Làm mục lục tự động trong Word giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng tính tiện dụng khi làm việc trên trình soạn thảo văn bản này. Mục lục là phần quan trọng nhưng thường bị nhiều người lãng quên. Điều này khiến cho văn bản nhiều nội dung trở nên thiếu chuyên nghiệp. Vậy tạo mục lục tự động trong Word như thế nào?
Trong bài viết dưới đây, Hoamitech.com sẽ hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 chi tiết mới 2022/2022. Theo dõi ngay bài viết để không bỏ lỡ những tip hay ho này nhé!
Giới thiệu đôi nét về mục lục
Mục lục là hệ thống các danh mục, đề mục của các loại tài liệu, sách vở, báo chí. Mục lục có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn tạo văn bản với Microsoft Word.
Lợi ích của việc làm mục lục trong Word?
- Giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian soạn thảo và định dạng. Thể hiện trình độ sử dụng Word thuần thục, chuyên nghiệp.
- Giúp cho văn bản đạt được những quy chuẩn về hình thức của các mẫu báo cáo, tài liệu.
Vì sao cần làm mục lục trong word?
- Dễ phân chia nội dung từng phần rõ ràng, mạch lạc.
- Có được các nhìn tổng quan cho nội dung bạn đang trình bày.
- Tạo sự trang trọng, đẹp mắt trong khi viết bài.
- Người đọc có thể dễ hiểu hơn, nắm rõ được mục chính và mục phụ.
Cách làm mục lục trong Word 2007, 2010, 2013, 2016
Hầu hết các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 đều có các bước tạo mục lục tự động giống nhau. Dưới dây là một số thủ thuật mà Hoamitech muốn chia sẻ để bạn có thể làm mục lục tự động cho Microsoft Word:
Lựa chọn nội dung mục lục
Để làm mục lục tự động bạn cần phải xác định rõ những tiêu đề chính và phụ. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents
Bước 1: Chọn phần nội dung cần có trong mục lục
Bước 2: Chọn Tab References -> Add Text -> Level (hãy chọn mức level phù hợp nhất)
- Những tiêu đề chính nên chọn level 1
- Những tiêu đề phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4
Cách 2: Sử dụng Heading Styles có sẵn trong tab Home
Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều.
Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục. Đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.
Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…
- Nếu bạn không tìm thấy Style bạn muốn, hãy click vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
- Nếu style bạn muốn không xuất hiện, click tiếp vào Save Selection as New Quick Style
Tạo bảng mục lục
Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục (thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu). Có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.
Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Tại đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn (Automatic Table) hoặc tự tạo theo ý muốn của mình (Custom Table of contents.)
- Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn bạn có thể chọn lên website của Office là Office.com gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn thêm mẫu.
- Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader (kiểu dạng khi bấm Tab) và None (không có gì).
- Format: Định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo
Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, trong trường hợp bạn tiến hành thực hiện các chỉnh sửa lên nội dung. Hãy cập nhật lại bảng bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung và chọn Update Table
Một điểm cần lưu ý là phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng Heading 1 là đề mục lớn, Heading 2 là đề mục phụ và tiếp tục như vậy với Heading 3,… Nếu bạn muốn đưa cả đề mục chính và phụ vào bảng mục lục. Bạn phải định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.
Cách làm mục lục trong
Word 2003 chuẩn xác nhất 2022
Với phiên bản word 2003, một phiên bản tương đối cũ, hiện ít được sử dụng đến. Thế nên quá trình tạo mục lục lại có chút khác biệt. Bạn có thể tạo mục lục bằng 2 cách: sử dụng khi soạn thảo văn bản và sử dụng tạo mục lục tổng hợp.
Cách 1: Sử dụng khi soạn thảo văn bản
Bước 1: Tạo Heading
Lưu ý: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục. Sau đó chọn Heading bằng việc nhấn chuột vào Format hoặc sử dụng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3“. Trong trường hợp bạn muốn lựa chọn style tùy chỉnh hãy thực hiện thao tác chọn Format -> Style and Formatting.
Bước 2: Để mục lục tự hiển thị theo định dạng
Khi đã lập chỉ mục xong, bạn hãy nháy đúp chuột tại trang muốn hiển thị mục lục. Truy cập vào trình đơn Insert -> Reference -> Index and Table -> Table of Contents… (lựa chọn) -> OK.
Cách 2: Sử dụng để tạo mục lục tổng hợp
Áp dụng với những văn bản có lượng nội dung quá lớn như giáo trình, tài liệu, sách, luận văn, công trình nghiên cứu… Các bước cần thực hiện như sau:
Bước 1: Vào View -> Outline -> Outline Level -> chọn Level mình muốn
Bước 2: Chọn văn bản hiển thị dạng Outline đặt chuột tại những tiêu đề bạn muốn hiển thị. Thiết lập level cho nó. Phần nội dung của tiêu đề thiết lập Body text.
