Có một câu chuyện thực tế: chúng ta được học tin học văn phòng từ thời cấp 1, cấp 2. Được tiếp xúc với các công cụ Word, Excel, PowerPoint… rất nhiều trong học tập và công việc. Nhưng bạn có chắc mình đã hiểu hết và khai thác tối đa tính năng của các công cụ này, đặc biệt là ứng dụng bảng tính “thần thánh” excel trong công việc và có thể tự lập được những mẫu kế hoạch công việc bằng excel tối ưu nhất chưa? Nếu câu trả lời là chưa, bài viết này dành cho bạn!
Nhưng trước tiên, cần hiểu excel là gì và vai trò của quản lý công việc bằng excel đã nhé.
I. Excel là gì? Vì sao nên lập kế hoạch công việc bằng excel?
Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office được thiết kế để ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán, xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ excel.
Những tính năng tuyệt vời của excel bạn cần biết:
-
Cho phép nhập dữ liệu cấu trúc bảng (bản chất excel lưu trữ dữ liệu đơn vị dạng ô)
-
Hỗ trợ các hàm tính toán từ đơn giản đến vô cùng phức tạp
-
Hỗ trợ tạo và vẽ biểu đồ
-
Có thể tạo nhiều bảng tính trên cùng một file và liên kết giữa các bảng
-
Cho phép người dùng tự lập trình theo nhu cầu và ngành nghề
Excel ứng dụng được cho đa ngành nghề, đa lĩnh vực:
-
Lĩnh vực tài chính kế toán: Tính toán công nợ, lập báo cáo tài chính, theo dõi thu chi, …
-
Lĩnh vực giáo dục: lập danh sách học viên, theo dõi điểm số, tính toán mức khen thưởng cho học sinh theo danh hiệu…
-
Lĩnh vực nhân sự: lập danh sách nhân sự, giám sát thời gian làm việc, tính lương thưởng cho nhân viên, quản lý tài sản,…
-
Lĩnh vực sản xuất: tính toán số lượng nguyên vật liệu – vật tư, giám sát khấu hao máy móc, tính toán và định giá thành phẩm, …
-
Lĩnh vực xây dựng: tính toán số liệu kỹ thuật theo dự án, công trình xây dựng…
Với những tính năng hỗ trợ chuyên sâu và phạm vi ứng dụng rộng rãi, excel được đánh giá là công cụ thủ công và miễn phí không thể thiếu trong học tập và quản lý công việc.
II. Các bước lập kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả nhất
Cùng tìm hiểu quy trình lập kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả cho mọi đối tượng và ngành nghề.
1. Xác định rõ mục đích lập kế hoạch công việc bằng mô hình SMART
Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch công việc cho bản thân hoặc doanh nghiệp, cần xác định rõ kế hoạch được xây dựng nhằm mục đích gì và kết quả cần đạt như thế nào. Sử dụng mô hình SMART sẽ giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp xác định được mục tiêu rõ ràng, phù hợp và khả thi hơn. Ý nghĩa của mô hình SMART được thể hiện qua 5 tiêu chí:
-
Specific (Cụ thể): mục tiêu cần được xác định rõ ràng, hướng đến đối tượng hay kết quả cụ thể.
-
Measurable (Đo lường được): cần đảm bảo lượng hóa và số hóa được mục tiêu, đo lường được bằng con số.
-
Attainable (Khả thi): nếu thấy rõ mục tiêu không thể đạt được hay hoàn thành, thì ngay từ đầu kế hoạch đó cũng không nên được thiết lập.
-
Relevant (Sự liên quan): mục đích của kế hoạch cần liên quan hoặc gắn liền với những hoạt động đang diễn ra đối với cá nhân hoặc trong tổ chức.
-
Time-Bound (Thời hạn đạt được mục tiêu): xây dựng mục tiêu có thời gian cụ thể giúp người thực hiện hình dung được về thời gian cần hoàn thành và đi theo một lịch trình cụ thể.
2.
Liệt kê nguồn lực tài chính và con người
Bước thứ hai khi lập kế hoạch công việc, cần xác định nguồn lực tài chính đầu tư vào công việc, dự án là từng nào và cần bao nhiêu nhân sự tham gia. Hãy lên một con số ước tính trước, sau đó cân đối dựa trên tình hình thực tế về tính phù hợp và khả thi đối với công việc, dự án đó. Sẽ cần cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của từng nguồn lực và tùy vào mục đích lên kế hoạch (đã xác định tại bước 1) để phân bổ công việc sao cho hợp lý nhất.
3. Xác định người chịu trách nhiệm
Mỗi một đầu việc được lập trong mẫu kế hoạch cần phải có một người hoặc một bộ phận cụ thể thực hiện và chịu trách nhiệm hoàn thành đầu việc đó đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng và sử dụng đúng nguồn lực đã được phân bổ ở bước 2.
4. Lập kế hoạch chiến lược và triển khai
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu, hoạch định được số liệu và nguồn lực thực hiện, thì việc lập kế hoạch chiến lược cho công việc, dự án sẽ trở nên dễ dàng và đúng hướng hơn rất nhiều. Hãy tạo ra một bảng theo dõi công việc hàng ngày bằng excel để cụ thể hóa những việc cần làm và dễ dàng chia sẻ cho đội nhóm, đồng nghiệp cùng theo dõi, bám sát thực hiện.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm cho việc này, dưới đây sẽ là một số mẫu kế hoạch công việc bằng excel dạng cơ bản theo nhu cầu và mục đích khác nhau. Các bạn có thể tham khảo và tự hoàn thiện để phù hợp với cá nhân và doanh nghiệp hơn nhé!
III. Các mẫu kế hoạch công việc bằng excel miễn phí
1. Mẫu lập kế hoạch công việc theo dự án
Đối với mẫu kế hoạch công việc bằng excel theo dự án, cần chứa một số nội dung chính như: tên dự án, công việc cần thực hiện, người phụ trách chính và người phối hợp, thời gian thực hiện cho từng công việc (bắt đầu và kết thúc khi nào). Áp dụng chỉ cho những đầu việc phát sinh trong phạm vi dự án.
Bạn cũng có thể bổ sung các trường thông tin khác giúp bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng hơn tùy theo mục đích cần theo dõi của bạn hay doanh nghiệp.
>> Mời bạn tham khảo miễn phí mẫu file quản lý công việc bằng excel theo dự án khóa học online của phòng Marketing TẠI ĐÂY
2. Mẫu theo dõi công việc theo thời gian (ngày/tuần/tháng…)
Đối với file kế hoạch công việc bằng excel theo thời gian đơn giản, cần đảm bảo một số nội dung chính như: công việc cần thực hiện, người thực hiện, thời gian thực hiện cho từng công việc (bắt đầu và kết thúc khi nào). Áp dụng cho tất cả các công việc phát sinh trong khung thời gian mà bạn muốn lập kế hoạch.
Bạn cũng có thể bổ sung các trường thông tin khác giúp bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng hơn tùy theo mục đích cần theo dõi của bạn hay doanh nghiệp.
>> Mời bạn tham khảo miễn phí mẫu kế hoạch công việc bằng excel theo tháng TẠI ĐÂY
3. Mẫu kế hoạch quản lý tiến độ công việc nói chung (dạng To-do list)
So với hai mẫu trên, mẫu kế hoạch dưới dạng To-do list có thêm các tính năng chi tiết hơn, đặc biệt dùng cho cấp quản lý, lãnh đạo để theo dõi, đánh giá dễ dàng tiến độ thực hiện công việc, dự án của nhân viên.
>> Mời bạn tham khảo miễn phí mẫu file excel quản lý công việc dạng To-do list TẠI ĐÂY
IV. Lời kết
Bài viết đã cung cấp cho người đọc các mẫu kế hoạch công việc bằng excel khoa học và dễ sử dụng nhất cho mọi nhu cầu và lĩnh vực. Nếu bạn đang hướng đến việc lập kế hoạch công việc và quản lý một cách thủ công và hoàn toàn miễn phí, excel chính là sự lựa chọn hàng đầu.
Tuy nhiên, vì là ứng dụng offline, thủ công và không mất phí, cách làm này sẽ tốn khá nhiều thời gian thao tác, không đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị, tính bảo mật dữ liệu thấp, và rất nhiều nhược điểm lớn khác…
Các doanh nghiệp ngày nay đang tiến hành “chuyển đổi số 4.0” với việc quản lý – điều hành bằng các phần mềm quản lý công việc, phần mềm giao việc cho nhân viên, ứng dụng quản lý thời gian… thay vì công cụ excel truyền thống.
>> Đọc thêm:
Mời bạn tham khảo AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc, dự án mọi lúc mọi nơi được hơn 12.000 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng:
2,020
