Nếu công việc của bạn thường xuyên phải trao đổi và liên lạc qua email thì việc tạo chữ ký email trong nội dung văn bản của bạn sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp. Điều này sẽ dễ tạo được dấu ấn với khách hàng hay đối tác của bạn.
Vậy làm thế nào để có một chữ ký gmail chuyên nghiệp? Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu nội dung này tại đây.
Chữ ký email là gì?
Chữ ký gmail không giống như chữ ký thông thường của bạn, mà nó là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở phần cuối của mỗi nội dung email. Bạn không cần phải viết lại, mà chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống tự động thêm vào cuối nội dung email mỗi lần gửi mail.
Chữ ký email (Email Signature) là phần thông tin được xuất hiện cuối cùng trong một nội dung email marketing. Không chỉ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp.
Chữ ký email là gì?
Để sở hữu mẫu chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp cần phải có logo, font chữ, màu chữ, cách sắp xếp sao cho thật hài hòa và đẹp mắt. Theo các chuyên gia marketing thì để tạo chữ ký gmail bạn có thể tự thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào phía cuối nội dung email của bạn.
Lợi ích của việc tạo chữ ký email đẹp
- Chữ ký gmail không chỉ dùng cho công ty mà mỗi cá nhân đều cũng có thể sử dụng. Bởi nội dung trong phần chữ ký khi gửi đi giống như việc để lại danh thiếp của bạn, dễ tạo ấn tượng cho người nhận.
- Đặc biệt, chữ ký cho email không những tạo nên tín hiệu rõ ràng cho người nhận mà còn cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được công ty của bạn hay cá nhân bạn.
- Tạo chữ ký trong gmail còn giúp người nhận nắm bắt những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc thể hiện rõ nhất khi nhìn vào chữ ký đó là: Số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website….
- Mỗi nhân viên trong công ty cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký gmail chung. Nhờ đó sẽ khẳng định được thương hiệu vô cùng mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
- Chữ ký trong email có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. Làm cho người nhận email marketing sẽ nhận dạng được công ty của bạn và tạo được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.
- Ngoài ra, lợi ích của chữ ký còn là một mẫu quảng cáo giúp marketing rất tốt tới người nhận chỉ bằng một cú click chuột. Bởi trong chữ ký bạn có thể chèn được những thông tin hay website của công ty.
Những yếu tố nào giúp tạo chữ ký email ấn tượng
Không phải chỉ cần viết chữ ký gmail rồi để đó là xong. Bạn cần phải chú ý tới nội dung email marketing sao cho trình bày đẹp mắt, ấn tượng và chuyên nghiệp, để khiến khách hàng quan tâm hơn đến email của bạn.
Những yếu tố nào giúp tạo chữ ký email ấn tượng
- Hình ảnh: Tạo chữ ký trong gmail không bắt buộc cần hình ảnh. Tuy nhiên để thu hút với người nhận thì hình ảnh, logo là một điểm nhấn ấn tượng cho email của bạn. Nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng cần phải rõ ràng, sắc nét. Nếu hình ảnh trong email quá nặng sẽ làm cho tốc độ load chậm đi và email của bạn mở lên sẽ chậm hơn bình thường, điều này khiến cho người nhận khó chịu.
- Thiết kế chữ ký email: Việc một chữ ý email được thiết kế chăm chút tỉ mỉ sẽ mang lại tính chuyên nghiệp. Áp dụng cách design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Với những thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoải, địa chỉ… hãy bội đậm và chỉnh size kích thước lớn hơn. Không những thế, bố cục của chữ ký gmail cũng cần phải được tùy chỉnh 1 cách đơn giản, gọn gàng nhất có thể ( không nên để chữ ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, cần hạn chế thiết kế kiểu chữ 3D)
- Kiểu chữ: Nên sử dụng những kiểu chữ hiển thị rõ ràng. Không nên sử dụng những kiểu font chữ khó đọc như script hoặc calligraphy.
- Lựa chọn màu sắc: Để có thể thu hút người đọc thì khi cài đặt chữ ký gmail chuyên nghiệp chỉ nên dùng tối đa 3 màu.
Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Để tạo chữ ký gmail đẹp cũng không quá khó khăn, bởi có 2 công cụ có sẵn cực tiện lợi, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi đã tạo xong phần chữ ký, nó sẽ được thêm tự động vào cuối mỗi nội dung email mà bạn muốn gửi đi cho người nào đó. 2 công cụ có sẵn mà bạn thường xuyên sử dụng đó là Gmail và Outlook
Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook đẹp, ấn tượng
Bước 1: Đầu tiên mở trình Outlook và chọn vào mục “New Email” để tạo một email mới. Lựa chọn mục “New Email” ở góc trên cùng phía bên trái của trình Outlook
- Bước 2: Lựa chọn mục “Signature”. Đây là phần chữ ký trong menu “Message”.
- Bước 3: Lúc này hệ thống sẽ hiển thị 1 bảng thông báo. Lựa chọn vào nút “New… ” để thiết lập 1 chữ ký mới.
- Bước 4: Hệ thống ngay lập tức hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký email của mình và click vào “OK”.