Bước 3: Sau khi thiết lập level xong cho các tiêu đề bạn cần tạo ra những menu cho văn bản. Đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word. Vào References → Table of Contents → chọn mẫu bạn muốn.
Bước 4: Chọn Print layout/ View -> Print Layout để xem thành quả
Menu sau khi bạn đã hoàn thành xong những bước cơ bản phía trên đây:
Mời bạn xem video hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong word:
Thay đổi nội dung mục lục trong Word
Nếu bạn thêm hoặc xóa các Heading. Mục lục có thể được cập nhập bởi:
- Áp dụng các Heading hoặc đánh dấu các mục như đã nói ở trên
- Kích tab References trong nhóm Ribbon
- Kích Update Table, ở đây có 2 tùy chọn cập nhật mục lục:
- Update page numbers only: Chọn khi sửa tên heading, thêm trang là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ. Nếu bạn không sửa tên của các Heading. Mà chỉ chỉnh sửa văn bản dẫn đến thay đổi số trang thì chỉ cần chọn cập nhật số trang (Update page numbers only) là được.
Cách xóa mục lục trong Word
Để xóa mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:
- Kích tab References trên nhóm Ribbon
- Kích Table of Contents
- Kích Remove Table of contents.
Các lỗi thường gặp trong quá trình làm mục lục trong Word
Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục
Bạn vào cài đặt mục lục bằng cách: nhấp vào tab References > Table of Contents > Custom Table of Contents:
Trong Tab Leader > chọn …. > OK
Mục lục chỉ hiện 3 cấp (level)?
Bạn cũng vào cài đặt mục lục như trên, sau đó, trong phần Show levels. Bạn chọn các cấp mục lục muốn hiện, tối đa là 9. Và phải đảm bảo rằng, bạn đã đánh dấu các heading đủ theo cấp đã chọn thì nó mới hiện nhé.
Mục lục không hiển thị tất cả các heading
Lỗi 1: Mục lục không chứa tiêu đề bạn vừa thêm vào tài liệu của mình.
- Cách khắc phục: Cập nhật toàn bộ bảng mục lục. Nếu vẫn không hiển thị, hãy kiểm tra xem liệu một kiểu có được áp dụng cho tiêu đề bạn đang cố gắng đưa vào hay không. Nếu đúng, hãy áp dụng kiểu phù hợp và update lại mục lục.
Lỗi 2: Mục lục không hiển thị tất cả các cấp heading (tức là cấp 1 được hiển thị nhưng không hiển thị một tiêu đề phụ).
- Cách khắc phục: Điều này có thể liên quan đến việc không áp dụng kiểu (xem ở trên) hoặc mục lục không được thiết lập để chọn đúng kiểu bạn đã áp dụng.
- Chọn Table of Contents rồi nhấp vào tab References và chọn Table of Contents/Custom Table of Contents để kiểm tra cài đặt tùy chỉnh.
Mục lục hiển thị quá nhiều thông tin
Lỗi 1: Mục lục đang hiển thị toàn bộ đoạn văn bản
- Cách khắc phục: Chuyển đến vị trí (những) đoạn đang hiển thị trong mục lục. Có thể chúng đang được áp dụng kiểu không chính xác. Điều này đôi khi xảy ra khi bạn tiếp tục từ các đoạn trước khiến kiểu không được đặt chính xác.
- Hãy chọn đoạn văn và áp dụng lại kiểu phù hợp, để nội dung đoạn không bị đưa nhầm vào mục lục. Kiểm tra các đoạn văn trước xem định dạng của chúng có đúng hay không, sau đó sao chép đúng kiểu phù hợp sang một đoạn văn khác.
Lỗi 2: Mục lục đang hiển thị tất cả các đoạn văn bản
- Cách khắc phục: Trường hợp này là cùng một kiểu áp dụng cho cả đề mục và đoạn văn, vì vậy cần sửa lại kiểu cho đúng như hướng dẫn ở trên. Nếu không mục lục có thể đưa nhầm một số mục vào bảng.
Lời kết
Vừa rồi là bài viết hướng dẫn bạn cách làm mục lục trong Word mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích nhất 09/2022 giúp bạn thực hiện thao tác làm mục lục thanh công nhanh chóng.
Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết. Hoặc click quảng cáo trên website để tụi mình có động lực tiếp tục làm thêm nhiều chuyên mục khác nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc.
