Mẫu phiếu giao hàng là một trong những phiếu biên nhận mà nhiều công ty cần có. Đây là một văn bản xác nhận thông tin về giao dịch hàng hóa mà công ty và đối tác thực hiện. Hãy cùng Youthvietnam tìm hiểu, tải ngay và tham khảo mẫu phiếu giao hàng excel nhé!
1. Giới thiệu phiếu mua hàng thường được sử dụng
1.1. Phiếu giao hàng là gì?
Các mẫu phiếu giao hàng được xem như một xác nhận, một loại văn bản ghi nhận giao dịch. Chúng có thể coi là một hợp đồng ghi lại các hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành. Giúp cho công ty và đối tác xác thực thông tin.
Mẫu phiếu giao hàng sẽ do bên bán chuẩn bị. Bên nhận sẽ trách nhiệm kiểm tra số lượng, đối chiếu so với thực tế. Nếu trùng khớp và đạt yêu cầu, bên nhận có trách nhiệm ký xác nhận và thanh toán.
Tìm hiểu thêm: mẫu phiếu xuất kho
1.2. Ý nghĩa của phiếu giao hàng
Vậy tác dụng và mục đích của phiếu mua hàng là gì? Chúng có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp và đối tác? Có thể tóm tắt mục đích lập nên phiếu mua hàng ở dưới đây:
- Thể hiện tính chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp
- Thể hiện rõ được các nội dung của đơn hàng. Tóm tắt các thông tin cơ bản về hàng hóa, số lượng và tình trạng
- Hỗ trợ việc kiểm kê số lượng, minh bạch trong quy trình
- Hạn chế những sai sót không đáng có
- Dễ dàng trong quản lý hàng trao đổi
- Làm căn cứ khi có tranh chấp
Bạn có thể hiểu đây là loại phiếu bên bán cung cấp cho bên mua. Chúng sẽ thể hiện tổng quan về đơn hàng giữa hai bên. Thông thường mẫu phiếu gia hàng sẽ gồm 2 liên. Một liên giao cho người nhận, một liên sẽ được người bán giữ lại. Đây sẽ là căn cứ để đối chiếu nếu đơn hàng sau đó gặp vấn đề.
Người nhận cần kiểm tra đầy đủ hàng hóa trước khi xác nhận và thanh toán. Nếu tình trạng như yêu cầu thì có thể thanh toán hoặc ký nhận. Nếu không như thỏa thuận, bạn có hể từ chối thanh toán và hoàn trả đơn hàng.
Với một số trường hợp, bạn cần chuẩn bị thêm các hóa đơn VAT, giấy bảo hành (nếu có), … để cung cấp cho khách hàng
1.3. Phiếu giao hàng có bắt buộc không?
Phiếu muâ hàng không mang tính pháp lý. Đây là một văn bản giúp cho việc trao đổi hàng hóa trở nên minh bạch và dễ dàng kiểm soát hơn. Chúng giúp cho việc đối chiếu trở nên dễ dàng. Chính vì vậy, dù không có tính bắt buộc nhưng các công ty vẫn nên sử dụng mẫu phiếu giao hàng.
Hiện tại chưa có bất kỳ quy định nào về việc sử dụng phiếu giao hàng hay mẫu phiếu giao hàng. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các mẫu có sẵn tại các văn phòng phẩm. Nếu bạn muốn tạo dựng sự đồng bộ trong nhận diện thương hiệu, hãy thiết kế phiếu giao hàng theo bộ nhận diện của doanh nghiệp bạn.
2. Thông tin cần có trên phiếu giao hàng
Phiếu giao hàng của doanh nghiệp cần thể hiện rõ các thông tin liên quan tới đơn hàng. Các thông tin cơ bản đó là:
- Thông tin về bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Tên, địa chỉ, phương thức liên lạc
- Thông tin về bên nhận: Họ tên người nhận, số điện thoại, tên doanh nghiệp
- Chi tiết về sản phẩm, dịch vụ: mã giao dịch, danh sách tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng chi phí, ngày giao dịch, …
- Ghi chú về đơn hàng (Nếu có)
- Xác nhận phiếu giao hàng: chữ ký người nhận, chữ ký người lập phiếu.
Có thể bạn quan tâm: phiếu bảo hành
3. Phiếu mua hàng được sử dụng như nào?
Cách thức doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu mua hàng:
- Lên danh sách hàng hóa với số lượng theo thỏa thuận
- Khi hàng hóa được chuẩn bị, kiểm tra đủ số lượng và tình trạng sản phẩm
- Xác nhận xuất kho và giao cho bên vận chuyển
- Vận chuyển hàng hóa tới bên mua
- Bên mua có trách nhiệm rà soát lại theo phiếu giao hàng
- Nếu thông tin chính xácc, ký xác nhận và chấp hành đề nghị thanh toán.
Nếu đơn hàng đã được thanh toán trước khi giao, bên mua có trách nhiệm thông báo lại với bên cung cấp để xử lý tình trạng đơn hàng. Tránh trường hợp xảy ra mâu thuẫn và làm chậm trễ tiến độ xử lý.
Các giấy tờ, biên bản kèm theo, bên bán cần cung cấp đủ theo đơn hàng của bên mua.
Đọc thêm: in hóa đơn
4. Tải miễn phí mẫu phiếu giao hàng exel
Dưới đây là mẫu phiếu giao hàng file excel tiêu chuẩn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng để điền thông tin đơn hàng củ mình dễ dàng. Chúng có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp cũng như nhiều ngành nghiệp khác nhau.
Tải miễn phí mẫu phiếu giao hàng TẠI ĐÂY
Hiện nay, không có văn bản nào quy định chính thức về mẫu phiếu giao hàng. Công ty có thể thiết kế và in phiếu giao hàng theo tập để sử dụng một cách chuyên nghiệp và đồng bộ nhất.
Bạn cũng có thể dựa vào mẫu phiếu giao hàng miễn phí mà Youthvietnam cung cấp, thay đổi thông tin sao cho phù hợp. Bạn cũng có thể xây dựng phiếu giao hàng file docx, nhưng để thuận tiện nhất và dễ dàng, bạn nên sử dụng file excel. Hy vọng với chia sẻ trên, bạn đã có mẫu phiếu giao hàng cho giao dịch của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, nếu bạn cần thiết kế, in ấn các mẫu ứng dụng khác để đảm bảo sự nhất quán thương hiệu có thể liên hệ Rubee để được tư vấn chi tiết.
