong Đơn đặt hàng là do sự thỏa thuận giữa 02 bên. Vì thế, nếu thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung này chưa hợp lý thì bên nhận đặt hàng cũng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại.
Ngoài ra, 02 bên cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng.
– Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được Đơn đặt hàng và gửi lại cho bên đặt mua hàng.
Trên đây là một số mẫu Đơn đặt hàng thường dùng. Nếu còn thắc mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ.