- Bước 5: Điền phần thông tin muốn hiển thị ở trên chữ email vào trong khung “Edit signature” bên dưới. Với phần lựa chọn này bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ và lồng thêm hình ảnh/logo mà bạn mong muốn. Click vào nút “OK” khi đã hoàn tất nội dung bên trên. Điền nội dung cho chữ ký gmail mà bạn muốn
- Bước 6: Thêm chữ ký vào email, chỉ đơn giản bạn click mục “Signature” và lựa chọn chữ ký vừa này bạn thêm vào.
Cách tạo chữ ký trong gmail
Việc tạo một chữ ký trong gmail cũng vô cùng dễ dàng. Bạn có thể tham khảo những bước thực hiện dưới đây.
- Bước 1: Đầu tiện mở tài khoản Gmail của bạn lên. Tiếp đến, nhấn và lựa chọn vào biểu tượng răng cưa ở góc phản màn hình trên cùng và chọn “Setting”.
- Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung), tìm đến phần Signature (chữ ký). Đánh dấu vào vùng ô bên dưới của ô No Signature. Tiếp đến, nhập phần nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo và khung soạn thảo.
- Bước 3: Sau khi khởi tạo xong chữ ký gmail, tiếp tục lựa chọn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập
Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới lên, chữ ký gmail sẽ tự động được thêm vào ở cuối thư.
Những phần mềm hỗ trợ tạo chữ ký email đẹp
Tạo chữ ký email với HTMLSIG
Tại địa chỉ này, bạn sẽ có 2 lựa chọn để sử dụng đó là miễn phí và trả phí. Nếu không có quá nhiều yêu cầu thì bạn hãy nhấn vào Or Create a Free Signature để được sử dụng miễn phí dịch vụ này.
Tạo chữ ký email với HTMLSIG
Sau đó, bạn sẽ cần phải cung cấp các thông tin ở các ô như trong hình ở tab Main (phần thông tin chính).
Social là mục liên kết với các mạng xã hội mà bạn có để tăng tính năng quảng cáo cho thương hiệu của bạn. Disclaimer là những quy định về nội dung, bạn có thể ấn No để bỏ qua phần này.
Banner bạn có thể hiểu là hình biểu ngữ riêng của bạn. Style là mục điều chỉnh về màu sắc, font chữ, kích thước,… của chữ ký email marketing. Apps là phần liên kết các ứng dụng của cá nhân bạn, chỉ có thể sử dụng khi bạn đăng ký cho mình một tài khoản HTMLSig.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin liên hệ, bạn hãy ấn vào Create Signature để bắt đầu khởi tạo chữ ký. Khi phần khởi tạo kết thúc, bạn sẽ được đưa đến trang Preview với mẫu chữ ký email mà bạn đã tạo.
Nếu chưa ưng ý, bạn có thể chỉnh sửa lại bằng cách click vào nút Edit. Còn nếu đã ưng ý bạn hãy ấn Show source code để lấy mã nhúng HTML hoặc Download để lấy tập tin chữ ký sử dụng vào email của mình.
Tạo chữ ký email với HUBSPOT
Ngoài website htmlsig.com bên trên, thì sử dụng Hubspot cũng là cách tạo chữ ký gmail miễn phí mà bạn có thể thực hiện.
Tạo chữ ký email với HUBSPOT
Ở Main – phần thông tin chính, bạn có thể thêm Logo, tên, chức danh, email, số điện thoại, tên công ty, website, fax và địa chỉ,… Trong đó tab CTA và Certification để tạo lưu ý về nội dung email khi gửi cho người khác. Nếu bạn thấy không cần thiết thì có thể bỏ qua. Tab Social và Style thì tương tự như trên.
Tạo chữ ký email với phần mềm Canvato
Tạo chữ ký gmail với Canvato là giải pháp thiết kế được rất nhiều người sử dụng. Với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng với tùy chỉnh khác nhau. Với Canvato bạn được lựa chọn mẫu thiết kế và được hướng dẫn tạo chữ ký gmail sao cho thật nổi bật và chuyên nghiệp.
Có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng Canvato bởi tính tiện lợi trong việc tạo và phát triển chữ ký gmail thương hiệu.
Một số mẹo áp dụng chữ ký email marketing của bạn
Đặc biệt, chữ ký gmail cá nhân cũng có thể trở thành một mẫu quảng cáo vô cùng hữu ích và cung cấp đầy đủ những thông tin. Điều này giúp cho khách hàng có niềm tin hơn để sử dụng dịch vụ, sản phẩm, đăng ký hội thảo hay tối ưu chiến dịch email marketing hiệu quả nhằm đảm bảo mang lại giá trị chuyển đổi cao cho doanh nghiệp.
Bạn cần lưu ý:
- Một khẩu hiệu, slogan mô tả công ty, doanh nghiệp của bạn
- Một dòng mô ta, mời gọi dùng thử sản phẩm và dịch vụ
- Một lời mời khách hàng tham gia sự kiện, hội nghị
- Một liên kết giúp khách hàng có thể đăng ký nhận bản tin, email.
Ngoài ra, bạn nên giữ chữ ký gmail của mình luôn trong trạng thái cập nhật. Kiểm tra tính khả dụng những thông tin như: Tên công ty, doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ mail, website…
Với những thông tin vừa chia sẻ, chúng tôi hy vọng các bạn sẽ tạo được các mẫu chữ ký email cá nhân đẹp chuyên nghiệp để xây dựng thương hiệu cho cá nhân và doanh nghiệp. Để cung cấp cho người nhận những thông tin hữu ích trong quá trình trao đổi liên lạc trong công việc.
