Hướng dẫn đầy đủ về cách tính lương và quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Xây dựng bảng lương, tính lương cho nhân viên theo quy định hiện hành của luật pháp Việt Nam là việc mà mọi nhà quản lý nhân sự cần phải nắm rõ.

Base Resources – Tiền lương luôn là một vấn đề nóng, được quan tâm hầu khắp các doanh nghiệp hiện nay. Đó là lý do việc quản lý C&B (Compensation & Benefits) là mảng khó nhất của nhân sự. Các quản lý nhân sự của các công ty dù lớn hay nhỏ đều cần nắm rõ quy định, nguyên tắc tính lương theo luật pháp Việt Nam và hiểu rõ các hình thức trả lương để lựa chọn chiến lược phù hợp với mô hình của từng doanh nghiệp.

 

Bài viết này sẽ giúp bạn biết rõ hơn về những nội dung sau:

1. Các nguyên tắc tính lương trong doanh nghiệp

2. Quy chế tiền lương và thang bảng lương

3. Quy định về các khoản trợ cấp và khấu trừ (bảo hiểm, trợ cấp, tiền làm thêm, hợp đồng lao động với người lớn tuổi)

4. Các hình thức trả lương và cách tính lương cơ bản

 

Cùng bắt đầu tìm hiểu chi tiết.

 

Các nguyên tắc tính lương trong doanh nghiệp

 

Nguyên tắc cơ bản của việc tính lương trong doanh nghiệp đó là phân cấp bậc lương cho từng vị trí. Trước khi tim hiểu về nguyên tắc tính lương trong doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ một số khái niệm sau:

 

• Tiền lương cấp bậc là tiền lương áp dụng cho công nhân căn cứ vào số lượng và chất lượng lao động của công nhân.
• Hệ số tiền lương cấp bậc theo những quy định của Nhà nước là căn cứ để doanh nghiệp dựa vào đó để trả lương cho người lao động theo chất lượng và điều kiện lao động khi họ hoàn thành một công việc nhất định.
• Mức lương là lượng tiền trả cho người lao động trong một đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng…) phù hợp với các cấp bậc trong thang lương. Thông thường, Nhà nước chỉ quy định mức lương bậc I hoặc mức lương tối thiểu với hệ số lương của cấp bậc tương ứng.
• Thang lương là quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa các vị trí giống hoặc khác nhau theo trình tự và cấp bậc. Mỗi bậc trong thang lương đều có hệ số cấp bậc và tỷ lệ tiền lương khác nhau so với tiền lương tối thiểu.
• Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là văn bản quy định về mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu về trình độ lành nghề của công nhân ở một bậc nào đó phải biết gì về mặt kỹ thuật và phải làm được gì về mặt thực hành.

 

Giữa các khái niệm trên có mối quan hệ chặt chẽ. Nhân viên hoàn thành tốt mức nào thì sẽ được xếp vào cấp bậc  lương tương ứng mức đó. Tất nhiên quyết định này chỉ được đưa ra sau khi hoàn thành quá trình đánh giá kỹ lưỡng, khoa học.

 

 

1. Khái quát về quy chế tiền lương và thang bảng lương

 

1.1. Quy chế tiền lương

 

a. Căn cứ và phạm vi của quy chế tiền lương

 

– Căn cứ Bộ luật lao động số 10/2012/QH13

– Căn cứ Luật làm việc – Luật số 38/2013/QH13

– Căn cứ Nghị định Số 153/2016/NĐ-CP – Căn cứ Luật Doanh nghiệp – Luật số 68/2014/QH13

– Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty

 

Những nội dung quy định trong quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Sở Lao động – Thương binh xã hội TP Hà Nội phê duyệt.

 

Phạm vi áp dụng cho toàn bộ người lao động đang làm việc trong công ty.

 

b. Nội dung mẫu quy chế tiền lương trong doanh nghiệp

 

Quy chế tiền lương trong doanh nghiệp là do từng doanh nghiệp quy định, vì vậy người quản lý cần cân nhắc các nguồn lực bên trong doanh nghiệp để đưa ra các giải pháp tài chính đúng đắn. Các thành phần thường có trong quy chế tiền lương của doanh nghiệp bao gồm:

 

• Quy định chung về các khoản lương

 

– Lương chính: được quy định theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP, là mức lương được trả cho nhân viên làm việc hành chính trong điều kiện bình thường.

