Ở các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, hay cả trường học thì việc sử dụng biên bản sự việc là rất cần thiết. Đây không chỉ là loại văn bản được lập ra để xử lý vi phạm mà còn có chức năng lưu trữ lại thông tin toàn bộ buổi họp, những nội dung đã được trao đổi.
Vậy thì bạn đã thật sự hiểu một biên bản sự việc là gì? Vào năm 2022 thì mẫu biên bản nào là chuẩn nhất? Và biên bản sự việc nên có nội dung như thế nào? Hãy cùng Cẩm Nang Mua Bán tìm hiểu với những thông tin sau đây nhé!
Biên bản sự việc là gì?
Biên bản sự việc hay còn có thể gọi là biên bản làm việc là thể loại giấy tờ vô cùng cần thiết trong các buổi làm việc của các cơ quan, doanh nghiệp hay công ty. Dùng để ghi lại một cách đầy đủ nhất các sự việc đã xảy ra trong cuộc họp, trao đổi với đối tác.
Xem thêm >>> Mẫu biên bản làm việc mới nhất
Thông thường thì biên bản sự việc sẽ được các thư ký hoặc trợ lý giám đốc chuẩn bị và thực hiện toàn bộ nội dung.
Biên bản sự việc không chỉ được sử dụng thông dụng ở các doanh nghiệp, cơ quan hành chính. Mà còn được sử dụng rộng rãi ở các buổi trao đổi làm việc ở các trường Đại học, sự kiện như Đại hội Đoàn, Đảng, các cấp,…
Khi nào dùng đến biên bản sự việc
Mục đích của biên bản sự việc là để ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng của buổi họp, hay buổi trao đổi. Các doanh nghiệp cũng không có những yêu cầu khắt khe về hình thức trình bày đối với biên bản sự việc, vì đây không phải loại văn bản có giá trị pháp lý.
Biên bản sự việc thường dùng để lưu trữ lại các thông tin cần thiết để làm minh chứng cho buổi họp, buổi làm việc. Bên cạnh đó cũng sẽ giúp cho những người vắng mặt có thể dễ dàng theo dõi được nội dung buổi họp.
Cụ thể biên bản sự việc sẽ được sử dụng phổ biến trong các trường hợp sau:
-
Các buổi họp, trao đổi có số lượng đông, quan trọng cao
-
Buổi họp để trao đổi ý kiến về một việc gì đó giữa hai người hoặc nhiều người
-
Những buổi họp mặt quy mô trường Đại học, hay các buổi bầu cử, biểu quyết,…
- Cá nhân vi phạm hành chính, cơ quan/công ty/nhà ở bị mất trộm tài sản, xảy ra tai nạn giao thông,.. đều cần phải có biên bản sự việc.
Xem thêm >>> Tìm việc làm kế toán tại Hà Nội lương cao hấp dẫn
Hướng dẫn tạo lập Biên bản sự việc
Thực chất để hoàn thiện một biên bản sự việc hoàn chỉnh thì không phải là việc khó. Thế nhưng người viết cần phải nắm được những thông tin, những nội dung cơ bản bắt buộc phải có trong một biên bản sự việc khác nhau.
Cùng tìm hiểu xem cách để tạo lập ra một biên bản sự việc nhé!
Một số yêu cầu chung
Tuy mỗi công ty, mỗi cơ quan hay cả về chức năng mỗi biên bản sự việc sẽ khác nhau. Nhưng mỗi một biên bản sự việc thì đều sẽ có chung một yêu cầu cơ bản để đảm bảo tính thống nhất và tính xác thực như nhau:
-
Đảm bảo toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi trao đổi, buổi họp phải được ghi nhận một cách rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu.
-
Người thực hiện biên bản sự việc phải trung thực, cẩn thận ghi lại tất cả những chi tiết quan trọng. Tránh việc lơ đãng hay để cảm xúc cá nhân làm ảnh hưởng đến tính chân thật của biên bản.
-
Nên sử dụng từ ngữ dễ hiểu, sắp xếp thông tin một cách mạch lạc, có tính trọng điểm, không dài dòng.
-
Thông tin được ghi nhận bắt buộc phải hợp lý, theo trình tự và chặt chẽ.
Về mặt cơ bản, một biên bản sự việc cần có đầy đủ các thông tin cơ bản dưới đây để có thể trở thành một biên bản hợp lệ, có giá trị lưu trữ và tính đảm bảo chân thật.
-
Tiêu ngữ – Quốc hiệu
-
Thời gian, địa điểm (lúc diễn ra sự việc)
-
Tiêu đề của biên bản
-
Thời gian, địa điểm (lúc lập biên bản)
-
Những người đến tham dự – chứng kiến sự việc
-
Nội dung (đã diễn ra trong suốt quá trình làm việc
-
Phần kết thúc: Thời gian dừng trao đổi, thời gian có hiệu lực của biên bản, số trang,…
-
Ký tên (người lập, minh chứng cho biên bản sự việc)
Xem thêm >>> Agenda là gì? Bí quyết thực hiện một Agenda hiệu quả
Về hình thức
Dù cho biên bản sự việc được lập ra với mục đích nào, hay gửi cho cơ quan nào đi nữa. Thì đều phải đảm bảo về mặt hình thức, trình bày rõ ràng, cẩn thận và hợp lý:
-
Từ ngữ nên đơn giản, ngắn gọn, nêu vấn đề một cách khái quát nhất.
