Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ mà nhân viên cần thực hiện trước khi rời khỏi vị trí công việc hiện tại. Viết biên bản bàn giao gần như là một công việc bắt buộc đối với nhân sự, đồng thời đặt ra yêu cầu về kiểm soát dành cho các nhà quản trị rất lớn. Bài viết sẽ giúp các nhà quản trị hiểu rõ những nội dung cần đề cập trong biên bản, đồng thời mẫu biên bản được cập nhật mới nhất năm 2022 để quản lý hệ thống nhân sự dễ dàng hơn.
Bàn giao công việc là gì?
Trong tổ chức, công ty hay doanh nghiệp, các nhá nhân không làm việc độc lập mà luôn có sự phối hợp, tương trợ lẫn nhau. Một công việc được hoàn thiện khi có sự đóng góp của từng người với chuyên môn hoá khác nhau, chính vì vậy, nếu như một người tạm dừng công việc hay nghỉ việc thì họ cần phải bàn giao lại công việc của mình cho một người khác để việc kết hợp trơn tru, không gián đoạn.
Như vậy, biên bản bàn giao công việc được hiểu là văn bản quan trọng người lao động bắt buộc phải hoàn thiện trước khi nghỉ việc, nghỉ thai sản, luân chuyển công tác,… để trao lại công việc có người khác.
Biên bản này cần người viết đề cập đến toàn bộ tài liệu, công cụ, dụng cụ liên quan đến công việc; những công việc đã thực hiện, chưa hoàn thành hoặc đã lên kế hoạch. Người nhận nhiệm vụ sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về những công việc và hồ sơ được đề cập trong biên bản bàn giao này.
Ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc
Vì sao chúng ta cần biên bản bàn giao công việc?
Đảm bảo quyền lợi cho hai bên
Nhiều trường hợp ghi nhận tình trạng thất thoát tài sản, vi phạm bảo mật về các văn bản, tài liệu công việc,… và công ty sẽ phải chịu thiệt hại nếu như không chứng minh được nhân viên cũ hay người nhận nhiệm vụ mới đã thực hiện hành động sai trái này. Chính vì vậy, thiết lập quá trình bàn giao công việc, bao gồm việc kiểm kê sản phẩm, số liệu, vật dụng,… sẽ giúp người bàn giao phải xác nhận trách nhiệm của mình đối với các vấn đề xảy ra sau này.
Đồng thời biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký các bên liên quan và có xác nhận của đơn vị, ban lãnh đạo cũng trở thành một bằng chứng cho bất cứ hậu quả thất thoát, tranh chấp hậu bàn giao, giúp công ty và nhân sự bàn giao tránh được các rủi ro đáng tiếc.
Thể hiện sự trách nhiệm của bên bàn giao
Không chỉ có trách nhiệm về mặt pháp lý, các mẫu bàn giao công việc kê khai rõ ràng, chi tiết càng thể hiện đối tượng bàn giao là người có tinh thần trách nhiệm với công ty, với công việc. Sự chỉn chu đến giây phút cuối cùng này chắc chắn sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với ban lãnh đạo và đồng nghiệp trước khi rời đi.
Người thay thế dễ dàng tiếp nhận công việc
Biên bản bàn giao sẽ giúp đơn vị, doanh nghiệp nắm bắt tình hình thực hiện công việc, từ đó thiết lập những định hướng công việc và nhiệm vụ mới cho người nhận bàn giao để bảo đảm công việc hiệu quả. Bởi vậy, nếu mẫu biên bản không chi tiết, người thực hiện lại hời hợt, qua loa thì rất khó khăn cho người tiếp nhận và các nhà quản trị. Các nhà quản trị sẽ cần phải nghiên cứu lại công việc, sắp xếp khoa học mọi thứ, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Biên bản bàn giao công việc gồm những nội dung gì?
Nắm vững những nội dung cần đề cập trong biên bản bàn giao công việc sẽ giúp các nhà quản trị xây dựng mẫu dễ dàng hơn, đồng thời kiểm soát được nội dung mà người bàn giao sẽ thực hiện. Trong trường hợp người bàn giao không đáp ứng được các điều kiện dưới đây, các nhà quản trị có thể bắt họ khắc phục nhanh chóng, kịp thời.
Mô tả công việc đang đảm nhận
Phần đầu của biên bản bàn giao công việc cần đề cập tới họ tên, vị trí công việc cùng các thông tin cá nhân khác (nếu cần) của người bàn giao và người nhận bàn giao công việc. Sau đó là thông tin thời gian, lí do nghỉ việc cần người tiếp nhận công việc. Phần mô tả khái quát công việc cần được làm rõ để giúp người tiếp nhận hiểu những công việc cần thực hiện.
