Việc tìm kiếm các mẫu kế hoạch công việc bằng excel quả thực không phải là chuyện dễ trong khi chỉ cần search trên google tìm kiếm các kiểu lên kế hoạch thì các bạn sẽ có cho được vô vàn các kết quả tìm kiếm và việc lựa chọn trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Trong chuyên mục thủ thuật Excel này mình sẽ chia sẻ không chỉ đến cho các bạn những mẫu kế hoạch có sẵn bằng file microshoft excel mà còn mang đến cho bạn những thông tin và cách làm thế nào để tạo được một mẫu kế hoạch công việc cho riêng mình trên bảng tính ở phía dưới đây
Lý do nên lập kế hoạch theo dõi, quản lý công việc?
Thực chất nếu tìm hiểu lý do khiến người dùng nên lập những kế hoạch theo dõi và quản lý công việc thì chắc chắn sẽ không vào trong bài viết này của mình rồi. Trong mục này mình chỉ nêu cho đầy đủ ý về tác dụng của việc sử dụng mẫu kế hoạch công việc bằng Excel giúp cho các bạn có thể bao quát được toàn bộ công việc và thực hiện theo những kế hoạch đã đề ra trước đó. Theo đó thì những tác dụng của việc lập kế hoạc theo dõi, quản lý công việc như sau :
- Phân chia rõ ràng, giao việc hợp lý : Việc bạn có một mẫu kế hoạch về công việc sắp tới muốn thực hiện hay giao cho nhân viên. Điều này sẽ giúp tiến độ cũng như hiệu quả của công việc bạn sẽ có thể thấy được một cách đáng kể tiến trình cũng như cách vận hành và điều chỉnh sao cho tốt nhất
- Theo dõi công việc : Khi có một mẫu công việc thì bạn có thể theo dõi được tiến độ cũng như những khúc mắc trong quá trình thực hiện. Đây là điều tối quan trọng để đi đến được thành công của công việc đó
- Đánh giá tốt hơn : Khi đã có kế hoạch công việc thì việc theo dõi tiến độ của quá trình thực hiện sẽ giúp bạn quản lý hay vạch định rõ ràng hơn
Những kinh nghiệm tự lập kế hoạch công việc
Xác định mục đích lập kế hoạch công việc
Đầu tiên trước khi bắt tay vào việc lập và xây dựng kế hoạch công việc cho bản thân mình hoặc cho doanh nghiệp, công ty bạn cần phải nắm bắt được xem mục đích của mình khi tạo ra kế hoạch là để làm gì. Điều này không chỉ khiến cho bạn nắm được vạch đích khi công việc hoàn thành mà nó còn giúp người tạo kế hoạch biết được mình nên tạo khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành được tiến độ (mỗi một mẫu kế hoạch công việc thì chỉ nên áp dụng đối với khoảng thời gian dài hạn từ 6 tháng đến 1 năm và có thể ít hơn tùy từng cv)
Viết mô tả, giới thiệu về kế hoạch
Điểm tiếp theo mà bạn cần chú ý đó là viết những thông tin chung nhằm mô tả, giới thiệu kế hoạch mà mình sắp sửa tạo lập nên, qua đó những người xem sẽ biết được đây là mẫu kế hoạch như thế nào. Phần này các bạn có thể mô tả cho riêng mình, nhân viên hoặc sếp của mình để có được cái nhìn tổng quan và dễ hiểu nhất có thể về dự án mà sắp sửa triển khai
Xây dựng mục tiêu làm việc (SMART)
SMART là một trong những cụm từ viết tắt ( Specific Measurable Achievable Relevant Time bound ) để thể hiện tiêu chí làm việc cụ thể, rõ ràng và có thể thực hiện được. Trong đó nghĩa của nó như sau
- Specific (cụ thể) điều này có nghĩa rằng khi bạn lập kế hoạch thì nó được thực hiện cho ai
- Measurable (đo đạc) là một trong những khái niệm đo lường và biết được những kết quả chính xác hoặc gần đúng nhất
- Achievable (đạt được) là một trong những từ dùng để sử dụng khi người lập kế hoạch công việc cần phải sử dụng để áng chừng thời gian hoàn thành được dự án đó với số nhân sự hiện có hoặc sẽ bổ sung
- Relevant (mục đích) khi mọi thứ đều được xác lập thì bạn cần phải hiểu rằng liệu rằng Relevant (mục đích mong muốn) có ảnh hưởng đến mục tiêu đó hay không ? 2 điều này hoàn toàn khác nhau nhé
- Time bound (giới hạn thời gian) Mỗi một công việc thì đều có một lượng thời gian hoàn thành nhất định và người có kinh nghiệm xây dựng kế hoạch công việc thì đều có một cái nhìn tổng qua và chính xác nhất
Liệt kê nguồn lực thực hiện
Tiếp đến khi lập kế hoạch thì bạn cần phải xác định được số nguồn lực mà mình triển khai trong dự án này và có thêm nguồn lực mới hay không ? và nếu có thì thêm vào khoảng thời gian nào của dự án. Những nguồn lực này có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau bạn cần phải tùy vào mục đích lên kế hoạch mà phân bổ công việc sao cho hợp lý nhất
Người chịu trách nhiệm
Mỗi một công việc được giao trong mẫu kế hoạch của bạn cần phải có một người hoặc một bộ phận chịu trách nhiệm để hoàn thành đúng thời hạn deadline được bàn giao. Những người này cần thực hiện tiến độ đúng hoặc gần đúng với thời gian của kế hoạch nhằm giúp cho mục tiêu đề ra được gần hơn
- Xem thêm : Deadline là gì
Lập kế hoạch chiến lược
Sau khi đã tìm hiểu rõ mục tiêu, mục đích cũng như các số liệu và nguồn lực thực hiện dự án thì việc tạo ra một mẫu chiến lược trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Đối với những người mới bắt đầu xây dựng thì chắc chắn sẽ có nhiều cái chưa rõ thì các bạn có thể download các mẫu kế hoạch công việc bằng excel được mình chia sẻ ở phía bên dưới đây để tham khảo và tự hoàn thiện hơn nhé
Tổng hợp các mẫu kế hoạch công việc bằng excel
Bảng tiến độ thực hiện công việc theo ngày bằng excel
Trong mẫu này của Excel là một bảng thực hiện tiến độ công việc giao cho một người trong một dự án của công ty đó. Tại đây các bạn sẽ thấy được người thực hiện, tiến độ thực hiện là bao nhiêu % và những hạng mục nội dung cần hoàn thành. Để tải mẫu kế hoạch này các bạn nhấn vào đường dẫn bên dưới đây
Mẫu theo dõi công việc (To-Do) theo tháng bằng excel
Đây là một mẫu khác có thêm các tính năng chi tiết hơn dùng để giúp cho bạn (nếu ở cấp quản lý) có thể khảo sát được tốt về những nhiệm vụ mà cần nhân viên trong phong ban hoặc trong doanh nghiệp của mình thực hiện. Để tải mẫu danh sách to-do này các bạn nhấn vào đường dẫn bên dưới
Bảng kế hoạch quản lý tiến độ công việc bằng excel
Ở mẫu này là một bảng quản lý danh sách kế hoạc công việc trên Excel được áp dụng khá chi tiết và đầy đủ. Với bảng này các bạn có thể bao quát hết toàn bộ các kế hoạch đã giao cho người thực hiện. Để tải mẫu kế hoạch công việc bằng excel này về và sử dụng các bạn có thể nhấn vào đường dẫn phía dưới đây
Tổng kết
Trên đây thì mình đã chia sẻ đến các bạn về các mẹo và kinh nghiệm tạo kế hoạch công việc và cũng như các mẫu quản lý, theo dõi công việc này bằng excel rồi đó. Những mẫu kế hoạch công việc bằng excel này được mình chia sẻ lên drive của google nên số lượng download về máy trên một ngày sẽ có giới hạn mong các bạn thông cảm nhé
