Trong mỗi cuộc họp khi diễn ra đều phải ghi lại nội dung cuộc họp, do đó mỗi cuộc họp cần bầu ra thư ký cuộc họp người đảm nhận trách nhiệm lưu lại toàn bộ nội dung và diễn biến cuộc họp, điểm danh số người tham gia và vắng mặt trong cuộc họp đó. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Các biên bản cuộc họp thường được các công ty, chi đoàn, công đoàn,….sử dụng nhiều trong các cuộc họp thảo luận ý kiến.
Bài viết dưới đây Thuthuat123.com sẽ tổng hợp những mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất gửi tới các bạn.
1. Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất
1- Vai trò của biên bản:
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.
2- Yêu cầu của một biên bản:
- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
3- Xây dưng bố cục biên bản:
Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên văn bản và trích yếu nội dung.
- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).
- Thủ tục ký xác nhận.
4- Phương pháp ghi chép biên bản:
– Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Chú ý ghi nguyên văn của sự kiên.
– Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn.
– Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.
2. Các mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất
Dưới đây Thuthuat123.com đã tổng hợp một số mẫu biên bản cuộc họp đầy đủ và chính xác mời các ban tham khảo.
Biên bản cuộc họp chuẩn nhất
Biên bản họp công ty chuẩn
Biên bản họp Công Đoàn
Biên bản họp hội đồng thành viên
Biên bản họp dòng họ
Biên bản họp lớp
Biên bản họp chi bộ
Biên bản họp Phụ huynh
Biên bản giao ban
Trên đây là tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất chúng tôi gửi tới các bạn. Hi vọng sau bài viết này các bạn đã biết cách soạn thảo biên bản cuộc họp để phục vụ công việc của bạn.
Chúc các bạn thành công.
