Cách làm powerpoint đẹp và ấn tượng cho người mới bắt đầu

Đối với nhiều người powerpoint không còn là ứng dụng xa lạ nhưng liệu thật sự bạn đã hiểu hết về nó? Qua bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách làm powerpoint giúp bạn tạo những bản thuyết trình đẹp và ấn tượng.

1. Mở ứng dụng PowerPoint

Để tiến hàng các kỹ thuật nâng cao về powerpoint thì trước tiên bạn cần biết cách mở phần mềm powerpoint. Đầu tiên bạn cần cài đặt powerpoint về máy tính sau đó dùng công cụ tìm kiếm trên máy tính và viết “powerpoint“. Sau khi phần mềm xuất hiện bạn kích đúp 2 lần vào phần mềm để khởi chạy.

2. Thêm Slide mới trong PowerPoint

Trong thẻ Home các bạn chọn biểu tượng hình trang giấy trên chữ New Slide để thêm vào một trang slide trắng mặc định của PowerPoint. Nếu muốn chọn nhiều định dạng New Slide khác thì các bạn nhấn chọn vào chữ New Slide có hình mũi tên trỏ xuống dưới.

Tại đây có nhiều định dạng cho slide mới như Title Slide (slide tiêu đề), Title and Content (tiêu đề và nội dung), Two Content (hai nội dung)…và 3 lựa chọn cho bạn:

Duplicate Selected Slides: tạo slide mới giống hệt slide hiện tại.

Slides from Outline: tạo ra 1 slide từ Word hay Excel có sẵn.

Reuse Slides: sao chép toàn bộ nội dung, định dạng của một file PowerPoint mà bạn có sẵn.

Các bạn có thể thêm slide theo tùy chọn của bạn sao cho phù hợp.

3. Xóa Slide trong PowerPoint

Để xóa slide các bạn chọn slide cần xóa và nhấn nút Delete để xóa hoặc bạn có thể nhấn chuột phải vào slide cần xóa và chọn Delete slide.

4. Thêm nội dung trong Slide (textbox, hình ảnh, video, biểu đồ…)

Để slide thêm phần sống động bàn cần thêm các nội dung như hình ảnh, biểu đồ, chữ hiệu ứng giúp slide chuyên nghiệp và hấp dẫn. Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn thêm từng nội dung một.

4.1 Thêm textbox,

Tạo Slide Master

Thêm textbox: Chọn Insert -> Textbox. Tiếp theo chọn vùng cho textbox bằng cách nhấn giữ chuột và kéo chọn vùng, sau đó các bạn nhập nội dung cần thêm và di chuyển vị trí cho textbox.

Định dạng văn bản trong PowerPoint: Các bạn chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần định dạng và trong thẻ Home các bạn có thể định dạng chữ như trong Word và Excel.

Một số lưu ý khi định dạng chữ trên PowerPoint:

• Font chữ đơn giản, dễ đọc, tốt nhất là chân phương như: Tahoma, Arial… và không được sử dụng quá 2-3 font chữ.
• Cỡ chữ 28 trở lên, tiêu đề cỡ chữ khoảng 36-44 point.
• Sử dụng màu chữ tương phản với màu nền ví dụ: chữ sáng trên nền tối, chữ tối trên nền sáng.
• Tránh sử dụng toàn chữ hoa vì nó khó đọc, không sử dụng quá nhiều màu chữ.

Tạo Slide Master: Slide Master là công cụ giúp bạn định dạng một lần về font, cỡ chữ, màu chữ, hiệu ứng,… thì nó sẽ thay đổi định dạng ở tất cả slide. Slide Master được áp dụng cho tất cả các trang slide

Lưu ý: các bạn nên tạo Slide Master trước khi bắt đầu tạo các Slide riêng lẻ.

Để mở giao diện Slide Master, trên thẻ View các bạn chọn Slide Master.

Xuất hiện Slide Master, các bạn chọn Slide đầu tiên và bắt đầu định dạng chung cho tất cả slide: font chữ, cỡ chữ, màu chữ, hình nền, logo, hiệu ứng… Tại đây các bạn chỉ định dạng chung chứ không nhập bất kỳ bài viết nào vào đây, vì tất cả các định dạng này sẽ được hiển thị trong các slide hoặc khi thêm slide mới.

