Các cuộc họp là phần quan trọng không thể thiếu trong quy trình làm việc của mọi công ty. Đó là cơ hội để nêu lên và thảo luận các vấn đề, cũng như giải quyết các công việc nội bộ. Cho dù đó là cuộc họp trực tuyến hay trực tiếp, bạn vẫn sẽ cần một số công cụ quản lý thời gian và ghi chép những nội dung quan trọng – chẳng hạn như mẫu biên bản cuộc họp cho công ty.
Vậy biên bản bản cuộc họp là gì? Hãy cùng Glints tìm hiểu về cách viết cũng như các mẫu biên bản cuộc họp mới và thông dụng nhất hiện nay nhé.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là những ghi chú được ghi lại trong cuộc họp. Biên bản họp không chỉ bao gồm những thông tin quan trọng được đem ra thảo luận, mà còn cả ý kiến của các cá nhân đã tham gia thảo luận vấn đề. Thông thường sẽ có một người được chỉ định ghi biên bản cuộc họp.
Meeting minutes là gì? Biên bản cuộc họp và meeting minutes có gì khác biệt?
Meeting minutes hoặc MoM (minutes of meeting) chính là một phiên bản ghi chú bằng ngôn ngữ viết về các vấn đề đã xảy ra trong buổi họp.
Về cơ bản, mẫu biên bản họp và meeting minutes chỉ khác nhau ở tên gọi và ngôn ngữ sử dụng tiếng Việt và tiếng Anh; ngoài ra không có điểm gì quá rạch ròi: cả hai đều phục vụ mục đích ghi chú nội dung cuộc họp và do một người được chỉ định đảm nhiệm. Dù là sử dụng từ khóa nào để tìm kiếm, kết quả bạn nhận được cũng sẽ tương đồng.
Meeting agenda là gì?
Meeting agenda (chương trình họp) sẽ đóng vai trò như một “khung sườn” hướng dẫn chi tiết nội dung cuộc họp, là tiền đề cho việc ghi chép và chuẩn bị biên bản báo cáo cuộc họp theo mẫu có sẵn.
Tóm gọn là:
- Meeting agenda là loại tài liệu được thông báo và gửi đến cho những người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu. Agenda cũng cung cấp tất cả các thông tin liên quan về thời gian, địa điểm và người sẽ tham dự. Đôi khi còn đính kèm các tài liệu và báo cáo liên quan.
- Meeting minutes được sử dụng trong khi cuộc họp đang diễn ra, ghi chú lại các thông tin quan trọng và những người đã có mặt.
Vì sao cần chúng ta ghi biên bản cuộc họp?
Biên bản cuộc họp có lẽ không còn xa lạ với những người thường xuyên tham dự hoặc ghi chú cuộc họp – một công việc quan trọng và vô cùng cần thiết.
Dưới đây là một số lý do bạn nên tải ngay các mẫu viết biên bản cuộc họp cho các lần thảo luận tiếp theo:
- Biên bản cuộc họp có hiệu lực pháp lý. Nếu có sự cố xảy ra, các biên bản sẽ là căn cứ để giải quyết mâu thuẫn.
- Đưa ra cấu trúc cuộc họp hợp lý. Càng ghi chú chặt chẽ và bám sát quy trình họp, các vấn đề càng được thảo luận trôi chảy và chặt chẽ hơn.
- Điều phối công việc hiệu quả. Định hướng kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, nhân viên và cả những người không tham dự cuộc họp.
- Công cụ đo lường hiệu suất. Vì đã phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, đây sẽ là thước đo hữu ích để đánh giá năng suất.
Những yếu tố cần thiết của một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Meeting minutes luôn luôn đóng một vai trò nhất định trong bất cứ buổi họp nào. Mỗi tổ chức hoặc mỗi nhóm sẽ có cách thiết kế form biên bản cuộc họp khác nhau, nhưng nhìn chung thường bao gồm các yếu tố sau:
- Tên cuộc họp
- Địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp
- Mục đích của cuộc họp
- Danh sách thành phần tham gia và vắng mặt
- Nội dung của cuộc họp
- Các quyết định được đưa ra
- Ý kiến của các bên tham gia
- Công việc sắp tới và người đảm nhiệm
- Lượt bầu cử (nếu có)
Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp
Vì là tài liệu quan trọng trong các tổ chức, nội dung của biên bản cuộc họp cần yêu cầu sự ngắn gọn, súc tích, cũng như thể hiện thông tin hoàn chỉnh, chính xác.
Bạn có thể tham khảo các bước soạn thảo biên bản cuộc họp cơ bản sau đây:
1. Ghi chú dựa trên dàn ý (meeting agenda) sẵn có
Hãy chuẩn bị một meeting agenda đã được lên kịch bản ngay trước khi buổi họp diễn ra.
Điền thông tin chi tiết dưới mỗi chủ đề ngay trong khi buổi họp diễn ra. Hãy chắc rằng bạn không trì hoãn và để sót thông tin.
2. Trình bày ngắn gọn
Một khi đã ghi chú biên bản cuộc họp, bạn không nên sử dụng ngôn từ quá hoa mỹ và mất nhiều thời gian trình bày câu văn. Công việc của bạn chỉ nên là ghi chú lại thông tin.
Bạn cũng nên chắt lọt thông tin quan trọng, không nên viết tràn lan tất cả mọi thứ được nói ra trong cuộc họp.
3. Nội dung dễ hiểu, súc tích (để người không tham gia cũng có thể nắm bắt)
Bên cạnh việc trình bày ngắn gọn, hãy thêm vào ngữ cảnh cần thiết để đảm bảo tính dễ hiểu cho những lần xem lại trong tương lai.
