Giờ đây, mẫu biên bản đối chiếu công nợ không còn là thuật ngữ quá xa lạ, bởi nó là một trong những văn bản đang được sử dụng rộng rãi trong mỗi doanh nghiệp. Vậy biên bản đối chiếu công nợ là gì? Và các mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2022 nào đang được áp dụng theo quy định hiện hành. Hãy cùng chúng tôi tìm câu trả lời ngay dưới bài viết này nhé!
1. Khái niệm đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ được hiểu đơn giản là việc so sánh/ đối chiếu các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng thực tế khi đã thực hiện các giao dịch. Sau khi thực hiện đối chiếu công nợ xong, doanh nghiệp cần tổng hợp lại đầy đủ các thông tin, chứng cứ đã được hai bên xác nhận để làm bằng chứng cho tính xác thực của các số liệu trên sổ sách.
Ngoài ra, để khái niệm đối chiếu công nợ có thể hiểu dễ hơn, bài viết sẽ đưa ra thêm về định nghĩa công nợ, cụ thể:
Công nợ doanh nghiệp được định nghĩa là số tiền mà doanh nghiệp còn nợ lại sang kỳ sau khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hay đối tác khác. Được xảy ra trong quá trình mua bán các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ,… Và các kế toán công nợ sẽ là người đảm nhiệm vai trò là người theo dõi các khoản công nợ trong công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó.
2. Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Để việc đối chiếu công nợ được chính xác và theo đúng quy trình, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau:
- Cần đáp ứng mọi điều kiện liên quan đến chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật ban hành.
- Đảm bảo các nội dung liên quan đến việc đối chiếu công nợ không vi phạm quy định của pháp luật và trái với các giá trị đạo đức xã hội.
- Xây dựng nguyên tắc đối chiếu công nợ dựa trên tinh thần tự nguyện và tôn trọng lẫn nhau của các bên liên quan.
- Đối với việc đối chiếu công nợ phải được trình bày bằng văn bản, hay còn gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Dựa vào biên bản đối chiếu công nợ này hoặc hình thức tương đương, các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để kiểm tra chính xác về tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Đặc biệt, đây là loại biên bản được đánh giá rất là quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước.
3. Quy trình đối chiếu công nợ
Bên cạnh việc tuân thủ theo các nguyên tắc về đối chiếu công nợ thì việc thực hiện đối chiếu công nợ theo đúng quy trình cũng là bước cực kỳ quan trọng. Dưới đây là 2 quy trình đối chiếu công nợ mà doanh nghiệp cần thực hiện. Cụ thể:
3.1. Quy trình đối chiếu công nợ phải thu
Để thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số chứng từ nhằm phục vụ cho việc đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu. Cụ thể, doanh nghiệp cần in ra các loại chứng từ dưới đây.
- Biên bản đối chiếu công nợ: khách hàng sẽ phải xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.
- Thông báo về công nợ hay sổ chi tiết công nợ phải thu: điều này giúp khách hàng có thể kiểm tra và đối chiếu nếu có sai lệch.
- Nếu thông tin có sai lệch, khách hàng sẽ chủ động sửa lại dựa trên số liệu thực tế.
- Thực hiện sao lưu biên bản đối chiếu công nợ đã được khách hàng xác nhận. Sau đó phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính.
3.2. Quy trình đối với công nợ phải trả
Với quy trình công nợ phải trả, các doanh nghiệp cần chuẩn bị một số chứng từ dưới đây, nhằm gửi lại cho Nhà cung cấp để phục vụ cho việc đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả. Cụ thể:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp cần kiểm tra và xác nhận công nợ. Sau đó gửi lại biên bản cho doanh nghiệp phụ trách.
- Sổ sách chi tiết về công nợ phải trả: Nhà cung cấp sẽ kiểm tra và đối chiếu nếu có thông tin hoặc số liệu bị chênh lệch.
- Nếu xảy ra sự chênh lệch thì cần được chỉnh sửa lại theo số liệu và thông tin thực tế một cách chính xác nhất.
- Thực hiện lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ đã được bên nhà cung cấp xác nhận, nhằm phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính.
4. Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ
Việc lập biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và các khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với việc quyết toán thuế. Dựa vào biên bản đối chiếu công nợ, các bên sẽ có đủ căn cứ để tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng của bên bán và bên mua. Cùng với đó, các bên có thể dễ dàng kiểm soát các đơn hàng có hóa đơn giá trị gia tăng từ 20 triệu đồng trở lên. Đặc biệt, các bên có thể rà soát xem việc thanh toán đó có được theo đúng quy định hay không.
Ngoài ra, việc sử dụng các loại biên bản công nợ hay biên bản đối chiếu công nợ đều giúp các kế toán viên của doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác tình trạng thanh toán các khoản nợ giữa khách hàng và doanh nghiệp, nhà cung cấp theo đúng với các điều khoản có trong hợp đồng kinh tế mà các bên đã ký kết, cũng như đánh giá tính chính xác về các số nợ còn lại.
5. Một số lỗi sai thường gặp khi lập biên bản đối chiếu công nợ
Trong quá trình các bên lập biên bản đối chiếu công nợ thường xảy ra lỗi sai ở khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ dựa theo quy định tại thời điểm cuối năm.
Cụ thể:
- Phần tỷ lệ khách hàng phản hồi thư để xác nhận công nợ thấp, điều này khiến việc quản lý công nợ xảy ra nhiều thiếu sót không đáng có.
- Xảy ra tình trạng sai lệch thông tin về công nợ mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng trong biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán, nhưng không xác định được nguyên nhân.
- Một số doanh nghiệp xây dựng hiện nay không có đối chiếu công nợ, hoặc đã có đối chiếu nhưng xảy ra sự sai lệch. Hay thậm chí có nhiều khoản công nợ không xác định được đối tượng cụ thể như ở các mô hình doanh nghiệp khác.
Trong quá trình lập biên bản công nợ hay biên bản đối chiếu công nợ, các doanh nghiệp cần lưu ý các lỗi trên để tránh xảy ra những thiếu sót, rủi ro không đáng có. Điều quan trọng nhất là các doanh nghiệp cần bổ sung cho mình các giấy tờ/ tài liệu liên quan. Hoặc xử lý một cách đơn giản hơn là tìm đến sự trợ giúp của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Từ đó, đáp ứng đầy đủ và tránh thiếu sót xảy ra khi đối chiếu công nợ.
>>> Xem thêm: Quy trình quản lý chiến lược tối ưu trong doanh nghiệp.
6. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Để tránh tình trạng thiếu sót thông tin, các doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ các loại mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất. Nhằm giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ thông tin, hỗ trợ kế toán kiểm soát các thông tin cần thiết trong quá trình đối chiếu công nợ. Dưới đây là mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2022 được áp dụng theo đúng quy định hiện hành. Cụ thể:
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất theo quy định ban hành
Như vậy, bạn đọc đã có thể cập nhật lại mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2022, cùng với đó là các thông tin bổ ích về nguyên tắc và quy trình khi thực hiện đối chiếu công nợ trong bài viết này. Để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, bạn đọc hãy cùng áp dụng các cách thức thực hiện đối chiếu công nợ ngay tại quy mô doanh nghiệp mình nhé.
>>> Có thể bạn quan tâm:
1. Phần mềm kế toán tổng hợp – phương pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
2. Các biện pháp xử lý quản lý và thu hồi công nợ doanh nghiệp.
