Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán có băn khoăn rằng: Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Mẫu biên bản nào đúng và mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành?
>> Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78
>> Hướng dẫn xuất hóa đơn giảm thuế GTGT còn 8% theo Nghị quyết 43/2022/QH15, Nghị định 15/2022/NĐ-CP
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể bị mắc những sai sót về ngày, về số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Chính vì thế, biên bản điều chỉnh được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để giúp kế toán sửa các lỗi sai này.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ phát hiện ra sai sót trong nội dung sẽ được xử lý như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
-
Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.
Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
-
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
-
Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
-
Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
-
Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Như vậy, trong Trường hợp 2 ở trên, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh để ghi nhận sai sót và căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Tùy vào từng lỗi sai trên hóa đơn điện tử gặp phải khác nhau mà kế toán cần sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng.
Một số biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp như: sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền.
Kế toán có thể dowload miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn đơn điện tử dưới đây:
3.1 Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KẾ TOÁN MISA
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số……………….
……, ngày…..tháng…..năm….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày……. tháng……..năm………, tại văn phòng Công ty Dân Tài Chính, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty cổ phần MISA
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số…………., ký hiệu…………ngày …………đã kê khai vào kỳ Quý………và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu ………… ngày ……….., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: Máy tính để bàn 1000TTQ
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
1
2
3
4
5
6=4×5
01
Máy tính để bàn 1000TTQ
bộ
01
9.900.000
9.900.000
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Máy tính để bàn 1000TTQ
bộ
01
9.900.000
9.900.000
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
3.2 Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KẾ TOÁN MISA
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số…………….
……, ngày………tháng………năm …….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty cổ phần MISA
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, 8 Phố Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, số 8 Phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
>> Ký giấy tờ online dễ dàng với chữ ký số điện tử MISA eSign.
3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
>> TẢI MIỄN PHÍ MẪU BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI ĐÂY <<
3. Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh HĐĐT:
-
Ngày trên BBĐC hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
- Nội dung trên BBĐC phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập BBĐC và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
4. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh HĐĐT
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên MISA meInvoice
1. Vào mục Hóa đơn\ chọn tab Hóa đơn điều chỉnh.
2. Chọn Lập biên bản
3. Khai báo thông tin tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập BBĐC\ nhấn Lấy dữ liệu
4. Chọn hóa đơn cần lập BBĐC.
5. Nhấn Đồng ý.
6. Khai báo các thông tin chung trên BBĐC và lý do điều chỉnh.
7. Ký điện tử lên BBĐC.
Lưu ý: Có thể xóa BBĐC đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản
8. Nhấn Cất/ Cất và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
