Biên bản là một cụm từ khá là phổ biến và thường gặp trong thực tế cuộc sống. Ví dụ như biên bản vi phạm hành chính, biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản họp đại diện phụ huynh học sinh… Tuy nhiên, không phải tất cả mọi người đều hiểu ý nghĩa của văn bản này. Và ở trong bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ hỗ trợ giúp Quý khách hàng tìm hiểu về biên bản làm việc cùng một số vấn đề liên quan.
Biên bản làm việc là gì?
Biên bản làm việc là văn bản ghi chép lại nội dung chính của một cuộc họp bàn, buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề… giữa hai hoặc nhiều người với nhau, mẫu biên bản này dùng làm căn cứ chứng minh cho sự việc đã diễn ra những không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra.
Một biên bản ghi nhận lại buổi làm việc cần phải đảm bảo những yêu cầu tối thiểu như sau:
+ Các số liệu trong biên bản, sự kiện, sự việc trình bày trong biên bản phải cụ thể và chính xác, cần nêu rõ thời gian, thời điểm thực hiện các thỏa thuận.
+ Phần nội dung của biên bản phải được trình bày một cách mạch lạc, rõ ràng, có trọng điểm và phải theo trình tự diễn biến của phiên làm việc.
+ Ngôn ngữ sử dụng phải là ngôn ngữ phổ thông, ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
+ Người có trách nhiệm lập biên bản phải ghi chép lại thông tin trung thực, khách quan, không đánh giá chủ quan về một ý kiến nào hay đưa cảm xúc cá nhân vào trong biên bản.
+ Bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện mỗi bên hoặc là từng người tham dự buổi làm việc. Đây chính là căn cứ ràng buộc trách nhiệm của mỗi bên, của cá nhân khi tham gia vào buổi làm việc.
+ Biên bản làm việc phải tuân thủ các nguyên tắc về nội dung cũng như là hình thức của các văn bản hành chính theo quy định của pháp luật. Ví dụ như phải có quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, thời gian bắt đầu buổi làm việc, thời gian kết thúc, tên văn bản, văn bản về nội dung gì…
+ Vào cuối buổi làm việc, cá nhân lập biên bản sẽ đọc lại biên bản một lần để các cá nhân tham dự buổi làm việc cùng nghe, kiểm tra và xác nhận lại nội dung. Nếu không có ý kiến thì sẽ thực hiện ký vào biên bản.
Mục đích của biên bản làm việc là gì?
Biên bản làm việc được lập ra nhằm mục đích ghi chép lại diễn biến của buổi làm việc với đầy đủ những diễn biến, ý kiến nêu ra, thỏa thuận và kết quả của buổi làm việc để phục vụ cho một số thủ tục như: ban hành quy chế mới trong tổ chức, doanh nghiệp; thay đổi một số nội dung đang thực hiện… và còn là căn cứ trách nhiệm của các bên sau này khi hiện thực hóa thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc đó.
Nội dung yêu cầu biên bản làm việc gồm những gì?
Biên bản làm việc hiện nay không được quy định một mẫu cố định nào cả. Tuy nhiên để đảm bảo biên bản đầy đủ các nội dung cần thiết, có đủ sức thuyết phục khi làm căn cứ chứng minh thì nội dung của biên bản phải có những nội dung chính như sau:
– Thời gian và địa điểm ghi lại sự việc.
– Thành phần tham dự cuộc họp
– Nội dung làm việc
– Thời gian kết thúc buổi làm việc
– Thông tin về số trang, số bản
– Chữ ký xác nhận thông qua biên bản của các bên.
Cách ghi biên bản làm việc
Biên bản làm việc rất phổ biến, có thể gặp ở bất kỳ môi trường nào. Ví dụ như buổi làm việc, họp bàn giữa 02 đối tác kinh doanh; Buổi làm việc giữa quản lý doanh nghiệp và đại diện tập thể người lao động; buổi làm việc giữa đại diện cơ quan nhà nước và người dân có liên quan; làm việc giữa ban giám hiệu nhà trường với phía đại diện phụ huynh học sinh…
Quý vị khi viết biên bản làm việc có thể viết theo hướng dẫn như sau:
– Biên bản làm việc về việc: Cần phải ghi ngắn gọn và nêu bật được chủ đề chính của buổi làm việc.
Ví dụ như: Về việc thay đổi cách tính tiền lương cho người lao động, về việc thay đổi số lượng giờ học của học sinh…
– Thành phần tham gia buổi làm việc: Ghi rõ về họ tên, chức vụ và bộ phận làm việc của từng người tham dự.
