Ý NGHĨA CỦA NHỮNG KÝ HIỆU HOÁ ĐƠN
1. Ký hiệu mẫu số hoá đơn (Mẫu hoá đơn):
01
GTKT
3
/
001
6 ký tự đầu
số liên
thứ tự mẫu
– Ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự
+ 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn
+ Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn
+ 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
+ 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
+ 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
– Ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng – 01GTKT
+ Hóa đơn bán hàng – 02GTTT
+ Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) – 07KPTQ
+ Các chứng từ được quản lý như hóa đơn:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ – 03XKNB
Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý – 04HGDL
– Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…
– Đối với tem, vé, thẻ:
+ Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.
+ Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.
Hướng dẫn cách lập một số tiêu thức trên hoá đơn điện tử
2. Ký hiệu hoá đơn:
HP
/
18
P
Ký tự phân biệt
Năm phát hành
Hình thức hóa đơn
Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.
– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
– 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn và hình thức hoá đơn:
+ Năm thông báo phát hành hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành;
+ Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:
E: Hoá đơn điện tử,
T: Hoá đơn tự in,
P: Hoá đơn đặt in.
– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).
Ví dụ:
AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn phát hành năm 2011; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử;
AB/12T: trong đó AB: là ký hiệu hóa đơn; 12: hóa đơn phát hành năm 2012; T: là ký hiệu hóa đơn tự in;
AA/13P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: hóa đơn phát hành năm 2013; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.
– Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành).
Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:
01AA/11P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, phát hành năm 2011;
03AB/12P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, phát hành năm 2012.
Chúc các bạn làm tốt công việc kế toán!