– Lương đóng BHXH: được quy định tại thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH

– Lương thử việc: 85% mức lương của công việc (mức này quy định tùy doanh nghiệp).

– Lương khoán: lương dành cho các cá nhân làm công việc có tính chất thời vụ.

– Cách tính lương: trả lương theo ngày công chuẩn làm việc của tháng.

– Lương thời gian: áp dụng cho toàn thể nhân viên và lãnh đạo của công ty.

– Phụ cấp và trợ cấp:

+ Phụ cấp:

Các chức danh: Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kinh doanh được hưởng phụ cấp trách nhiệm. Ví dụ: Mức hưởng phụ cấp của Giám đốc là 3 triệu đồng, của Phó giám đốc là 2 triệu đồng,…

Toàn bộ nhân viên chính thức kí Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: mức hưởng phụ cấp tùy thuộc vào từng chức danh và được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động.

Những nhân viên ký Hợp đồng lao động dưới 3 tháng: mức phụ cấp được thỏa thuận và ghi rõ trong Hợp đồng.

+ Trợ cấp:

Mức hưởng trợ cấp được thể hiện chi tiết trong Hợp đồng lao động. Đây là việc mà nhân viên với các cấp quản lý khi thương thảo hợp động tự đàm phán và quy định rõ với nhau rồi mới ký.

Ví dụ: Nhân viên chính thức ký Hợp đồng lao động từ 6 tháng trở lên được hưởng tiền hỗ trợ thuê nhà 1-2 triệu đồng/ tháng.

 

• Cách tính và trả lương

 

– Nguyên tắc tính lương: chính xác về số liệu, đảm bảo thời gian trả lương theo đúng quy định

– Căn cứ tính lương: dựa vào thời gian làm việc trên bảng chấm công

– Tiền lương tháng = tiền lương chính + phụ cấp, trợ cấp (nếu có)/ 26 X số ngày làm việc thực tế

– Thời hạn trả lương: tùy thuộc vào quy định của từng công ty

– Tiền lương làm việc theo giờ: được quy định trong Bộ Luật lao động

Làm thêm vào ngày thường: tiền lương * 150% * số giờ làm thêm

Làm thêm vào ngày chủ nhật: tiền lương * 200% * số giờ làm thêm

Làm thêm vào ngày lễ tết: tiền lương * 300% * số giờ làm thêm

– Những ngày nghỉ được hưởng nguyên lương: nghỉ lễ, Tết; bản thân kết hôn, con kết hôn, cha, mẹ chết (cả bên chồng, vợ), vợ hoặc chồng, con chết, nghỉ phép…

 

Đọc thêm: Các công thức tính lương cơ bản trong doanh nghiệp

 

• Chế độ xét tăng lương

– Chế độ xét tăng lương: thời gian xét tăng lương trong năm tùy thuộc vào quy định mỗi công ty.

– Niên hạn và đối tượng được xét tăng lương: các nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và đã có đủ niên hạn 2 năm ở một mức lương.

– Thủ tục xét tăng lương: Phải được Ban lãnh đạo công ty hợp và xét duyệt.

– Mức tăng lương ở mỗi bậc lương: từ 10-20% của mức lương hiện tại.

– Chế độ thưởng:

Thưởng cuối năm (Tết âm lịch): Mức thưởng cụ thể tùy thuộc vào chất lượng làm việc của cá nhân và lợi nhuận năm đó của công ty.

Thưởng thâm niên: Nhân viên gắn bó với công ty tối thiểu từ 3 năm trở lên sẽ  được xét duyệt các mức hưởng thưởng thâm niên.

Thưởng lễ 30/4 & 1/5, Ngày Quốc khánh, Tết Dương lịch: Tùy thuộc vào chất lượng công việc và mức độ đóng góp của mỗi cá nhân đối với công ty.

Thưởng đạt doanh thu: nếu đạt doanh thu Ban Giám đốc đề ra sẽ được thưởng phần trăm doanh thu hàng tháng. Nếu vượt doanh thu sẽ được thưởng theo lợi nhuận thực tế của công ty.

