Xin chào luật sư. Sắp tới lớp cũ tôi sẽ có một buổi gặp mặt. Tôi cần chuẩn bị mẫu thư mời họp mặt nhưng chưa biết sử dụng mẫu này như thế nào? Có cần thiết phải có giấy mời họp mặt hay không? Giấy mời này cần ghi những nội dung chính nào? Rất mong được luật sư giải đáp thắc mắc. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Với thắc mắc của bạn chúng tôi xin được đưa ra quan điểm tư vấn như sau:
Thư mời họp mặt có cần thiết không?
– Thư mời họp là việc làm thường xuyên, rất cần thiết trong đời sống, trong công việc, được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Nhưng thư mời họp như thế nào để vẫn đảm bảo được nội dung cần truyền tải mà người được mời họp thấy được sự trân trọng của người mời dành cho mình.
– Trong các tổ chức đoàn thể, trong các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó và cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Tại cuộc họp họ sẽ đưa ra các nội dung cần phải thảo luận và từ đó các thành viên sẽ đưa ra các ý kiến cá nhân của mình rồi rút ra một phương án kết luận cuối cùng để giải quyết nội dung đó.
– Để tiến hành một phiên họp giai đoạn đầu tiên của người đứng ra tổ chức là phải lên kế hoạch, nội dung của cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp họ có thể thông báo, mời họp bằng miệng, bằng sổ ghi chép. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hay các công ty, tập đoàn lớn, đông người. Việc họp nhất định phải được mời bằng giấy mới hoặc thư mời. Họ có thể gửi trực tiếp đến từng người tham dự cuộc họp hoăc cũng thể gửi qua đường bưu điện, hay thậm chí là có thể gửi bằng thư trực tuyến.
Mẫu thư mời họp mặt
Nội dung thư mời họp mặt
Họp mặt thường là sự kiện được tổ chức trong một tập thể, sự kiện diễn ra nhằm mục đích ôn lại kỷ niệm, gặp mặt, trò chuyện và không mang nhiều tính trang trọng như thư mời hội nghị khách hàng hay thư mời họp hoặc dự lễ gì đó. Những nội dung cụ thể nhưng nhìn chung sẽ phải có những phần sau đây:
Thư mời tùy theo từng chủ đề, sự kiện khác nhau sẽ có nội dung thư mời là khác nhau. Nhưng về cơ bản, thư mời họp mặt tối thiểu phải có những nội dung sau:
– Tên cơ quan, tổ chức sự kiện họp mặt;
– Tên, chức vụ, nơi công tác của cá nhân, tổ chức được mời họp mặt;
– Mục đích của buổi họp mặt;
– Thời gian, địa điểm diễn ra buổi họp mặt;
– Lời đón tiếp và cảm ơn;
– Chữ ký của người mời (Đóng dấu nếu có).
Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thư mời
Bước đầu tiên rất quan trong trong chuẩn bị thư mời chính là xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, thư mời cần phải đưa ra được những thông tin cơ bản về sự kiên một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội dung bao quát được sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận và nhưng vẫn phải ngắn gọn, súc tích.
Xác định người nhận
Tùy vào từng sự kiện, đơn vị, cá nhân tổ chức sự kiện sẽ xác định được những khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thư mời một cách chính xác và phù hợp với sự kiện. Cũng trên cơ sở mục đích sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện một cách đầy đủ.
Phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai đoạn trước của chuẩn bị sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện cần phác thảo mẫu thư mời cho sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
Kiểm tra thư mời
Các sự kiện có khách mời thường là những sự kiện quan trọng, chính vì thế việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì thế, ngay ở khâu đầu tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời, hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ như tên, chức vụ của người được mời sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
Tải xuống mẫu thư mời họp mặt
Trong cuộc sống hàng ngày có rất nhiều những sự kiện, cuộc họp phải cần sự có mặt của nhiều người. Đối với những sự kiện quan trọng cần phải chuẩn bị mọt cách chỉn chu, cẩn thận từ giai đoạn đầu tiên.
Trong đó việc chuẩn bị thư mời họp mặt là một trong những việc trong khâu chuẩn bị của một sự kiện. Luật Sư X xin giới thiệu tới bạn đọc mẫu thư mời họp mặt mới nhất:
Hướng dẫn cách viết mẫu giấy mời họp mặt
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung cuộc họp.
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
7 Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
8 Các vấn đề cần lưu ý.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Có thể bạn quan tâm
Thông tin liên hệ Luật Sư X
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Mẫu thư mời họp mặt năm 2022“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến xin phép bay flycam; tạm ngừng kinh doanh; thành lập công ty…. của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.
Hoặc qua các kênh sau:
Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Thư mời họp mặt là gì?
Thư mời họp mặt là văn bản được soạn bởi một cá nhân, một nhân viên thuộc cơ quan, tổ chức nào đó gửi đến các cá nhân, cơ quan tổ chức khác với mục đích mời đến dự họp mặt tại một địa điểm, thời gian nhất định để họp mặt, bàn bạc về một nội dung nào đó liên quan đến công việc, hợp tác của các bên.
Các loại thư mời họp hiện nay?
– Mẫu thư mời họp chung (dùng cho nhiều nội dung họp)
– Mẫu thư mời họp phụ huynh đầu năm và cuối năm
– Mẫu thư mời họp lớp
– Mẫu thư mời họp Đại hội đồng thường niên hàng năm
– Mời họp Lãnh đạo, nhân viên trong công ty
Sự kiện nào được xem là họp mặt?
Họp mặt thường là sự kiện được tổ chức trong một tập thể, sự kiện diễn ra nhằm mục đích ôn lại kỷ niệm, gặp mặt, trò chuyện và không mang nhiều tính trang trọng như thư mời hội nghị khách hàng hay thư mời họp hoặc dự lễ gì đó.
5/5 – (1 bình chọn)
