Sự kiện sinh nhật không chỉ là một ngày kỷ niệm mà còn là dịp để xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật sẽ giúp sự kiện diễn ra thật hoành tráng, chuyên nghiệp, để lại ấn tượng sâu sắc trong tâm trí người tham dự. Trong bài viết dưới đây, HoaBinh Events chia sẻ tới bạn kinh nghiệm tổ chức sự kiện sinh nhật ý nghĩa nhất 2022. Hãy cùng tham khảo nhé!
Cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật
Ý tưởng tổ chức sự kiện
Đây là bước đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Nếu đây là buổi tiệc sinh nhật cá nhân thì việc tổ chức khá dễ dàng bởi nó đơn thuần là một ngày kỷ niệm. Còn nếu là tiệc sinh nhật của doanh nghiệp, bạn có thể tổ chức dưới nhiều hình thức tùy theo mục đích sự kiện ví dụ như tổ chức sự kiện sinh nhật như một lễ kỷ niệm, tổ chức như tiệc gala dinner, tổ chức kết hợp team building…
Lên ý tưởng là khâu quan trọng trong việc tổ chức tiệc sinh nhật
Chọn địa điểm tổ chức
Có rất nhiều địa điểm lý tưởng để tổ chức tiệc sinh nhật như nhà hàng, khách sạn, tại gia nếu không gian nhà bạn có sức chứa đủ số lượng khách mời. Sự kiện sinh nhật có thể được tổ chức trong nhà hoặc tại không gian ngoài trời tuỳ theo mong muốn của chủ tiệc. Bạn cần xem xét kỹ lưỡng yếu tố vị trí địa lý, cần đảm bảo địa điểm được chọn dễ dàng cho việc di chuyển.
Thời gian tổ chức
Thời gian lý tưởng để tổ chức sự kiện sinh nhật thường là vào buổi tối, khoảng từ 19h – 23h. Bạn sẽ có thời gian cả ngày để chuẩn bị và khách mời có thể tham dự đông đủ hơn vì buổi tối là khoảng thời gian rảnh rỗi của mọi người.
Danh sách khách mời tham dự
Bạn cần lên danh sách khách tham dự bữa tiệc một cách chu đáo để tiện cho việc sắp xếp không gian, in ấn thiệp mời và đặt tiệc phù hợp. Khách mời của cá nhân thường là bạn bè, đồng nghiệp, người thân trong gia đình. Còn đối với doanh nghiệp, khách mời thường là thành viên trong công ty, đối tác công việc, khách hàng thân thiết.
Bạn cần lên danh sách khách mời cụ thể để có được sự chuẩn bị tốt nhất
Dự trù kinh phí tổ chức
Đây là khâu rất quan trọng giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất phù hợp với ngân sách. Bạn cần chuẩn bị danh sách liệt kê những hạng mục cần thiết cho sự kiện với chi phí chi tiết. Sau đó tham khảo giá của các đơn vị cung cấp dịch vụ. Điều này sẽ giúp công tác chuẩn bị và tổ chức sự kiện sinh nhật nhanh chóng và suôn sẻ hơn.
Chuẩn bị hệ thống thiết bị sự kiện
Để tổ chức một sự kiện sinh nhật hoành tráng, bạn cần chuẩn bị rất nhiều thiết bị cần thiết như thiết bị sân khấu, khu vực khách mời, khu vực check-in; hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng; thiết bị ghi hình; bàn ghế sự kiện…
Chọn menu tiệc
Nếu là những bữa tiệc có quy mô nhỏ, bạn có thể lựa chọn teabreak, finger food – hai loại tiệc nhẹ được rất được ưa bày trí theo phong cách hiện đại, khiến không gian bữa tiệc thêm sang trọng. Đối với những bữa tiệc quy mô lớn, bạn có thể đãi khách với những bàn tiệc truyền thống hoặc tiệc buffet. Bên cạnh đó, việc lựa chọn menu phù hợp với khẩu vị của khách mời là điều vô cùng quan trọng.
Tiệc teabreak được bài trí theo phong cách châu Âu hiện đại
Lên kế hoạch dự phòng rủi ro
Một kế hoạch dự phòng rủi ro là rất cần thiết trong việc tổ chức sự kiện sinh nhật. Bản kế hoạch này sẽ bao gồm những rủi ro có thể xảy ra trong bữa tiệc, những phương án cụ thể để giải quyết tình huống đó, người chịu trách nhiệm từng trường hợp. Điều này sẽ giúp người điều hành sự kiện kịp thời điều phối để giải quyết sự cố nhanh chóng, không gây ảnh hưởng đến bữa tiệc.
HoaBinh Events – Đơn vị tổ chức sự kiện sinh nhật uy tín, chuyên nghiệp
Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, các chương trình sự kiện quy mô lớn nhỏ, HoaBinh Events tự tin sẽ đem đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức tiệc sinh nhật hoành tráng, để lại những ấn tượng tốt trong tâm trí khách mời tham dự. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện sinh nhật trọn gói với hệ thống thiết bị ánh sáng, âm thanh, sân khấu hiện đại, đội ngũ nhân sự chuyên môn cao cùng quy trình làm việc chặt chẽ, chuyên nghiệp.
Trên đây là kinh nghiệm xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật hoành tráng nhất, ý nghĩa nhất 2022. Nhanh tay gọi ngay tới hotline 0913 311 911 để được tư vấn và hỗ trợ.