 

 

Dưới đây là bản mẫu về quy chế tiền lương trong doanh nghiệp của Công ty kế toán Thiên Ưng (Nguồn: ketoanthienung.vn)

 

Quy định chung trong cách tính lương của doanh nghiệp

***

 

 

Cách tính các khoản phụ cấp và trợ cấp cho người lao động trong doanh nghiệp

***

 

 

Cách tính lương và trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp

***

 

 

Chế độ và thủ tục xét nâng lương cho người lao động trong doanh nghiệp

***

 

 

Chế độ thưởng cho người lao động trong doanh nghiệp

 

1.2. Thang bảng lương

 

Riêng với thang bảng lương, các quản lý nhân sự cần thuộc lòng cách xây dựng một thang bảng lương đúng chuẩn cho công ty, lập bộ hồ sơ đúng với yêu cầu của các cơ quan quản lý và đem tới đúng nơi quy định để nộp trình thông tin doanh nghiệp của mình. Thang bảng lương là điều mà chính phủ Việt Nam bắt buộc với các doanh nghiệp khi vừa mới được thành lập và phải thay đổi (nếu cần thiết) dựa trên những nghị định, thông tư mới của chính phủ.

 

Tìm hiểu chi tiết hơn tại bài viết: Cách xây dựng thang bảng lương hiện hành

 

Lưu ý lớn nhất khi xây dựng thang bảng lương trong thời gian này là việc mức lương tối thiểu chung tính từ tháng 1/2017 đã tăng lên 2.760.000 VNĐ/ tháng. Cụ thể:

 

– Vùng l: 3.980.000 đồng tháng (tăng 230.000 VNĐ).

– Vùng 2: 3.530.000 đồng tháng (tăng 210.000 VNĐ).

– Vùng 3: 3.090.000 đồng tháng (tăng 190.000 VNĐ).

– Vùng 4: 2.760.000 đồng tháng (tăng 180.000 VNĐ).

 

Doanh nghiệp cần lưu ý để có sự điều chỉnh phù hợp.

 

2. Quy định về các khoản trợ cấp và khấu trừ

 

2.1. Bảo hiểm

 

Các mức bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp mà doanh nghiệp phải đóng cho nhân viên của mình đã được quy định rõ tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH. Các bạn có thể theo dõi bảng tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm trong bảng sau:

 

Quy định hiện hành về mức đóng bảo hiểm trong doanh nghiệp

 

BH TNLĐ – BNN, viết tắt của Bảo hiểm tai nạn lao động, được áp dụng mới ngày 1/6/2017 sẽ điều chỉnh giảm từ 1% xuống 0,5%.

 

Ngoài các chi phí bảo hiểm, doanh nghiệp còn phải đóng quỹ công đoàn:

 

Phí Công Đoàn = 2% x Giá trị quỹ tiền lương đóng BHXH.

 

 

Về việc đóng bảo hiểm, mức lương phải đóng bảo hiểm có sự khác nhau giữa doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp tư nhân. Doanh nghiệp nhà nước trả lương theo bậc, ngạch, cấp quân hàm,… nên đã có quy định cụ thể của nhà nước cho số tiền phải đóng với mỗi cấp. Còn với doanh nghiệp tư nhân, tiền lương do nhân viên và phía quản lý tự thương lượng nên việc đóng bảo hiểm phụ thuộc vào lương thực tế và trợ cấp được quy định rõ bởi thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH.

 

Các khoản phụ cấp phải đóng bảo hiểm bao gồm phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực;… Các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm như tiền thưởng ý tưởng, tiền thưởng sáng chế, hỗ trợ xăng xe, tiền ăn giữa ca,…

 

Mức lương tối thiểu để tham gia đóng BHXH tương ứng như mức lương tối thiểu từng vùng, đối với lao động qua học nghề, có bằng cấp thì sẽ thêm 7%.

 

• Đối tượng tham gia đóng BHXH bao gồm:

– Những người có hợp đồng lao động ít nhất 3 tháng (kể cả trẻ vị thành niên dưới 15 nếu có hợp tác với một đơn vị nào đó)

– Người có hợp đồng lao động từ 1-3 tháng (trừ hợp đồng thử việc)

– Người lao động là công dân nước ngoài có giấy phép hành nghề

– Cán bộ công nhân viên chức theo quy định của pháp luật

– Các nhà quản lý doanh nghiệp, quản lý hợp tác xã có hưởng lương

– Công dân được cử đi học nước ngoài, hưởng lương trong nước

– Người lao động có 2 hợp đồng lao động trở lên sẽ đóng theo hợp đồng giao kết thứ nhất

 

• Đối tượng tham gia đóng BHYT bao gồm:

– Những người có hợp đồng lao động ít nhất 3 tháng (kể cả trẻ vị thành niên dưới 15 nếu có hợp tác với một đơn vị nào đó)

– Người lao động là công dân nước ngoài có giấy phép hành nghề từ 3 tháng trở lên

– Cán bộ công nhân viên chức theo quy định của pháp luật và các nhà quản lý doanh nghiệp

– Quản lý hợp tác xã có hưởng lương

– Người lao động có 2 hợp đồng lao động trở lên sẽ đóng theo hợp đồng giao kết thứ hai

 

• Đối tượng tham gia đóng BH TNLĐ – BNN bao gồm:

– Người có hợp đồng lao động từ 1-3 tháng (trừ hợp đồng thử việc)

– Người lao động là công dân nước ngoài có giấy phép hành nghề

– Người sử dụng lao động đóng cho người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc có giao kết HĐLĐ với các bên khác mà đã hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH và BH TNLĐ – BNN

 

• Đối tượng tham gia đóng BHTN bao gồm:

– Những người có hợp đồng lao động ít nhất 3 tháng (kể cả trẻ vị thành niên dưới 15 nếu có hợp tác với một đơn vị nào đó)

– Cán bộ công nhân viên chức theo quy định của pháp luật

– Các nhà quản lý doanh nghiệp, quản lý hợp tác xã có hưởng lương

– Công dân được cử đi học nước ngoài, hưởng lương trong nước

– Người lao động có 2 hợp đồng lao động trở lên sẽ đóng theo hợp đồng giao kết thứ nhất

 

• Đối tượng tham gia quỹ hưu trí, tử tuất bao gồm:

– Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn

– Người đi lao động nước ngoài theo hợp đồng

– Người hưởng chế độ phu nhân hoạc phu quân của một cơ quan đại diễn cho Việt Nam ở nước ngoài

– Người lao động tham gia BHXH hoặc bảo lưu BHXH

– Người lao động tham gia BHXH hoặc bảo lưu BHXH còn thiếu nhiều nhất 6 tháng để hưởng lương hưu hoặc nhận trợ cấp hằng tháng thì được phép đóng 1 lần các tháng còn thiếu để hưởng chế độ như quy định

 

• Phương thức đóng bảo hiểm hiện nay bao gồm:

– Đóng hằng tháng

– Đóng 3-6 tháng một lần

– Đóng theo địa bàn

 

Lưu ý: Trốn đóng BHXH sẽ bị phạt 7 năm tù.

 

2.3. Trợ cấp thôi việc / thất nghiệp

 

Căn cứ tính trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân theo hợp đồng lao động, được quy định trong bộ luật lao động.

 

Trường hợp người lao động làm việc theo nhiều hợp đồng lao động kế tiếp nhau theo quy định tại Khoản 2 Điều 22 Bộ Luật lao động, khi chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng thì thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho tất cả các người sử dụng lao động theo các hợp đồng lao động.

 

Trường hợp hợp đồng lao động cuối cùng do người lao động đơn phương chấm dứt trái pháp luật hoặc bị xử lý kỷ luật sa thải thì thời gian làm việc theo hợp đồng lao động cuối cùng không được tính trợ cấp thôi việc.

 

Trường hợp sau khi sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã mà người lao động chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chỉ trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm đối với thời gian người lao động đã làm việc cho mình và  cho người sử dụng lao động trước khi sáp nhập, hợp nhất, chia tách doanh nghiệp, hợp tác xã.

 

2.4. Tiền lương làm thêm / làm vào ban đêm

 

Người lao động có quyền được hưởng thêm lương trong thời gian họ làm thêm để gia tăng sản xuất, gia tăng khối lượng sản phẩm theo Khoản 1 Điều 97 của Bộ Luật lao động.

 

Tiền lương được quy định như sau:

 

– Làm thêm vào ngày thường: tiền lương * 150% * số giờ làm thêm

– Làm thêm vào ngày chủ nhật: tiền lương * 200% * số giờ làm thêm

– Làm thêm vào ngày lễ tết: tiền lương * 300% * số giờ làm thêm

 

Người làm thêm ban đêm được trả thêm ít nhất 30% lương theo Khoản 2 Điều 97 của Bộ Luật lao động. Ngoài ra, theo khoản 3, người lao động còn được thêm 20% lương tính theo đơn giá lương mà ban ngày họ làm việc. Người lao động cũng được trả thêm giờ khi họ làm việc vào các ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ Tết.