Một cuộc họp không phải lúc nào cũng có thể đầy đủ thành viên tham gia. Vậy nên, bạn đừng quên “đặt mình” vào cảm giác của người vắng mặt nữa nhé!
4. Chỉ chọn ghi chú các thông tin chính xác
Yếu tố chính xác là yêu cầu bắt buộc trong cách ghi biên bản họp. Người viết không nên tập trung vào các ý kiến cá nhân quá nhiều, thêm bớt bình luận vào biên bản cuộc họp.
Bạn có thể có một biên bản cá nhân với ý kiến và bình luận riêng nếu muốn, nhưng biên bản họp chung chỉ nên bao gồm những thông tin chính xác đã được thảo luận.
5. Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp theo định dạng hợp lý
Nếu bạn đang ghi chép nội dung cuộc họp, hãy sử dụng một mẫu nhất định. Tùy thuộc vào mục đích mà ta sẽ có những mẫu báo cáo cuộc họp khác nhau. Với những cuộc họp không mang nhiều tính hình thức và trang trọng, bạn có thể linh hoạt sáng tạo hơn với meeting minutes của mình.
Những điều cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp
Một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh nên bao gồm đầy đủ thông tin, cô đọng và chính xác. Để làm được điều đó không có gì khó khăn, bạn chỉ cần lưu ý các điểm nên làm và không nên làm trong khi ghi chú cuộc họp như dưới đây:
4 điều không nên làm khi ghi biên bản cuộc họp
- Không ghi lại mọi lời nói, mọi ý kiến trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp không phải là một bản chép lời.
- Không bao gồm các ý kiến cá nhân. Không thiên vị hoặc đưa ý kiến chủ quan và cảm nhận riêng vào bản ghi chú.
- Viết ngay các sự kiện đang diễn ra. Không nên chờ đợi hoặc trì hoãn, thông tin sẽ bớt đi phần chính xác và phù hợp.
- Không sử dụng chữ viết tay. Viết tay sẽ làm giảm tốc độ ghi chú của bạn. Thay vào đó, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản cuộc họp được thiết kế sẵn.
4 điều nên làm khi ghi biên bản cuộc họp
- Sử dụng meeting agenda. Meeting agenda sẽ cho bạn biết các vấn đề sẽ được đưa ra thảo luận trong buổi họp, tránh bỏ sót thông tin.
- Liệt kê ngày, tháng, địa điểm cuộc họp, tên người tham dự. Nghe thì có vẻ không quan trọng và nhàm chán, nhưng đây là những thông tin vô cùng quan trọng và cần thiết đó.
- Khi có cuộc bỏ phiếu, hãy ghi chú thật chi tiết. Hãy ghi chú kết quả, số lượng phiếu, thời gian và động cơ bỏ phiếu nhé.
- Giữ góc nhìn khách quan. Chỉ ghi lại những gì đã được thảo luận và quyết định mà không phán xét.
Các mẫu biên bản cuộc họp, meeting minutes hoàn chỉnh
Sau khi đã tìm hiểu định nghĩa, quy tắc viết, những điều nên và không nên làm khi viết biên bản cuộc họp, bạn đã có cảm hứng ghi chú cho cuộc họp sắp tới của mình chưa? Sau đây Glints xin giới thiệu một số mẫu biên bản cuộc họp cho từng tình huống cụ thể, mời bạn tham khảo nhé!
1. Mẫu biên bản cuộc họp đơn giản, không chính thức
Mẫu biên bản bằng tiếng Anh dưới đây siêu đơn giản, bất cứ ai cũng có thể làm quen. Template này có sẵn phần mục tiêu, chương trình họp (meeting agenda) và các bước tiếp theo cho cuộc họp sắp tới. Nếu muốn, bạn cũng có thể tự mình tùy biến phù hợp với tính chất các cuộc họp thường ngày của mình.
Mẫu 1
Template này có cả mẫu tiếng Anh và tiếng Việt – tải tại đây!
2. Mẫu biên bản họp chính thức cho các hội đồng
Mẫu bảng tiếng Anh bên dưới được thiết kế cho các dịp quan trọng và “hình thức” hơn – được cấu trúc riêng dành cho các buổi họp của hội đồng, ủy ban các ban ngành, ban lãnh đạo, v.v. thuộc các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài.
3. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Các cuộc họp giao ban cũng không còn xa lạ, thực hiện mục đích giải quyết các tình huống phát sinh trong tổ chức, doanh nghiệp. Mời bạn tham khảo mẫu biên bản họp giao ban bằng tiếng Việt này nhé.
4. Mẫu biên bản cuộc họp giữa hai công ty
Một mẫu biên bản cuộc họp không thể thiếu đó chính là dành cho hai bên đối tác hoặc giữa công ty và khách hàng. Lần tới khi có cuộc họp với đối tác, hãy nhớ sử dụng mẫu template của Glints nhé.
Họ tên
Địa chỉ email
Bạn đang làm việc hoặc quan tâm tìm việc trong lĩnh vực nào?
Bạn biết đến bài viết này từ đâu?
Bạn có đồng ý cho phép Glints gửi các nội dung tương tự tới hộp thư cá nhân không?
Δ
TẢI TẠI LINK DỰ PHÒNG: https://forms.gle/WiG5Lt3DhnhSbZhKA
Lời kết
Qua bài viết trên, Glints hy vọng đã cung cấp cho các bạn nhiều thông tin hữu ích về công việc ghi chú tại các buổi họp. Đừng quên luyện tập kỹ năng này cùng với các mẫu biên bản cuộc họp từ Glints Việt Nam để các buổi họp sắp tới của bạn thêm phần thú vị và hiệu quả nhé.
Bài viết có hữu ích đối với bạn?
Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn
Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!
Tác Giả
