Từ ngày 05/3/2020, khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực thì thể thức trình bày văn bản có nhiều thay đổi. Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến các biểu mẫu văn bản hành chính được ban hành kèm theo Nghị định này.
Có tới 29 loại văn bản hành chính
Theo Điều 7 Nghị định 30, văn bản hành chính gồm 29 loại sau:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Tuy nhiên, tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 30 chỉ quy định 25 mẫu trình bày văn bản hành chính (trừ 04 loại: bản thỏa thuận, hợp đồng, bản ghi nhớ, thư công).
Biểu mẫu 25 văn bản hành chính
Nghị quyết (cá biệt)
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.1_–_Nghi_quyet_(ca_biet)_1011143252.do
Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.2_–_Quyet_dinh_(ca_biet)_quy_dinh_truc_tiep_1011143252.doc
Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.3_–_Quyet_dinh_(quy_dinh_gian_tiep)_1011143252.doc
Mẫu dùng chung cho: Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Giấy ủy quyền, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.4_–_Van_ban_co_ten_loai_1011143252.doc
Công văn
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.5_–_Cong_van_1011143252.doc
Công điện
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.6_–_Cong_dien_1011143252.doc
Giấy mời
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.7_–_Giay_moi_1011143252.doc
Giấy giới thiệu
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.8_–_Giay_gioi_thieu_1011143252.doc
Biên bản
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.9_–_Bien_ban_1011143252.doc
Giấy nghỉ phép
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/10/Mau_1.10_-_Giay_nghi_phep_1011143252.doc
Biểu mẫu văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Ảnh minh họa)
Một số nội dung cần chú ý khi trình bày văn bản hành chính
Khi trình bày văn bản hành chính, ngoài việc phải tuân theo các biểu mẫu “chuẩn” thì cũng cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ:
Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
– Địa danh và thời gian ban hành văn bản:
* Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở Trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
* Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
– Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
– Chữ ký người ủy quyền: Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
Trên đây là các biểu mẫu văn bản hành chính. Nếu có bất cứ thắc mắc nào về pháp luật, độc giả liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ.