-
Cân nhắc không sử dụng các từ ngữ có hàm nghĩa thiếu tôn trọng, thiếu văn minh – lịch sự, dễ gây hiểu lầm khi đọc.
-
Trình bày một cách cụ thể, gọn gàng, không được bôi xóa, gạch bỏ.
-
Nếu thực hiện biên bản bằng máy tính, nên chú ý chỉnh lề, kiểu chữ đã được yêu cầu thường lệ.
-
Bắt buộc điền đầy đủ các thông tin cần thiết
Về nội dung
Tuy mỗi biên bản sự việc đều có một chức năng riêng biệt, nhưng đều sẽ có những yêu cầu cơ bản giống nhau về mặt nội dung mà tất cả các biên bản đều phải đảm bảo thỏa mãn:
-
Nội dung trong biên bản phải hợp pháp, không mang ý nghĩa thỏa thuận
-
Ghi chép đầy đủ các nội dung trong buổi trao đổi, nên linh hoạt sắp xếp để biên bản trở nên hợp lý và dễ hiểu hơn.
-
Cẩn thận ghi lại những nội dung quan trọng mà đã được hai bên thông qua, đồng ý tiến hành. Dù cho nếu hai bên không tìm được tiếng nói chung sau buổi trao đổi, thì người lập biên bản cũng nên ghi nhận lại.
-
Để biên bản sự việc có giá trị và thống nhất hơn, thì cần có chữ ký xác nhận của cả lãnh đạo hai bên và cả người chứng kiến.
Một số mẫu biên bản sự việc
Mỗi biên bản sự việc khác nhau đều phải có một nội dung thay đổi linh hoạt khác nhau. Để đáp ứng đầy đủ thông tin cần thiết cho sự việc được miêu tả một cách chuẩn xác và đầy đủ nhất.
Sau đây Muaban.net sẽ đem đến cho bạn đọc những mẫu biên bản sự việc cơ bản nhất được sử dụng rộng rãi vào năm 2022, mà bạn đọc có thể tham khảo và sử dụng!
Xem thêm >>> Cách viết đơn xin nghỉ việc, tải các mẫu đơn nghỉ việc mới nhất năm 2022
Biên bản sự việc vi phạm hành chính
Một biên bản sự việc vi phạm, cụ thể là vi phạm hành chính. Đây là biên bản lập ra giữa một cơ quan, tổ chức đối với một cá nhân. Vì thế nên bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản: thông tin của đơn vị lập biên bản, người bị lập biên bản, ý kiến của hai bên, thông tin của người chứng kiến,…
Sau đây là mẫu biên bản vi phạm hành chính dành cho năm 2022, mà bạn có thể tham khảo!
Xem và tải mẫu văn bản tại tại đây >>> BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH
Biên bản sự việc mất trộm
Một biên bản sự việc báo mất trộm, ví dụ ở đây là biên bản mất trộm tài sản công ty. Những thông tin bắt buộc phải có: Thông tin người chứng kiến, người trực tại công ty thời điểm mất, người lập biên bản, kê khai lại những tài sản đã mất,…
Dưới đây là một biên bản sự việc mất trộm tài sản công ty cơ bản chuẩn nhất của năm 2022, mời các bạn đọc cùng tham khảo!
Xem và tải mẫu văn bản tại tại đây >>> BIÊN BẢN MẤT TÀI SẢN CÔNG TY
Biên bản sự việc đánh nhau
Đối với một biên bản sự việc đánh nhau, biên bản cần cung cấp đầy đủ thông tin của những người liên quan đến sự việc, người có mặt chứng kiến và cả người lập ra biên bản. Cụ thể ngày giờ, địa điểm nơi xảy ra vụ việc, ghi nhận rõ ràng về nguyên nhân cũng như diễn biến sự việc, cùng với chữ ký xác nhận.
Dưới đây là mẫu biên bản sự việc đánh nhau chuẩn nhất cho năm 2022, mà các bạn đọc có thể tham khảo!
Xem và tải mẫu văn bản tại tại đây >>> BIÊN BẢN SỰ VIỆC ĐÁNH NHAU
Biên bản sự việc tai nạn giao thông
Một biên bản sự việc tai nạn giao thông cần có đầy đủ thông tin của người lập biên bản, người chứng kiến và đầy đủ thông tin mô tả diễn biến của vụ tai nạn. Và phải ghi cả cam kết về sự chân thật của biên bản, kèm theo đó là chữ ký xác nhận.
Dưới đây là mẫu biên bản sự việc tai nạn giao thông chuẩn nhất vào năm 2022, mời bạn đọc tham khảo!
Xem và tải mẫu văn bản tại tại đây >>> BIÊN BẢN SỰ VIỆC TAI NẠN GIAO THÔNG
KẾT
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết nhất về biên bản sự việc, cũng như những mẫu biên bản phổ biến nhất trong đời sống mà bạn đọc có thể tham khảo.
Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn về biên bản sự việc và sẽ có ích cho quá trình làm việc, cũng như trong cuộc sống đời thường của bạn. Hãy cùng tham khảo những bài viết bổ ích tiếp theo tại Mua Bán nhé!
___Tú Sương___
>>>Có thể bạn quan tâm:
