Đánh giá post
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ là gì? Đây là 1 loại giấy tờ được sử dụng trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Vậy nội dung và mục đích sử dụng của bảng đối chiếu công nợ ra sao? Mời bạn cùng tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.
Khái quát chung về biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa. Dưới đây là một số nội dung khái quát về loại biên bản này.
Đối chiếu công nợ là gì?
Trong quá trình trao đổi, buôn bán sản phẩm hàng hóa, có thể xuất hiện các khoản thanh toán chưa thể trả ngay lập tức trong kỳ mà nợ lại đến kỳ sau cho cá nhân, doanh nghiệp. Các khoản này có tên gọi là công nợ.
Và hoạt động đối chiếu các khoản thanh toán nợ lại theo kỳ được gọi là đối chiếu công nợ. Đây thực chất là việc đối chiếu con số trên sổ sách và trên hợp đồng sao cho đảm bảo tính xác thực và chính xác tuyệt đối. Có hai loại công nợ thường gặp là:
- Công nợ phải thu: Những khoản tiền bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được thanh toán ngay.
- Công nợ phải trả: Khoản tiền thuộc doanh nghiệp, cá nhân phải trả cho mua bán dịch vụ nhưng chưa được thanh toán trước đó.
Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Mẫu bảng đối chiếu công nợ hay biên bản đối chứng công nợ là văn bản dùng để kiểm tra tình hình thanh toán công nợ giữa 2 bên mua – bán. Nhất là các hóa đơn GTGT từ 20 triệu trở lên.
Việc đối chiếu này với mục đích xem xem các khoản công nợ này có được thực hiện theo đúng tiến trình, quy định hay không.
Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ
Vì sao cần lập bảng đối chiếu công nợ? Vì đây là loại giấy tờ cần thiết khi doanh nghiệp quyết toán thuế.
Đây cũng chính là căn cứ để có thể kiểm tra tình trạng vay nợ giữa 2 bên mua – bán, đặc biệt là các hóa đơn có GTGT trên 20 triệu đồng có được tiến hành đúng quy định hay không.
Bên cạnh đó, nhờ vào biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ dễ dàng kiểm soát được tình trạng của các khoản nợ của doanh nghiệp có đúng với nội dung ký kết hay không? Số nợ còn dư có đúng với con số thực tế hay không?
👉 Xem thêm: Tổng hợp các mẫu biên bản làm việc chính xác nhất năm 2022
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Dưới đây là một số mẫu biên bản và quy định lập biên bản đối chiếu công nợ, bạn có thể tham khảo, lập hoặc tải xuống và sử dụng ngay.
Quy định chung về biên bản đối chiếu công nợ
Việc đối chiếu công nợ có liên quan trực tiếp đến tình hình tài chính và quyết toán thuế của doanh nghiệp do đó mẫu đối chiếu công nợ cần được tiến hành 1 cách chỉnh chu, cẩn thận. Theo nguyên tắc đối chiếu công nợ, trường hợp 2 bên đã thanh toán hết nợ thì chỉ cần lập biên bản thanh lý hợp đồng.
Trong biên bản cần ghi rõ thời gian, số tiền thanh toán và kết thúc hợp đồng. Không cần thiết lập biên bản đối chiếu công nợ.
Ngược lại, nếu như đã qua thời gian quy định mà công nợ vẫn chưa được thanh toán hết thì cần lập 1 biên bản đối chiếu khác.
Tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp, công ty… mà mẫu bảng đối chiếu công nợ có sự thay đổi khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì dạng văn bản này vẫn cần có những nội dung cơ bản sau:
- Tên công ty, doanh nghiệp
- Số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
- Địa chỉ, thời gian (ngày/tháng/năm)
- Căn cứ lập biên bản
- Thông tin về hai bên mua – bán
- Chi tiết về công nợ
- Kết luận
- Đại diện của hai bên mua – bán ký tên và đóng dấu
Lưu ý: Các thông tin trong biên bản cần đầy đủ và chính xác Biên bản đối chiếu này chỉ có hiệu lực khi được cả 2 bên mua – bán ký tên và đóng dấu. Hoặc người ký thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp thì mới đảm bảo tính pháp lý của biên bản này.
