Nếu công việc của bạn yêu cầu thường xuyên phải trao đổi và liên lạc qua email thì việc tạo chữ ký email sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp, đồng thời để lại dấu ấn khó quên đối với đối tác và khách hàng của bạn.
Chữ ký Email là nơi người xem có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin của người gửi. Vậy tạo chữ ký như thế nào và làm thế nào để có một chữ ký đẹp và thật chuyên nghiệp? Hãy để SimERP hướng dẫn làm email marketing ở bước đầu tiên nhé!
Chữ ký Email là gì?
Chữ ký Email không giống như chữ ký thông thường của bạn, nó là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở cuối của mỗi nội dung email. Bạn không phải viết lại, mà chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống thêm vào tự động cuối nội dung email mỗi lần gửi.
Chữ ký cho email xuất hiện cuối cùng trong một nội dung của một email marketing không chỉ ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp của bạn.
Để có được 1 mẫu chữ ký cho email cá nhân chuyên nghiệp, bạn cần phải có logo, font chữ, màu chữ và sắp xếp các phần thông tin sao cho thật hài hòa và đẹp mắt. Chữ ký cho email có thể sẽ được trình bày dưới dạng hình ảnh hoặc văn bản.
Lợi ích của việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Đối với nhiều người thì việc tạo mẫu chữ ký cho email đẹp chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là công cụ hữu dụng cho những người biết tận dụng chúng. Đặc biệt với các doanh nghiệp, đây đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chiến lược email Marketing đánh mạnh vào thương hiệu.
Chữ ký cho Email không chỉ dùng cho doanh nghiệp mà mỗi cá nhân cũng đều có thể sử dụng. Bởi nội dung trong phần chữ ký khi gửi đi giống như việc để lại tấm danh thiếp của bạn, từ đó dễ tạo ấn tượng cho người nhận.
Đặc biệt, chữ ký cho Email không những có thể tạo nên tín hiệu rõ ràng cho người nhận mà còn cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận biết được thương hiệu của bạn hay cá nhân bạn.
Tạo chữ ký trong Email giúp người nhận nắm được những thông tin quan trọng từ đó thuận tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc thể hiện rõ nhất khi nhìn vào một chữ ký Email đó là: Số điện thoại, địa chỉ, tài khoản mạng xã hội, website…
Nếu mỗi nhân viên trong doanh nghiệp cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký Email chung, điều đó sẽ xây dựng và khẳng định được thương hiệu vô cùng mạnh mẽ trong mắt khách hàng và đối tác.
Chữ ký trong Email có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu tổng thể. Làm cho khách hàng dễ dàng nhận ra doanh nghiệp của bạn đồng thời tạo nên sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.
Ngoài ra, chữ ký Email còn là một mẫu quảng cáo giúp bạn thực hiện các chiến dịch marketing tốt và hiệu quả hơn chỉ bằng một cú click chuột. Bởi trong chữ ký Email bạn có thể chèn được thông tin liên lạc, tài khoản mạng xã hội hay website của công ty.
Những yếu tố giúp tạo chữ ký Email chuyên nghiệp
Một chữ ký trong Email chất lượng phải đảm bảo đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ. Đó là thu hút sự chú ý từ người đọc và truyền đạt đầy đủ thông tin của bạn đến họ. Muốn làm được như vậy, khi thiết lập chữ ký Email bạn nên đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:
- Tên, chức vụ và doanh nghiệp: Tên của bạn cho người xem biết ai là người đã gửi email cho họ. Nếu bạn đại diện cho một doanh nghiệp, bạn nên thêm cả tên và chức vụ của bạn tại doanh nghiệp đó.
- Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ nên bao gồm cả website doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ của bạn.
- Đường link mạng xã hội: Thêm thông tin liên lạc truyền thông xã hội ở trong chữ ký email của bạn là một điều rất quan trọng. Hãy chọn những tài khoản mạng xã hội phổ biến và chuyên nghiệp nhất của bạn để liên kết. LinkedIn là một ví dụ. Tránh liên kết với các tài khoản xã hội phụ hoặc không liên quan.
- Logo (không bắt buộc): Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp hoặc sở hữu công ty của mình, hãy đính kèm logo thương hiệu trong chữ ký email của bạn.
- Thiết kế hồi âm: Tỷ lệ sử dụng điện thoại thông minh và những thiết bị di động khác ngày càng tăng. Bỏ qua các thiết bị di động có nghĩa là bạn đang bỏ lỡ cơ hội để tăng tỷ lệ mở và trả lời email. Vì vậy, thiết kế hồi âm điều chỉnh cho những người nhận trên di động là một điều cần thiết.
- Những quy định pháp luật: Một vài quốc gia có những quy định pháp luật riêng mà tất cả các công ty truyền thông, kinh doanh đều phải tuân theo. Hãy trao đổi với luật sư của bạn để xem rằng liệu quốc gia nơi doanh nghiệp của bạn đang hoạt động có ban hành điều luật cụ thể về quản lý chữ ký điện tử hay không.
Ngoài những thông tin trên, để thu hút được người nhận, thì bạn cần phải chú ý tới những yếu tố dưới đây.
- Hình ảnh: Chữ ký trong Email không bắt buộc cần có hình ảnh. Tuy nhiên, để gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh, logo là một điểm nhấn hoàn hảo cho email của bạn. Bạn nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng cần rõ ràng, sắc nét. Nếu hình ảnh trong email quá lớn sẽ làm cho tốc độ load chậm đi, dẫn đến email của bạn khi mở lên sẽ chậm hơn bình thường, điều này có thể làm cho người nhận cảm thấy khó chịu.
- Thiết kế chữ ký cho Email: Việc một chữ ý Email được thiết kế một cách chăm chút tỉ mỉ sẽ mang lại tính chuyên nghiệp. Bạn có thể áp dụng cách thiết kế theo dạng từ trên xuống. Với những phần thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại hay địa chỉ…hãy bôi đậm và chỉnh kích thước lớn hơn.
- Bố cục chữ ký: Bố cục của chữ ký cho Email cũng cần phải được tùy chỉnh một cách đơn giản, gọn gàng nhất có thể (không nên để chữ ở dạng bán phẳng hoặc phẳng và cần hạn chế thiết kế kiểu chữ 3D).
- Kiểu chữ: Nên sử dụng những kiểu chữ quen thuộc hiển thị rõ ràng như Times New Roman, Arial…Không nên sử dụng những kiểu chữ khó đọc như script hoặc calligraphy.
- Lựa chọn màu sắc: Để có thể thu hút người nhận thì khi thiết kế chữ ký Email bạn chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu.
Cách tạo chữ ký cho Email
Để tạo chữ ký cho Email, cách đơn giản nhất là sử dụng các công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi thiết kế xong, chữ ký sẽ được tự động thêm vào cuối nội dung mỗi email mà bạn gửi đi.
Sau đây là cách tạo ra chữ ký cho email trên ba trình gửi mail phổ biến hiện nay là Gmail, Outlook và HTMLSIG.
Tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Outlook
Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook và nhấn vào mục “New Email” để tạo email mới.
Bước 2: Click vào mục “Signature” (chữ ký) trong menu “Message”.
Bước 3: Khi hệ thống hiển thị thông báo, bạn hãy click vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
Bước 4: Tại đây bạn hãy điền tên cho chữ ký của mình và click vào “OK”.
Bước 5: Điền thông tin bạn muốn hiển thị trên chữ ký email vào khung “Edit signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, kiểu chữ, kích thước chữ và thêm hình ảnh hoặc logo vào theo ý mình.
Click “OK” sau khi hoàn tất.
Bước 6: Để thêm chữ ký vào email, bạn chỉ cần nhấn vào mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo.
Cách tạo chữ ký email trên Gmail
Tạo chữ ký email trên Gmail cũng vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở tài khoản Gmail của bạn. Sau đó, click vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.
Bước 2: Trong phần cài đặt chung, tìm mục Signature (Chữ ký) và đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó, bạn có thể nhập nội dung của chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.
Tương tự như Outlook, bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi màu, kiểu chữ, kích thước và thêm hình ảnh hoặc logo vào theo ý mình.
Bước 3: Sau khi đã thiết lập xong chữ ký, click vào nút “Save changes” để lưu thay đổi.
Lúc này, khi mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở phía cuối.
Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG
Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/. Website này cung cấp cho bạn 2 lựa chọn để tạo chữ ký: miễn phí và có tính phí. Tùy vào nhu cầu sử dụng thực tế bạn có thể chọn một trong hai.
Bước 2: Điền thông tin vào các mục tương ứng Main, Social, Disclaimer, Banner,…
Bước 3: Nhấn chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký của bạn.
Một số lời khuyên khi tạo mẫu chữ ký email
Ai cũng có thể tạo chữ ký cho Email, nhưng để tạo được mẫu chữ ký email đẹp mắt và chuyên nghiệp là điều không phải ai cũng làm được. Bạn có thể dựa trên những checklist dưới đây để nhìn nhận, đánh giá chữ ký Email của mình:
- Đơn giản
- Kết nối với các tài khoản mạng xã hội
- Sử dụng hình ảnh đẹp và chất lượng
- Kết hợp màu sắc hài hòa
- Sử dụng đen – trắng tương phản
- Nhất quán
Chữ ký Email đơn giản
Đừng tham lam bằng cách đưa vào quá nhiều thông tin. Điều này sẽ khiến cho chữ ký Email của bạn trở nên dày đặc, còn người nhận sẽ cảm thấy rất rối mắt và “bội thực” thông tin. Hãy giữ chữ ký cho Email của bạn đơn giản với đủ những thông tin cần thiết nhất.