 

2.5. Hợp đồng lao động với người lớn tuổi

 

Người lao động lớn tuổi là người tiếp tục lao động sau độ tuổi lao động của mình. Hợp động thuê người lao động lướn tuổi cần phải thỏa mãn Khoản 2, 3 Điều 166 và Khoản 2, 3, 4 điều 167 Bộ Luật lao động. Người sử dụng lao động khi thương thảo với người lao động lớn tuổi cần đi kỹ các diều khoản và thức hiện các bổ sung cần thiết tùy từng trường hợp vào trong hợp đồng lao động.

 

3. Các hình thức trả lương và cách tính lương cơ bản

 

Có nhiều hình thức trả lương như: trả theo lương khoán, theo sản phẩm, theo doanh thu,… Mỗi hình thức lại có một công thức khác nhau. Tất cả đều phải đảm bảo nguyên tắc chính xác và đúng thời hạn.

 

Nếu trong trường hợp đặc biệt, không trả được lương đúng hạn thì thời hạn không được chậm quá 1 tháng nếu không từ ngày thứ 15 trở đi, doanh nghiệp sẽ phải chịu lãi suất tối thiểu khi huy động tiền gửi của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm trả chậm.

 

 

Base Payroll – Phần mềm xử lý bảng lương giúp đơn giản và tự động hóa toàn bộ quá trình trả lương của doanh nghiệp

 

 

Payroll sẽ tự động tính toán thông tin bảng lương cho từng nhân viên trong một chu kỳ được thiết lập sẵn, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tính lương hàng tháng, giảm thiểu sai sót trong tính toán và chuyên nghiệp hoá quá trình. Payroll đưa ra các thiết lập minh bạch, linh hoạt, phù hợp với nhiều bài toán lương phức tạp của các doanh nghiệp hiện nay:

 

• Xây dựng công thức và tự động tính toán bảng lương: Bộ biến mặc định vô cùng phong phú kết hợp với các trường thông tin cho phép tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp xây dựng công thức tính lương một cách linh hoạt và tiện dụng nhất. Các công thức excel được cài đặt dễ dàng và nhanh chóng. Sau đó hệ thống tự động tính toán sẽ giảm tỉ lệ sai sót và tiết kiệm thời gian.

• Tạo thông tin chu kỳ tính lương và chu kỳ thanh toán nhanh chóng tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp (hỗ trợ bảng lương phụ).

• Khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác, tự động kết nối và cập nhật dữ liệu thông tin từ các nguồn nhằm tự động tối đa quá trình tính lương:

• Base HRM: sau khi một quyết định tăng lương được phê duyệt hoặc các thay đổi về phúc lợi được nhập vào hồ sơ nhân sự trên Base HRM, hệ thống sẽ tự động cập nhật và mức lương mới sẽ được áp dụng ngay lập tức tại thời điểm đó. Điều này giúp hạn chế sai sót, giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự khi phải thay đổi dữ liệu đầu vào nhiều lần ở nhiều hệ thống khác nhau

• Base Checkin, Base Timeoff và Base Timesheet: Dữ liệu chấm công của nhân viên trên Base Checkin, số ngày nghỉ phép đã được phê duyệt trên phần mềm Base Timeoff cũng sẽ được tự động tổng hợp ở Base Timesheet và kết nối với Base Payroll để phục vụ cho quá trình tính lương cuối cùng.

• Thông tin bảng lương sau khi được đề xuất và phê duyệt sẽ được hiển thị và gửi về mail cho từng nhân viên.

• Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công: Nếu có vấn đề cần điều chỉnh thủ công, mọi lịch sử chỉnh sửa đều được lưu lại. Đồng thời nhân viên sẽ được thông báo về sự điều chỉnh này.

 

Xây dựng bảng lương và tính lương là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhân viên. Nếu trải nghiệm đó không đáng tin cậy, thường xuyên sai sót hoặc mất quá nhiều thời gian thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối.

 

Với Base Payroll, hy vọng doanh nghiệp có thể tập trung vào việc điều hành, phát triển con người và tăng trưởng kinh doanh, thay vì phải gặp khó khăn trong quá trình trả lương mỗi tháng.

 

Để tìm hiểu thêm về tính năng, bảng giá và nhận demo trải nghiệm ứng dụng tự động xử lý bảng lương Base Payroll, đăng ký NGAY TẠI ĐÂY.