Sau khi thiết lập xong bạn đóng Slide Master lại và bắt đầu làm việc. Bạn kích vào Closr Master View

4.2. Thêm video, Audio cho slide

Các bạn cũng thực hiện tương tự thêm textbox đó là chọn Insert và chọn nội dung mà bạn muốn thêm: table (bảng), shapes (hình khối), Chart (biểu đồ), SmartArt (chọn cách thức trình bày nội dung ngắn gọn và khoa học), Video, Audio.. Sau đó chỉnh sửa phóng to thu nhỏ, di chuyển vị trí phù hợp.

4.3. Cách chèn hình nền vào powerpoint 2010

Để tạo hình nền sống động cho powerpoint bạn cần thực hiện những cách sau đây:

Cách 1: Sử dụng background có sẵn trong Powerpoint

Chọn Slide cần tạo hình nền (có thể chọn 1 hoặc nhiều slide) sau đó click vào tab Design chọn các mẫu nền tương ứng.

Cách 2: Thay đổi hình nền background trong Powerpoint

Bước 1: Click vào slide muốn thay đổi hình nền background (có thể chọn 1 hoặc nhiều (ctrl + A)) => Tiếp đến click chuột phải chọn Format Background

Bước 2: Chọn các tùy chọn cho nền background => Apply to all

Trong hộp thoại sẽ hiện nên các tùy chọn bao gồm Solid fill, Gradient fill, Picture or texture fill, Pattern fill, Hide back ground graphics. Với mỗi tùy chọn sẽ giúp bạn có những hiệu ứng khác nhau

Solid fill: Đổ màu cho background

Gradient fill: Đổ màu và tạo hiệu ứng nhạt dần cho background

Picture or texture fill: Thay hình nền cho background

Pattern fill: Tạo hiệu ứng có sẵn trong powerpoint

Hide back ground graphics: Để ẩn đi hình nền vừa tạo

Ở đây nếu bạn muốn tải một hình ảnh nền từ máy tính lên bạn sẽ chọn vào Picture or texture fill 

Texture: Chọn ảnh có sẵn từ powerpoint

Insert from: Tải ảnh lên từ máy tính bạn chọn File tìm đến ảnh muốn tải lên và ấn Insert. Nếu bạn kích đúp vào Tile picture as texture bạn có thể căn chỉnh vị trí ảnh ở mục Alignment hoặc theo phương X – Y. Transparency phủ lên lớp mờ trên ảnh

Ngoài ra khi bạn chọn Picture or texture fill bạn hoàn toàn có thể sử dụng thêm các hiệu ứng thay đổi màu sắc, làm nhòe ảnh,… ở các công cụ picture corrections – Thay đổi độ sáng của ảnh, picture color – Thay đổi màu sắc cho ảnh và Artistic Effects – tạo ảnh kiểu cổ điển.

4.4. Hướng dẫn làm mờ ảnh trong Powerpoint

Bước 1: Đê tạo hiệu ứng cho ảnh trước tiên bạn cần tải ảnh lên bạn vào Insert chọn pucture chọn ảnh muốn tải lên xong ấn Insert

Bước 2: Chọn tab format > chọn color > chọn hình ảnh theo độ mờ mong muốn

5. C

ách chạy slide trong powerpoint 2010

Để trình chiếu slide ta kích đúp vào Slide Show chọn From beginning(phím F5) – Trình chiếu từ trang đầu và From current slide (phím Shift + F5) –Trình chiếu từ trang hiện tại.

Trong khi trình chiếu, nhấn phím mũi tên sang phải hoặc mũi tên xuống dưới trên bàn phím để chuyển sang slide tiếp theo. Nhấn phím mũi tên sang trái và mũi tên lên trên để quay về slide trước. Nhấn phím Esc để thoát trình chiếu.

6. Tạo liên kết trong powerpoint

Bạn có thể tạo được các dạng liên kết trong một slide, tạo liên kết đến địa chỉ email, địa chỉ website, hay liên kết tới slide khác,… Với liên kết Hyperlinks này, bài thuyết trình của bạn trên PowerPoint sẽ linh động và hiệu quả hơn, không cần phải mở thủ công khi muốn tới một nội dung nào đó.

6.1 Cách tạo liên kết trong 1 slide PowerPoint

Chẳng hạn trong 1 slide, chúng có 1 hình khối và 1 hình ảnh. Bạn muốn nhấn vào hình khối đó thì hình ảnh sẽ hiển thị ra thì bạn cần thực hiện theo 2 bước sau đây.

Bước 1: Bạn tạo các hình khối và hình ảnh trên slide. Nhấn vào tab Animations rồi nhấn tiếp vào Add Animation để chọn hiệu ứng cho ảnh.

