Ngày nay, trong các doanh nghiệp và cơ quan, lập bảng chấm công là hoạt động đã rất phổ biến. Trong bài viết này, Kế Toán Lê Ánh sẽ giới thiệu tới các bạn các mẫu bảng chấm công cụ thể nhất, khoa học nhất và rất dễ sử dụng.
Sử dụng bảng chấm công này, bạn có thể dễ dàng theo dõi số ngày đi làm của nhân viên trong doanh nghiệp của bạn và đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và công bằng cho tất cả nhân viên.
I. Bảng Chấm Công Là Gì? Mục Đích Lập Bảng Chấm Công
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo dõi ngày làm việc thực tế, xin nghỉ phép, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, … từ đó đánh giá mức độ chuyên cần, nỗ lực, nhiệt tình và hiệu quả công việc của mỗi người lao động để làm cơ sở để trả lương.
Bảng chấm công là gì?
Đối với một số công ty kinh doanh, lập bảng chấm công không phải là điều quan trọng tuy nhiên nó cần để xây dựng cơ sở kinh doanh ổn định, lâu dài.
2. Mục đích lập bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công được sử dụng nhằm mục đích theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ ốm, nghỉ bảo hiểm xã hội,… của nhân viên làm căn cứ tính tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội cho mỗi nhân viên và quản lý trong doanh nghiệp.
»»» Khóa Học Kế Toán Online – Tương Tác Trực Tiếp Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm
II. Các Phương Pháp Chấm Công Phổ Biến Hiện Nay
1. Chấm công truyền thống
Chấm công truyền thống là phương pháp chấm công trực tiếp mà người quản lý sẽ thực hiện vào đầu mỗi giờ của ca làm việc. Công nhân có mặt sẽ báo cáo với quản lý để quản lý nắm được số công nhân đi làm.
⇒ Phương pháp truyền thống này tuy dễ thực hiện nhưng độ chính xác lại không cao.
2. Chấm công bằng thẻ từ
Mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã duy nhất dựa trên thông tin cá nhân liên quan đến họ tên, ngày sinh, v…v… Thông tin này sẽ chỉ được in trên thẻ của người đó. Trước mỗi ca làm việc, nhân viên sẽ sử dụng thẻ để quẹt tại máy chấm công được cài đặt tại một vị trí nhất định trong văn phòng.
⇒ Hình thức chấm công bằng thẻ tử này giúp nhân viên chấm công nhanh hơn, tỷ lệ chính xác cao, tuy nhiên nó cũng có những hạn chế nhất định vì có thể nhờ đồng nghiệp giúp chấm công khi không ở nơi làm việc.
3. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID)
Phương pháp chấm công dựa trên khuôn mặt này là một bước đột phá có thể giúp các doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng và có độ chính xác rất cao so với tất cả các phương pháp khác.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp sẽ phải trả rất nhiều tiền cho một chiếc máy nhận diện khuôn mặt. Máy được lắp đặt tại cửa gần giống như máy chấm công bằng thẻ từ nhưng máy sẽ tích hợp thêm một camera có thể quét khuôn mặt của từng người dựa trên các cài đặt được xác định trước trong máy.
4. Chấm công bằng vân tay
Phương pháp chấm công bằng vân tay khá phổ biến trong các tổ chức. Bằng cách sử dụng vân tay của mình để quét ở trên máy chấm vân tay, nhân viên sẽ được ghi nhận là có mặt trong buổi làm ngày hôm đó.
5. Chấm công qua ứng dụng
Ngoài 4 phương pháp chấm công ở phía trên thì chúng ta có thêm phương pháp chấm công thứ 5 đó chính là chấm công trên các ứng dụng.
Công ty sẽ cung cấp cho các nhân viên của mình một tài khoản để có thể đăng nhập trên ứng dụng chuyên dùng để chấm công. Nếu như nhân viên đó không thể có mặt ở công ty để có thể chấm công bằng vân tay, bằng gương mặt hoặc bằng thẻ từ thì phương pháp khá tiện lợi.
III. Mẫu Bảng Chấm Công Mới Nhất
1. Mẫu bảng chấm công Excel 2022
2. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
3. Mẫu bảng chấm công theo ca
4. Mẫu bảng chấm công theo ngày
Link download: Mẫu Bảng Chấm Công Mới Nhất
IV. Phương Pháp Và Cách Ghi Bảng Chấm Công
Dựa vào điều kiện sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp và hiệu quả nhất để thực hiện.
