Các số liệu kế toán được theo dõi tại các sổ kế toán. Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng. Cách ghi sổ nhật ký chung như thế nào là đúng có lẽ là câu hỏi của nhiều kế toán viên. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200 và 133.
1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ nhật ký chung.
Trước khi tìm hiểu về hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung, chúng ta cần có kiến thức về nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Sổ Cái;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2. Hướng dẫn về trình tự cách ghi sổ nhật ký chung
Dưới đây là hướng dẫn về trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
2.1. Hướng dẫn trình tự cách ghi sổ nhật ký chung hàng ngày
Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
2.2. Hướng dẫn trình tự cách ghi sổ nhật ký chung Cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
Vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3. Mẫu và hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung theo quy định của nhà nước
- Mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư 200
(Mẫu sổ S03a-DN theo TT 200/2014/tt-BTC ngày 22/12/2104 áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ)
- Mẫu sổ nhật ký chung theo thông tư 133
(Mẫu sổ S03a-Dnn theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ)
- Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung
– Cột Ngày, tháng ghi sổ: Là ngày hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ nhật ký chung
– Cột Số Hiệu: Là sổ Hiệu của các chứng từ như:
+ Là số Hóa đơn
+ Số phiếu thu, phiếu chi
+ Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Số Giấy báo nợ, Báo có
+ Số Phiếu kế toán
– Cột ngày, tháng: Là ngày ghi trên các Hóa đơn, chứng từ kế toán
– Cột Diễn giải: Khái quát nhất Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đảm bảo ngắn gọn, xúc tính, dễ hiểu
– Cột Đã ghi Sổ Cái: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
– Cột STT dòng: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
– Cột Số hiệu TK đối ứng: Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ kinh tế
Lưu ý: Khi mua Hàng hóa – phản ánh: Mua cái gì? Của ai/ đã hay chưa thanh toán
– Cột đã ghi Sổ Cái: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi và Sổ Cái.
– Cột STT dòng: Ghi sổ thứ tự dòng của Nhật ký chung
– Cột Số hiệu TK đối ứng: Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ kinh tế
Lưu ý: TK Nợ ghi trước, TN Có ghi sau
– Cột Nợ: Là nơi ghi giá trị bằng tiền của các TKKT ghi bên Nợ
– Cột Có: Là giá trị bằng tiền của các TKKT ghi bên Có
Công việc của kế toán hiện nay được hỗ trợ rất nhiều từ các phần mềm kế toán chuyên dụng được thiết kế phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng doanh nghiệp cũng như đúng quy định của nhà nước. Do vậy, công việc của các kế toán viên cũng trở nên đơn giản hơn, đạt độ chính xác cao hơn.
Những thông tin trong bài viết hy vọng đã cung cấp đầy đủ những kiến thức cơ bản về cách hướng dẫn ghi sổ nhật ký chung giúp bạn đọc có hình dung rõ ràng về vấn đề này.
Xem thêm:
>>> Thông tin chi tiết về sổ kế toán tổng hợp
>>> Những kiến thức cơ bản về các loại sổ kế toán chi tiết