Kết nối với các tài khoản mạng xã hội
Các kênh truyền thông xã hội là nơi khách hàng tương tác với bạn nhiều nhất. Đây có thể là một phần quan trọng trong chiến lược xây dựng và phát triển mối quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp.
Các thông tin liên hệ kênh truyền thông mạng xã hội đính kèm phải chính chủ và chuyên nghiệp. Nếu bạn không chắc chắn về một trang truyền thông xã hội cụ thể, bạn nên xem xét và loại bỏ tài khoản đó ra khỏi chữ ký trong Email của mình.
Sử dụng hình ảnh đẹp và chất lượng
Nếu bạn dùng một bức ảnh hoặc logo trong chữ ký cho Email của mình thì hình ảnh đó phải thật chất lượng, đẹp mắt và dễ nhận biết. Bạn nên tránh sử dụng những bức ảnh tự sướng hoặc những bức ảnh chất lượng thấp được cắt ghép từ những bức ảnh khác.
Đây là một vài gợi ý giúp bạn có được những bức ảnh đẹp và chuyên nghiệp nhất cho chữ ký cho Email của mình:
- Hình ảnh nên có kích thước nhỏ. Một bức hình quá lớn sẽ giảm tốc độ load email và mất nhiều thời gian chờ đợi cho người nhận.
- Dùng hình ảnh có màu nền trung tính. Một hình nền với quá nhiều chi tiết sẽ làm người độc khó chịu.
- Trang phục chuyên nghiệp. Đảm bảo tóc tai, quần áo được chải chuốt chuyên nghiệp.
- Ưu tiên sử dụng hình ảnh chụp cận cảnh thay vì ảnh toàn thân. (Khuôn mặt của bạn sẽ quá nhỏ với một bức ảnh toàn thân).
Kết hợp màu sắc hài hòa
Một trong những cách đơn giản nhất để tạo sự chú ý cho người nhận đó là sử dụng màu sắc. Người đọc sẽ để ý hơn tới chữ ký với màu sắc nổi bật. Tuy nhiên, đừng để quá nhiều màu sắc cho chữ ký của mình, vì nó có thể làm cho chữ ký của bạn trông trẻ con hoặc thiếu nghiêm túc. Đây là một vài lời khuyên về cách sử dụng màu sắc:
- Chọn một hoặc hai màu chủ đạo để phối hợp với nhau và bám sát vào hai màu sắc ấy.
- Không sử dụng quá nhiều màu sắc.
- Tránh dùng những gam màu đối lập mạnh (như tím và cam) trừ khi những màu này là màu sắc thương hiệu của công ty bạn.
- Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, bạn có thể sử dụng những gam màu tươi sáng. Đối với các lĩnh vực khác, bạn nên dùng những tông màu dịu.
- Đảm bảo màu sắc bạn chọn sẽ phù hợp với các hiện diện thương hiệu khác như webite, trang mạng xã hội, bộ văn phòng phẩm hoặc danh thiếp của bạn.
Sử dụng đen – trắng tương phản
Một chữ ký Email với màu sắc sặc sỡ sẽ không phù hợp với một vài thương hiệu và lĩnh vực. Việc sử dụng quá nhiều màu sắc có thể không phù hợp với hình ảnh và tiêu chí hoạt động của công ty. Hoặc nó có thể tạo ác cảm khi giao tiếp kinh doanh coi trọng hơn về hình thức.
Việc không sử dụng các gam màu nổi bật không có nghĩa rằng chữ ký của bạn không được để ý. Một chữ ký với màu đen và trắng có thể mang lại hiệu quả như những chữ ký sử dụng màu sắc sặc sỡ. Chìa khóa nằm ở cách thiết kế và sử dụng font chữ.
Thống nhất mẫu chữ ký Email trong doanh nghiệp
Nếu bạn đang làm việc cho một công ty hoặc tổ chức bạn nên tuân theo các chuẩn mực của doanh nghiệp khi tạo chữ ký cho Email. Thông thường việc thiết kế chữ ký trong trường hợp này bao gồm: tuyên bố về bảo mật, địa chỉ, liên kết Website và các tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là các thông tin cơ bản về cách tạo và tầm quan trọng của mẫu chữ ký email cá nhân mà bạn nên biết. Chữ ký Email mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời trong quảng bá thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp. Còn đợi chờ gì nữa mà không thiết kế ngay một chữ ký trong email chuyên nghiệp cho bản thân nào!