Ví dụ: Ông Nguyễn Thanh Bình, chức vụ giám đốc công ty
Bà Trần Thị Nhàn, chức vụ kế toán trưởng
Bà Nguyễn Thị Thủy, Chủ tịch Công đoàn công ty….
– Về nội dung làm việc: Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nội dung thỏa thuận theo trình tự diễn biến của buổi làm việc. Việc ghi ngắn gọn những ý kiến, những thỏa thuận phải đảm bảo trình bày rõ ràng, dễ hiểu và phải có phương án đã được các bên thống nhất lựa chọn và quyết định áp dụng.
– Biên bản sẽ có giá trị nếu được sự chấp thuận của các bên tham dự thông qua việc ký tên. Nếu có bên không đồng ý thì người được giao nhiệm vụ lập biên bản cần phải nêu rõ lý do không đồng ý tại phần ký tên trong biên bản.
Quy định về biên bản làm việc
Trong các buổi làm việc, trao đổi,.. thì biên bản làm việc thường được sử dụng để ghi lại nội dung của quá trình làm việc của các bên tham gia, biên bản này ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong buổi trao đổi giữa hai bên hoặc là nhiều bên với nhau.
Hiện nay không có quy định về mẫu biên bản được áp dụng thống nhất do đó tùy thuộc vào nội dung của cuộc trao đổi là gì thì sẽ ghi biên bản sao cho phù hợp. Tuy nhiên biên bản làm việc cần có các thông tin cơ bản sau:
– Quốc hiệu, tiêu ngữ;
– Tên biên bản làm việc;
– Thời gian, địa điểm ghi biên bản, ngày tháng năm;
– Thành phần tham dự: họ và tên, chức vụ;
– Nội dung công việc: Ở phần này sẽ ghi tóm tắt những nội dung cần thiết, quan trọng trong cuộc trao đổi, làm việc;
– Thời gian kết thúc;
– Chữ ký của người viết biên bản và những người tham gia làm việc.
Mẫu biên bản làm việc mới nhất
Mẫu số 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do-Hạnh phúc
——————–
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
(v/v Thỏa thuận…………………..)
Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm 20…., tại trụ sở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng …………., Chúng tôi gồm có:
BÊN A: CÔNG TY……………
Đại diện bởi: Ông ………………………………. Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: Số ……., phường……….….., quận…….……, thành phố ……………….
Mã số thuế: ……………………
và
BÊN B:
1. Ông: ……………………………..
CMTND số: …………………………….. Cấp ngày: …../………./20…..
Địa chỉ TT: …………..…………………………………………………………..
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………
2. Ông: ……………………………..
CMTND số: …………………………….. Cấp ngày: …../…../20…………
Địa chỉ TT: ………………………………………………………………………..
Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………….………
Nội dung làm việc hai bên thống nhất cụ thể như sau:
Hai bên thống nhất các nội dung sau:
1………………………………………………………………………….……………………
…………………………………………………………………………………..……….……
………………………………………………………………………………….…..…………
2………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………….……….….……
…………………………………………………………………………………….……..……
3…………………………………………………………………………………….…………
………………………………………………………………………………….…….….……
………………………………………………………………………………….………..……
Hai Bên cùng thống nhất phương thức thanh toán kể trên và cam kết không khiếu nại, khiếu kiện.
Biên bản làm việc thanh lý này có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm 02 trang và được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản làm căn cứ thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
Mẫu số 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày…… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Về việc (1)………………………..
Hôm nay, vào hồi ………… giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại…………………………………………………………………………………………………
I. Thành phần tham dự (2):
1. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………….
2. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………….
3. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………….
II. Nội dung làm việc (3):
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ….. tháng…… năm ……… Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhận, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./.
NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4)
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu biên bản sự việc
Biên bản sự việc được sử dụng hầu hết trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến các buổi họp bàn, trao đổi và giải quyết vấn đề. Đây là công cụ hữu hình nhằm ghi chép lại nội dung, thông tin cũng như quá trình diễn ra sự việc và làm việc giữa các thành phần tham dự.
Một biên bản sự việc cần phải có những nội dung sau:
– Đầu tiên đó là phải có quốc hiệu – tiêu ngữ
– Thời gian, địa điểm ghi chép và lập biên bản sự việc
– Tiêu đề biên bản sự việc
– Các thành phần tham dự
– Nội dung làm việc cụ hể
– Thời gian kết thúc buổi làm việc, thời gian có hiệu lực, số trang, số biên bản được lập có giá trị như nhau
– Chữ ký của các bên tham dự.
