Công văn là một trong những văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, bên cạnh các loại văn bản hành chính khác như nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,… Công văn không chỉ được sử dụng trong các cơ quan nhà nước mà còn được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức khác.
Trong bài viết Mẫu công văn thông báo này, chúng tôi sẽ chia sẻ về công văn thông báo – một trong những loại công văn thông dụng. Mời Quý vị theo dõi nội dung:
>>>>>> Xem thêm: Mẫu công văn mới nhất
Mẫu công văn thông báo là gì?
Mẫu công văn thông báo là mẫu văn bản được lập ra để thông báo về một việc nào đó của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để chủ thể khác biết, từ đó có phương hướng thực hiện các công việc tiếp theo cho phù hợp.
Ví dụ về công văn thông báo
Một số ví dụ về công văn thông báo:
– Công văn thông báo về sự kiện bất khả kháng xảy ra đối với Công ty A là nguyên nhân chậm thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng với Công ty B.
– Công văn thông báo thay đổi về địa điểm giao hàng của Công ty X gửi cho Công ty Z.
Khi nào cần soạn công văn thông báo?
Công văn thông báo được soạn thảo khi bên ra thông báo cần truyền truyền đạt thông tin cho bên được thông báo, tức là khi cần thông báo. Vậy khi nào cần thông báo?
Có thể chia ra 2 trường hợp thông báo sau đây:
Thứ nhất: Pháp luật, hợp đồng, điều lệ, quy ước,… có quy định nghĩa vụ thông báo.
VD:
Điều 428 Bộ luật dân sự hiện hành quy định về Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng như sau:
1. Một bên có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại khi bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
2. Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng phải thông báo ngay cho bên kia biết về việc chấm dứt hợp đồng, nếu không thông báo mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.
3. Khi hợp đồng bị đơn phương chấm dứt thực hiện thì hợp đồng chấm dứt kể từ thời điểm bên kia nhận được thông báo chấm dứt. Các bên không phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, trừ thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và thỏa thuận về giải quyết tranh chấp. Bên đã thực hiện nghĩa vụ có quyền yêu cầu bên kia thanh toán phần nghĩa vụ đã thực hiện.
4. Bên bị thiệt hại do hành vi không thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng của bên kia được bồi thường.
5. Trường hợp việc đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng không có căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này thì bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng được xác định là bên vi phạm nghĩa vụ và phải thực hiện trách nhiệm dân sự theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan do không thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng.
Doanh nghiệp D mua trang thiết bị của doanh nghiệp C nhằm mục đích sản xuất kinh doanh, có giao kết hợp đồng mua bán trang thiết bị. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hợp đồng này, C có hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng nên D quyết định đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng. Để đảm bảo đơn phương chấm dứt hợp đồng với C đúng quy định trên đây, C ra Công văn thông báo về việc đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng.
Thứ hai: Pháp luật, hợp đồng, điều lệ, quy ước,… không quy định nghĩa vụ thông báo nhưng việc thông báo là cần thiết.
Nội dung mẫu công văn thông báo
Hiện nay, công văn thông báo không có mẫu chung theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, công văn thông báo phải đảm bảo thể thức của một văn bản hành chính nói chung, tức là bao gồm những phần cơ bản:
– Quốc hiệu, tiêu ngữ;
– Tên chủ thể ra thông báo;
– Số hiệu công văn, nội dung cơ bản của công văn về việc gì?
– Kính gửi: Chủ thể nhận thông báo cụ thể nào?
– Nội dung thông báo: lý do thông báo, thông tin thông báo. Ngoài ra có thể có những yêu cầu, kiến nghị, đề xuất,…
– Nơi nhận, lưu.
– Ký, ghi rõ họ tên của người đại diện, đóng dấu của chủ thể ra thông báo.
Tham khảo mẫu công văn thông báo
Quý vị có thể tham khảo Mẫu công văn thông báo dưới đây:
TÊN ĐƠN VỊ/CƠ QUAN RA THÔNG BÁO
—————
Số: ………./CV-….
V/v: ……………(1)……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Địa danh, ngày …. tháng …….. năm …….
Kính gửi:……………(2)……
– Về phần nội dung công văn thông báo:
+ Nêu rõ các nội dung cần thông báo;
+ Nguyên nhân, lý do phát sinh thông báo này;
– Về phần kết thúc công văn thông báo: Trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.
Trân trọng./.
Nơi nhận:
– Như trên ..(3)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(4)……..
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC
(Ký, đóng dấu)
Tải (Download) Mẫu Công văn thông báo
Hướng dẫn cách viết mẫu công văn thông báo
(1) Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;
(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;
(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;
(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.