Người phụ trách công việc chấm công sẽ dựa theo mẫu bảng chấm công, dùng ký hiệu tương ứng theo các hoạt động như đi làm, tham dự hội nghị, nghỉ theo chế độ,… để quản lý chuyên cần của nhân viên trong doanh nghiệp.
– Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp như phòng, ban, nhóm làm việc,… phải lập bảng chấm công và nộp cho quản lý vào cuối tháng.
– Mỗi ngày, người quản lý như trưởng phòng, trưởng ban, trưởng nhóm,… hay người được ủy quyền chấm công sẽ chấm công cho mỗi thành viên và ghi chú ký hiệu vào ngày chấm công trong các cột từ cột từ ngày 1 đến cột ngày 31 theo quy định của doanh nghiệp.
– Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và nộp bảng chấm công như giấy xin nghỉ việc được hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu để tính tiền lương và bảo hiểm xã hội cho mỗi nhân viên.
– Bảng chấm công sau đó được lưu tại phòng kế toán cùng các giấy tờ liên quan.
V. Cách Tạo Bảng Chấm Công Excel
Bảng chấm công Excel 2022 sẽ được tạo dựa trên lịch các ngày làm việc trong tháng của doanh nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tự tạo bảng chấm công theo đặc trưng của doanh nghiệp bạn trên Excel
Ví dụ: Doanh nghiệp bạn lịch làm việc từ 2 – 7 nghỉ CN thì bạn bôi màu các ngày CN trong tháng để phân biệt với những ngày làm việc.
– Tổng số ngày công làm việc trong tháng sẽ tính dựa trên quy định tính công của mỗi công ty.
Ví dụ: Tổng số ngày công = Ngày công thực tế + Nửa ngày công x 0.5 + Nghỉ có lương + Nghỉ ốm hoặc thai sản.
– Cách ghi chú trong mẫu bảng chấm công Excel
Mỗi người chấm công sẽ có cách ghi chú riêng khi đi làm cả ngày, nửa ngày hay nghỉ không bắt buộc chỉ 1 loại ghi chú chỉ cần đồng nhất và dễ hiểu là được
Ví dụ:
- X – Đi làm cả ngày
- X/2 – Đi làm nửa ngày
- 0 – Nghỉ
– Hàm Excel được dùng để tạo bảng chấm công trong Excel
Thường bảng chấm công sẽ sử dụng hàm Counif (hàm đếm có điều kiện), các bạn tham khảo ở 2 hình dưới đây:
*Tính tổng số ngày làm việc của 1 nhân viên:
Ví dụ: Công thức tính tổng số ngày làm việc của nhân viên “Vũ Thị Huyền”:
=COUNTIF(D7:AH7,”x”)+1/2*(COUNTIF(D7:AH7,”x/2″))+0*(COUNTIF(D7:AH7,”0″))
*Tính tổng số công của tất cả nhân viên trong 1 ngày:
=COUNTIF(D7:D20,”x”)+1/2*(COUNTIF(D7:D20,”x/2″))+0*(COUNTIF(D7:D20,”0″))
Bảng chấm công là một công cụ quản lý nhân viên vô cùng hữu ích và phổ biến mà doanh nghiệp nào cũng cần có. Bảng chấm công cũng có thể xem là cuốn sổ ghi chép lại nhật ký đi làm của nhân viên trong doanh nghiệp.
Nhờ vào bảng chấm công mà doanh nghiệp có thể quản lý được nhân viên đã làm việc tất cả bao nhiêu ngày hay giờ tùy trong một tháng. Dựa vào ghi chép này, doanh nghiệp sẽ tính toán được một mức lương phù hợp, chính xác với thời gian và công sức mà nhân viên thực hiện công việc.
Xem thêm:
Trên đây là những mẫu bảng chấm công được cập nhật mới nhất 2022 và cách lập bảng chấm công Excel chi tiết. Hy vọng nội dung bài viết trên sẽ hữu ích cho các bạn đang làm công việc chấm công – tính lương trong doanh nghiệp. Kế toán Lê Ánh Chúc các bạn thành công trong công việc!
Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904 848 855/ Mrs Lê Ánh
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online – offline, khóa học hành chính nhân sự chất lượng tốt nhất hiện nay.