Mẫu biên bản của đoàn kiểm tra
Mẫu biên bản của đoàn kiểm tra là bản ghi chép lại làm việc của đoàn kiểm tra đối với một đơn vị nào đó. Ví dụ như đoàn kiểm tra của sở giáo dục và đào tạo thành phố Hà Nội kiểm tra công tác dạy và học tại trường Trung học phổ thông Chu Văn An, hay đoàn kiểm tra của kiểm toán nhà nước lập đoàn kiểm tra đối với các cơ quan do mình quản lý…
Đối với biên bản của đoàn kiểm tra, trong nội dung phải có những ý chính sau:
– Tên cơ quan, đơn vị kiểm tra (Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội, Kiểm toán nhà nước…)
– Tên văn bản: biên bản kiểm tra về việc…
– Thông tin về đơn vị kiểm tra (Ví dụ như tên doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, điện thoại liên hệ, fax, email, số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và ngày cấp.
– Đoàn kiểm tra được thành lập theo quyết định số…
– Thành phần đoàn kiểm tra bao gồm các ông (bà): Ông Nguyễn Văn Long – trưởng đoàn kiểm tra, ông Phan Văn Tiến – phó đoàn kiểm tra, bà Nguyễn Thị Dung – chuyên viên…
– Đại diện doanh nghiệp kiểm tra: Ông Vũ Văn Thành, Chức vụ: giám đốc doanh nghiệp.
– Nội dung kiểm tra: Có thể lập thành bảng bao gồm các nội dung như số thứ tự, nội dung kiểm tra, kết quả (đạt hoặc không đạt) và phần ghi chú.
– Kết luận kiểm tra: doanh nghiệp thực hiện tốt những điểm nào, còn tồn tai những vấn đề gì
– Có thể có phần kiến nghị hoặc đề nghị phương án xử lý những tồn đọng hoặc vi phạm.
– Thời gian kết thúc kiểm tra, chữ ký của đại diện đoàn kiểm tra và đại diện doanh nghiệp kiểm tra.
Mẫu biên bản làm việc xử lý vi phạm
Biên bản làm việc xử lý vi phạm thường được áp dụng trong các trường hợp vi phạm nội quy công ty hoặc vi phạm pháp luật như: Vi phạm hành chính, vi phạm giao thông, vi phạm nội quy lao động, xử lý học sinh – sinh viên vi phạm kỷ luật nội quy nhà trường.
Trong biên bản này, quý vị cần chú ý:
– Xác định chủ thể có quyền lập biên bản.
– Đảm bảo nội dung trình bày một cách khách quan, đúng sự thật, không thêm hoặc bớt các nội dung và cần phải khách quan giữa ý kiến của người vi phạm và những người có mặt khi vi phạm xảy ra.
– Ghi rõ ràng, cụ thể thời gian, địa điểm lập biên bản.
– Thông tin của người vi phạm.
– Ghi lại thiệt hại xảy ra (nếu có), nếu có thể có thể ghi lại thiệt hại bằng hình ảnh.
– Chứng cứ thu thập được.
– Kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
– Chữ ký của người lập biên bản và người vi phạm, người làm chứng.
Mẫu biên bản làm việc hiện trường
Biên bản làm việc hiện trường là văn bản ghi chép lại nội dung của hiện trường xảy ra một vụ việc nào đó, nội dung biên bản ghi rõ về thời gian, địa điểm diễn ra, thành phần tham dự và nội dung chính của biên bản.
Biên bản hiện trường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau nhưng vẫn phục vụ mục đích chung là ghi nhận lại các ý kiến của các bên tham gia làm việc sau quá trình kiểm tra hiện trường và được sử dụng trong việc cung cấp thông tin và làm bằng chứng cho bất kỳ sự việc nào xảy ra sau này.
Mẫu biên bản làm việc xác minh
Biên bản làm việc xác minh là văn bản được lập ra để ghi chép lại việc xác minh tình tiết vụ việc, xác minh vi phạm hành chính và cũng sẽ bao gồm các nội dung chính:
– Thời gian, địa điểm làm việc; thời gian, địa điểm lập biên bản.
– Tên biên bản: biên bản xác minh về sự việc/ tình tiết…
– Đại diện cơ quan có thẩm quyền xác minh
– Đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin cần xác minh.
– Nội dung xác minh
– Chữ ký xác nhận của các bên
Tải mẫu biển bản làm việc ở đâu?
Chúng tôi xin cung cấp một số mẫu biên bản làm việc để Quý độc giả tham khảo ngay tại bài viết này.
Tải (Download) mẫu Biên bản sự việc
Tải (Download) mẫu Biên bản làm việc của Đoàn kiểm tra
Tải (Download) mẫu Biên bản làm việc Xử lý vi phạm
Tải (Download) mẫu Biên bản làm việc hiện trường
Tải (Download) mẫu Biên bản làm việc xác minh
Trên đây là nội dung bài viết biên bản làm việc. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Công ty Hoàng Phi.