Bước 2: Sau khi chọn xong hiệu ứng chuyển động, tại phần Advanced Animationbạn chọnTrigger rồi nhấn vàoOn Click of và chọn tên khối hình.

6.2 Cách tạo liên kết Hyperlink trên PowerPoint

Việc tạo liên kết Hyperlink sẽ giúp khi bạn kích vào slide lập tức chuyển qua trang web hoặc mở một file bất kỳ mà bạn cài đặt. Thật tiện phải không nào?

6.2.1 Tạo liên kết tới slide

Bước 1: Trong slide muốn chèn các kết nối bạn nhấn vào tab Insert để thêm hình vẽ hoặc tạo nút liên kết. Tiếp đến click chuột phải vào hình khối và chọn Hyperlink.

Bước 2: Hiển thị giao diện mới bạn nhấn vào mục Place in this Document để liên kết nhanh tới bất kỳ một slide nào có trong file PowerPoint.

Khi click vào từng slide sẽ hiển thị giao diện nội dung bên cạnh tại khung Preview. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc chọn đúng slide mà mình muốn liên kết tới. Cuối cùng nhấn OK để hoàn thành tạo liên kết.

6.2.2 Tạo nút liên kết trang web

Bước 1: Truy cập vào trang web muốn tạo nút liên kết trên slide PowerPoint rồi tiến hành sao chép đường dẫn trang web.

Bước 2: Cũng mở Hyperlink liên kết cho nút liên kết. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhấn vào Existing File or Web Page và dán URL trang web đã sao chép vào thanh Address. Nhấn OK để lưu lại.

6.2.3 Tạo liên kết mở file trên PowerPoint

Tại nút liên kết tới slide trên PowerPoint, bạn nhấn chuột phải và chọn Hyperlink. Tiếp đến trong giao diện mới nhấn chọn vào Existing File or Web Page. Tiếp đó tìm tới file hay thư mục mà chúng ta muốn liên kết nhanh. Nhấn OK để lưu lại.

Lưu ý: Để xóa liên kết Hyperlink đã tạo trên PowerPoint, nhấn chuột phải vào nút liên kết rồi chọn Remove link.

7. Cách viết chỉ số dưới trong powerpoint

Có rất nhiều cách viết được chỉ số trên chỉ số dưới tuy nhiên tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn cách viết đơn giản nhất bằng tổ hợp phím giúp bạn tiết kiệm thời gian. Để thực hiện điều đó bạn cần bôi đen ký tự mà bạn muốn chuyển.

Ấn Ctrl + Shift + += nếu bạn muốn gõ chỉ số trên

Ấn Ctrl + += nếu bạn muốn gõ chỉ số dưới 

8. Cách lưu powerpoint

Hiện tại powerpoint đang hỗ trợ rất nhiều định dạng bạn hoàn toàn có thể lưu powerpoint dưới dạng pdf hoặc video,… Sau đây mĩnh sẽ hướng dẫn các bạn lưu file dưới 3 định dạng cơ bản.

8.1 Lưu file thuyết trình

Chọn File -> Save (hoặc tổ hợp Ctrl + S), xuất hiện hộp thoại Save as các bạn chọn đến thư mục lưu và nhập tên file trong phần File name. Nhấn Save để lưu file.

8.2 Chuyển powerpoint sang pdf

Để chuyển file powerpoint sang pdf bạn cần thao tác như sau:

Chọn File -> Save (hoặc tổ hợp Ctrl + S), xuất hiện hộp thoại Save as các bạn chọn đến thư mục lưu và nhập tên file trong phần File name. Tiếp theo ở mục Save as type bạn chọn định dạng PDF và cuối cùng ấn Save để lưu flie

8.3 Chuyển powerpoint 2010 sang video

Đôi khi bạn cần phải chuyển đổi file trình chiếu PowerPoint 2010 của bạn sang dạng video (wmv) để có thể trình diễn trên một máy không sử dụng Microsoft PowerPoint 2010. Bạn cần làm theo các bước sau đây.

Bước 1: Mở File bạn muốn chuyển đổi và ấn vào File => Save & Sent => Create a video

Bước 2: Thiết lập chất lượng video

Tại góc bên phải bạn cần chú ý:

Compoter & HD Displays: Chọn độ phân giải video

Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Lựa chọn thêm cho slide

Sau khi lựa chọn xong bạn ấn vào Create Video tại đây bạn tiến hành đổi tên và Save lại file

Trên đây là những hướng dẫn của mình về cách làm powerpoint hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn tạo được những powerpoint đẹp và ấn tượng.