Những câu nói cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp với khách hàng qua điện thoại là một kỹ năng rất quan trọng. Bạn chỉ có thể nói chuyện với họ mà không biết được thái độ, nét mặt… trực tiếp. Do vậy, sự thận trọng là điều không thể bỏ qua. Tuy nhiên không ít người vẫn mắc những lỗi hết sức cơ bản. Chúng ta cùng điểm ra những câu nói cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng.

“Đó không phải là chính sách của chúng tôi”

Chẳng ai quan tâm tới “kẻ đần độn” nào đặt ra chính sách hay không phải chính sách của công ty bạn.
Nếu một nhân viên không thể giúp đỡ khách hàng giải quyết khúc mắc, họ nên hướng dẫn khách hàng liên hệ với người có thể đưa ra lời khuyên, hay ít nhất là được trao quyền để tìm kiếm giải pháp giúp đỡ. Như vậy, bạn sẽ có thể biến những khách hàng bất mãn thành những khách hàng hài lòng và cảm kích.

“Đó không phải phòng ban của tôi” hay “Đó không phải công việc của tôi”

Đây là một sự trốn tránh trách nhiệm rõ ràng.
Bất cứ nhân viên nào làm việc trong công ty cũng đều phải chuẩn bị để giải quyết tất cả các nhu cầu của khách hàng. Hay chí ít thì họ phải có số điện thoại, và gọi điện cho nhà quản lý để được giúp đỡ, sau đó nhanh chóng giải quyết các vấn đề của khách hàng.

“Quý vị có thể gọi lại vào lúc khác không? Hiện chúng tôi đang rất bận”

Đây là một thái độ băn khoăn, do dự.
Thế nhưng các nhân viên thường nói ra điều này nhiều lần hơn bạn tưởng. Nó luôn khiến người gọi điện đến phải băn khoăn: Bận rộn điều gì vậy? Một buổi hẹn ăn trưa chăng? Hãy đảm bảo rằng không nhân viên nào trong công ty có thói quen nói những điều tương tự.

“Máy tính của tôi có vấn đề” hay “Chúng tôi đang gặp trục trặc với hệ thống máy chủ”

Đây hoàn toàn không phải là vấn đề của người gọi điện, cũng như lý do để trì hoãn phục vụ.
Hoạt động kinh doanh ngày nay vẫn được tiến hành, cho dù có hay không có những hệ thống máy tính giám sát tự động. Hãy lịch thiệp xin lỗi, vì quả thật bạn không thể làm gì để giúp đỡ khách hàng. Sau đó lấy bút chì, ghi số điện thoại và kiểm tra lại cẩn thận, sau đó nói để người khách biết rằng bạn sẽ gọi lại cho ngay khi bạn có thể giúp đỡ họ.

“Quý vị không nhận được tin nhắn của tôi sao?”

Trước đây, khi điện thoại chưa có khả năng tự động ghi âm, bạn còn có lý do để trốn trách nhiệm bằng cách nói này. Tuy nhiên, hiện nay, với hệ thống tin nhắn 24/24 cùng thiết bị ghi âm điện thoại, bạn không thể giả vờ rằng đã gọi điện thoại, nếu thật sự bạn không làm điều đó. Nếu bạn quên không gọi điện thoại, hãy thành thật và im lặng lắng nghe khách hàng phàn nàn rồi xin lỗi họ.

“Tôi đang đợi để có thêm thông tin trước khi gọi điện lại”

Đây lại là một cái cớ hết sức vô lý. Mọi người đều biết rằng thực tế không phải như vậy. Nếu bạn đang thu thập thông tin, bạn sẽ gửi một e-mail hay gọi điện thoại để giải thích – điều mà nhiều người vẫn làm với các mối liên hệ quan trọng. Chưa kể câu nói này còn khiến người bên kia đầu dây cảm thấy bị xúc phạm khi nó thể hiện rằng họ không phải là một ưu tiên trong suy nghĩ của bạn – hoặc bạn là một người thiếu năng lực.

“Xin quý vị đợi trong chốc lát, tôi sẽ bật nút nói chuyện ra loa”

Điều này không nên được sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người bên kia đầu dây. Mặc dù thoạt đầu có thể họ đồng ý, nhưng dần dần họ sẽ cảm thấy khó chịu và bực tức khi âm thanh giọng nói nghe vang và không thật chút nào, đồng thời đoán rằng lời nói của họ đang bị người khác nghe thấy.

“Tôi nghĩ rằng cô ấy sẽ gọi điện cho bạn”

Đây rõ ràng là một lời chống chế, sự tự vệ. “Bạn nên hứa là sẽ gửi thông điệp, chứ không phải là một ai đó sẽ có một cuộc điện thoại trả lời”. Đừng hứa điều gì hộ người khác. Nếu không có cuộc điện thoại trả lời như vậy, bạn đã tạo ra một tâm trạng thất vọng và giận dữ trong tâm trí khách hàng.

“Xin lỗi, gia đình tôi vừa có chuyện buồn là ….”

Có khách hàng gọi điện đến một nhà bán lẻ trực tuyến để hỏi về việc một đơn đặt hàng chưa được thực hiện. Nhân viên trả lời điện thoại trả lời rằng do mẹ cô ta mới mất nên xin lỗi vì sự chậm trễ này. Khách hàng đó nổi giận và chỉ trích cả công ty rằng: “Chẳng lẽ chỉ có mỗi mình cô ta làm việc thôi sao”. Do đó, đừng bao giờ đưa những vấn đề cá nhân của bạn vào các cuộc nói chuyện điện thoại, trừ khi bạn có một quan hệ cá nhân lâu dài và thân thiết với người gọi điện.

Có thể nói, giờ đây các cuộc trò chuyện điện thoại đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì một mối quan hệ hữu hảo với khách hàng. Mỗi lần nhân viên nhấc máy điện thoại trả lời là một lần công ty bạn có cơ hội thể hiện thái độ quan tâm với khách hàng. Bạn đừng bỏ phí những cơ hội này.

(Tổng hợp)