👉 Xem thêm: [Tổng hợp] Những mẫu đơn xin chuyển công tác hay nhất
Tải mẫu đối chiếu công nợ
Link tải mẫu đối chiếu công nợ 2022:
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 1: Tải ngay
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 2: Tải ngay
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 3: Tải ngay
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 4: Tải ngay
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 5: Tải ngay
Nguyên tắc và các bước đối chiếu công nợ
Bảng đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng với doanh nghiệp, cá nhân nên chỉ đáp ứng nhu cầu hai bên là chưa đủ. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, hoạt động đối chiếu công nợ cần tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Các nguyên tắc được đưa ra khi thực hiện đối chiếu công nợ phần lớn dựa trên các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính chính xác cũng như tầm quan trọng của văn bản này. Cụ thể như sau:
- Bảng đối chiếu công nợ cần đáp ứng các điều kiện của chủ thể theo quy định pháp luật.
- Nội dung không chỉ đáp ứng tiêu chí “thượng tôn pháp luật” mà còn không được trái đạo đức và thuần phong mỹ tục.
- Các nguyên tắc được đưa ra dựa trên sự tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau của đôi bên.
- Bản đối chiếu công nợ hợp pháp cần có văn bản chứng minh đi kèm hoặc các hình thức chứng minh được pháp luật cho phép.
Quy trình đối chiếu công nợ
Việc đối chiếu công nợ cần được tiến hành theo từng bước, cụ thể, bạn cần tuân theo quy trình đối chiếu công nợ như sau:
Đối với các khoản công nợ phải thu
- Bước 1: Bạn cần in các chứng từ có liên quan và gửi cho khách hàng để đối phương đối chiếu và xác nhận:
- Mẫu bảng đối chiếu công nợ: Sau khi tổng hợp các công nợ giữa 2 bên, bạn cần lập thành biên bản và gửi cho phía đối tác để kiểm tra.
- Thông báo về số tiền công nợ phải thu để khách kiểm tra xem có sự chênh lệch nào hay không. Nếu có sự khác biệt thì kế toán cần chỉnh sửa lại cho đúng.
- Bước 2: Bạn cần lưu lại biên bản đối chiếu có kèm thư xác nhận công nợ của khách hàng để tiến hành quyết toán tài chính.
Đối với công nợ phải trả
Cũng là công nợ nhưng nếu trong trường hợp công ty/ doanh nghiệp của bạn là bên vay nợ thì cách đối chiếu công nợ sẽ khác so với khi đi thu nợ. Cụ thể:
- Bước 1: Tổng hợp và in các chứng từ gửi cho bên cung cấp để đối chiếu và xác nhận số công nợ công ty phải trả. Bao gồm:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Sau khi nhà cung cấp đối chiếu tính chính xác sẽ gửi lại cho công ty.
- Sổ ghi chép chi tiết thu hồi nợ phải trả: Nhà cung cấp sẽ kiểm tra xem có sự chênh lệch hay không rồi gửi lại. Nếu có sự chênh lệch thì kế toán cần chỉnh lại cho đúng.
- Bước 2: Mẫu bảng đối chiếu công nợ sau khi có sự xác nhận của Nhà cung cấp cần được lưu lại để phục vụ cho việc quyết toán tài chính của công ty.
👉 Xem thêm: Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt – Viết sao cho đúng?
Những sai sót có thể gặp trong biên bản đối chiếu công nợ
Dù pháp luật đặt ra những quy định về hình thức, nội dung bảng đối chiếu công nợ nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai sót như sau:
- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ, đặc biệt là thời điểm nhiều công việc và các khoản thanh toán như cuối năm.
- Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỉ lệ phản hồi thấp dẫn đến các sai sót trong hoạt động quản lý công nợ.
- Số tiền doanh nghiệp phải thu của khách hàng chênh lệch giữa biên bản và sổ kế toán nhưng không tìm được nguyên nhân khiến khó rà soát, đối chiếu. Không chỉ chênh lệch giữa các khoản công nợ, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu, so sánh.
Trên đây là 1 số nội dung liên quan đến mẫu biên bản đối chiếu công nợ cũng như các nguyên tắc, quy định khi về việc đối chiếu công nợ hiện nay. Hy vọng những chia sẻ nêu trên sẽ giúp ích cho quá trình công tác, kế toán của bạn.