Bàn giao tài khoản, vật tư đã tiếp nhận từ công ty
Đây chính là phần chính và phần quan trọng nhất của biên bản bàn giao công việc. Những tài sản cần đề cập chính là những gì thuộc quyền sở hữu của công ty trong thời điểm hiện tại: sổ sách, hồ sơ, tài liệu, máy tính, máy in, văn phòng phẩm,… Ngoài ra là tài khoản mạng xã hội, website, email, số điện thoại,… Tất cả đều cần liệt kê chi tiết về số lượng, tình trạng
Bàn giao nhân viên đang quản lý
Người thực hiện cũng cần bàn giao nhân sự mình quản lý hoặc các bên đồng nghiệp liên quan cho đối tượng tiếp nhận, điều này sẽ giúp người tiếp nhận biết mình phải xử lý các phần việc với những ai để hoàn thành trách nhiệm của mình.
Văn bản hướng dẫn người mới
Bên cạnh đó, biên bản bàn giao công việc cần đính kèm cùng văn bản hướng dẫn người tiếp nhận nhiệm vụ. Đây là bước bắt buộc trong mỗi quy trình bàn giao.
Download mẫu biên bản bàn giao công việc
Link download:
https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1BtugUDksS3LZS90LqcuaAXl7rj51a-hk
Các tips thực hiện quy trình bàn giao công việc bài bản hơn
Thực hiện theo đúng quy trình, hợp đồng lao động: Người bàn giao phải có trách nhiệm, đảm bảo độ chính xác trong quá trình khai thác thông tin, đồng thời trong quá trình bàn giao cần phải có sự tham gia không chỉ của người làm biên bản, người tiếp nhận mà cần có người quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp đơn vị này.
Không gây ảnh hưởng tới người khác: Quá trình thực hiện biên bản bàn giao không nên làm gián đoạn công việc của cả tập thể. Chính vì vậy, cần đảm bảo người tiếp nhận phải hiểu công việc nhanh chóng, dễ dàng hoà nhập với cộng đồng, môi trường làm việc nhanh chóng để bộ phận hoạt động trơn tru.
Quản trị biên bản bàn giao công việc dễ dàng với MISA AMIS:
Quá trình thực hiện biên bản bàn giao không thể thiếu đi bộ máy quản trị nhân sự – những người đứng giữa giúp người thực hiện biên bản thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, đồng thời giúp quy trách nhiệm sang người thực hiện mới và lưu lại thông tin trên hệ thống quản trị. Đây là nhiệm vụ quan trọng đối với các nhà quản trị, bởi bắt đầu từ quá trình bàn giao, các HR cần phải lọc lại hệ thống để sắp xếp công việc, gán nhiệm vụ phù hợp cho người mới – gần như là một sự thay đổi, càng phức tạp khi đó là nhân sự cấp cao có liên hệ tới nhiều nhân tố, phòng ban. Thay vì thực hiện thủ công, để đảm bảo quy trình này dễ dàng hơn, các nhà quản trị nhân sự có thể kết hợp với ứng dụng AMIS thông tin nhân sự
Nhìn chung, AMIS thông tin nhân sự có vai trò giúp HR theo dõi hồ sơ nhân viên dưới quyền phục vụ đánh giá, khen thưởng, tra cứu liên hệ,…, đồng thời theo dõi báo cáo thống kê về nhân sự để biết được tình hình nhân viên trong đơn vị mình, từ đó đưa ra được các kế hoạch, quyết định phù hợp cho tổ chức.
Một trong những ứng dụng của AMIS thông tin nhân sự chính là lưu trữ hồ sơ. Bên cạnh việc giúp HR theo dõi thông tin hồ sơ của từng nhân sự, thì AMIS cũng cung cấp tính năng theo dõi hồ sơ dạng master-detail: Sử dụng khi HR muốn theo dõi, rà soát nhanh thông tin chi tiết trong hồ sơ của 1 hoặc nhiều nhân viên (có thể lướt xem nhanh thông tin mà không cần nhấn vào chuyển sang màn hình xem hồ sơ mới)
Bên cạnh đó, khi công việc được bàn giao, cả nhân sự hay nhà quản lý cũng có thể cập nhật lại hồ sơ trên hệ thống. Nhân viên tự cập nhật, bổ sung thông tin trên hồ sơ của mình, các nhiệm vụ mới,…giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong quản lý.
Các nghiệp vụ khác của AMIS thông tin nhân sự bao gồm:
-
Gửi email cho nhân viên
-
Kích hoạt/ngừng kích hoạt tài khoản AMIS cho nhân viên
-
Tạo các văn bản bằng cách trộn thông tin trên hồ sơ nhân viên (VD: Quyết định bổ nhiệm, quyết định khen thưởng,…)
-
In/xuất khẩu hồ sơ nhân viên
-
Kết nối với ứng dụng Newfeed để xuất thông tin nhân viên ra MXH nội bộ (VD: Nhân viên kết hôn, sinh con, được khen thưởng,…)
-
Khai báo các thủ tục lưu trữ thủ tục bổ nhiệm/miễn nhiệm/thuyên chuyển/nghỉ việc:
-
Gửi thông báo cho nhân viên qua ứng dụng Nhân viên
-
Quản lý hợp đồng và chấm dứt hợp đồng khi nhân sự nghỉ việc
Xem thêm:
6 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự khoa học, hiệu quả cho doanh nghiệp
Top 4 hệ thống thông tin quản lý nhân sự tốt nhất Việt Nam
189
