Mẫu giấy đề nghị thanh toán sử dụng nhằm mục đích gì? Cách viết và điền thông tin như thế nào? Đây là những câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp đặt ra khi giải quyết và thực hiện các thủ tục tài chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc này.
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Mẫu giấy đề nghị thanh toán là đơn phê duyệt của người có thẩm quyền sử dụng để xin xác nhận khoản tài chính đã chi trả. Nói khách khác, mẫu đơn này được sử dụng để làm thủ tục xác nhận tạm ứng các khoản chi và yêu cầu thanh toán.
Trên thực tế, nếu thiếu những mẫu đề nghị thanh toán, doanh nghiệp rất khó quản lý các khoản tài chính. Điều này khiến doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc định hướng và lên kế hoạch phát triển kinh doanh. Thế nên, ngoài việc xác nhận sự minh bạch trong thu, chi, mẫu giấy đề nghị thanh toán còn là cơ sở để doanh nghiệp dự kiến bức tranh tài chính trong tương lai.
Giấy đề nghị thanh toán cần có những nội dung gì?
Để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, một mẫu giấy đề nghị thanh toán cần phải có đầy đủ những thông tin sau:
-
Đơn vị và địa chỉ tiếp nhận.
-
Họ tên người đề nghị thanh toán.
-
Nội dung thanh toán.
-
Số tiền.
-
Chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt.
Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà bạn lựa chọn đơn đề nghị thanh toán khác nhau. Chẳng hạn, Công ty TNHH An Thành khi thực hiện thu chi cần có sự xác nhận của thủ trưởng đơn vị. Do đó, mục chữ ký trong đơn xin xác nhận thanh toán sẽ thêm vào mục chức vụ này. Nhưng nhìn chung, những thông tin trên là yếu tố cơ bản cần phải có của một đơn đề nghị thanh toán hoàn chỉnh.
Các mẫu giấy đề nghị thanh toán
Tùy vào mục đích và khoản thu chi mà bạn sẽ chọn được phiếu đề nghị thanh toán thích hợp. Dưới đây là một số mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến:
Để chọn được phiếu đề nghị thanh toán thích hợp, bạn có thể dựa trên các hạng mục số tiền thu, chi, chức vụ của người phê duyệt để chọn được loại đơn chứa đầy đủ thông tin nhất.
Cách viết giấy đề nghị thanh toán
Cách viết mẫu giấy đề nghị thanh toán rất đơn giản. Cụ thể, mỗi phần thông tin sẽ được điền cụ thể như sau.
Đơn vị và địa chỉ tiếp nhận
Nhiều người cho rằng, phiếu đề nghị thanh toán được cá nhân sử dụng để trình bày các khoản thu chi nên thông tin về đơn vị tiếp nhận sẽ được lược bỏ. Điều này là hoàn toàn sai lầm. Việc điền đầy đủ thông tin về địa chỉ và đơn vị tiếp nhận nhằm mục đích thể hiện sự tôn trọng và xác nhận đúng đơn vị có thẩm quyền đưa ra quyết định phê duyệt các khoản tài chính đã thu, chi.
Họ tên người đề nghị thanh toán
Đây được xem là một trong những thông tin quan trọng không thể thiếu khi điền mẫu giấy đề nghị thanh toán. Hãy chắc chắn rằng, tên của người được điền vào mục này là cá nhân đã được ủy quyền để thu chi khoản tài chính.
Nội dung thanh toán
Nội dung thanh toán được xem là phần quan trọng nhất trong các mẫu đề nghị thanh toán. Đây là phần được trình bày chi tiết về các khoản thu, khoản tạm ứng và khoản tạm ứng chưa chi hết. Sự minh bạch này nhằm mục đích giúp người tiếp nhận dễ dàng thống kê và kiểm tra các khoản tài chính đã được sử dụng.
Nội dung thanh toán cần phải được trình bày ngắn, gọn, dễ hiểu. Nếu việc thu chi tài chính khác phức tạp, bạn có thể chọn các mẫu giấy đề nghị thanh toán trình bày rõ những đầu mục liên quan đến các khoản tài chính.
Số tiền
Thông thường, mục số tiền trong giấy đề nghị thanh toán sẽ có 2 mục là: tiền viết bằng số và tiền viết bằng chữ. Trong trường hợp số ghi không rõ, người tiếp nhận có thể căn cứ vào dòng chữ để xác định khoản thu chi và ngược lại.
Trách nhiệm khi viết giấy đề nghị thanh toán
Sau khi thu, chi theo nhiệm vụ được giao, người sử dụng khoản tài chính có nghĩa vụ viết đơn đề nghị thanh toán để trình bày rõ các khoản chi phí. Sau đó, phiếu đề nghị thanh toán sẽ được chuyển đến kế toán trưởng và những người có thẩm quyền để xác nhận.
Theo đó, người mua hàng cần ghi rõ nội dung thanh toán bằng cách liệt kê các khoản chi một cách rõ ràng. Nếu nhận thấy mọi khoản chi hợp lý, kế toán trưởng, giám đốc và các bộ phận có thẩm quyền sẽ ký xác nhận.
Thực tế, việc xác nhận thủ tục mất rất nhiều thời gian và liên quan đến rất nhiều đơn vị mua bán. Để việc kiểm tra các khoản chi được diễn ra minh bạch và lên kế hoạch tài chính ổn định, bạn có thể sử dụng dịch vụ đến từ đơn vị kiểm toán uy tín để đảm bảo an toàn.
Như vậy, một mẫu giấy đề nghị thanh toán cần phải có đầy đủ các thông tin như: đơn vị và địa chỉ tiếp nhận, họ tên người đề nghị thanh toán, nội dung và số tiền thanh toán. Theo đó, người đề nghị cần điền đầy đủ những thông tin này để đơn vị kế toán dễ dàng kiểm tra. Để đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm thời gian, bạn có thể liên hệ ngay đến Tim Sen để được tư vấn các dịch vụ kiểm toán một cách chi tiết nhất.
