Biên bản hủy hóa đơn là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ hủy hóa đơn của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Khi nào doanh nghiệp phải hủy hóa đơn?
Theo khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, có 03 trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
– Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa (hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn);
– Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
Thời hạn hủy hóa đơn trong trường hợp này chậm nhất là ba mươi 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Thông tư này cũng quy định, các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Những trường hợp sau đây, kế toán không tiến hành hủy hóa đơn mà thực hiện như hướng dẫn dưới đây
– Các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy;
– Các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy;
– Các hóa đơn GTGT viết sai nhưng chưa kê khai thì kế toán chỉ cần lập biên bản thu hồi;
– Các hóa đơn GTGT viết sai và đã kê khai, kế toàn cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, đồng thời xuất hóa đơn điều chỉnh.
Mẫu Biên bản hủy hóa đơn không sử dụng hoặc in thừa (Ảnh minh họa)
Mẫu Biên bản hủy hóa đơn chuẩn và mới nhất
Tải về Sửa/In biểu mẫu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày … /…/… chúng tôi gồm có:
Ông: …………….. – Giám đốc Công ty………………..
Ông: …………….. – Giám đốc Công ty………………..
Bà: ……………… – Kế toán trưởng
Bà: ……………… – Nhân viên kinh doanh
Bà: ……………… – Nhân viên kinh doanh
Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc huỷ hoá đơn GTGT như sau:
Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy:
1. Tên hóa đơn cần hủy:………………..
1. Tên hóa đơn cần hủy:………………..
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn:………….
3. Ký hiệu hóa đơn:……………
3. Ký hiệu hóa đơn:……………
4. Số lượng hóa đơn cần hủy: Từ số ……. Đến số………..
5. Hình thức hủy: (Cắt góc, cắt vụn, đốt bỏ)
5. Hình thức hủy: (Cắt góc, cắt vụn, đốt bỏ)
Chúng tôi lập biên bản này xác nhận việc hủy hóa đơn với những nội dung trên đã được thực hiện vào lúc …. giờ, ngày …. tháng …. . năm …..
Biên bản đã được đọc lại cho mọi người cùng nghe và thống nhất ký xác nhận.
Giám đốc
Kế toán trưởng
Nhân viên kinh doanh
Biên bản hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán
Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, hiện nay, nhiều phần mềm kế toán đã tích hợp cả biên bản này trên phần mềm.
Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, phần mềm sẽ tự động lập biên bản, cho phép người bán: ký số và gửi biên bản này tới khách hàng để khách hoàn thành nốt thủ tục xác nhận và ký số.
Thủ tục hủy hóa đơn mới nhất
Đối với hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã) hay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thủ tục hủy hóa đơn được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (các hộ, cá nhân kinh doanh khi hủy hóa đơn sẽ không không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn).
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.
Hồ sơ hủy hóa đơn gồm các giấy tờ sau:
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau:
+ Tên hóa đơn
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
– Biên bản hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung:
+ Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số;
+ Lý do hủy;
+ Ngày giờ hủy;
+ Phương pháp hủy.
Mẫu Thông báo kết quả hủy hóa đơn chuẩn Thông tư 39
Tải về Sửa/In biểu mẫu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỦY HÓA ĐƠN
Kính gửi:……………………………………………………
Tên tổ chức, cá nhân:……………………………………………………..
Mã số thuế:…………………………… …………………………
Địa chỉ:………………………… …………………………………..
Phương pháp hủy hóa đơn:…………………………… …………….
Hồi giờ………ngày………tháng………năm………, (tổ chức, cá nhân) thông báo hủy hóa đơn như sau
STT
Tên loại hóa đơn
Mẫu số
Ký hiệu hóa đơn
Từ số
Đến số
Số lượng
1
2
3
4
5
6
7
Ngày……… tháng………năm………
Người lập biểu
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
( Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)
Trên đây là mẫu Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ.
