Bạn đang có nhu cầu tìm kiếm các mẫu kế hoạch bằng excel để lập kế hoạch, báo cáo công việc. Tuy nhiên, việc tìm kiếm mẫu kế hoạch công việc bằng excel giữa hàng ngàn biểu mẫu không chỉ mất thời gian, công sức mà còn khiến bạn khó để đưa ra quyết định sử dụng loại nào mới cho được hiệu quả làm việc cao. Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ tới bạn các biểu mẫu, kế hoạch công việc Excel ngắn gọn, dễ áp dụng, mọi người cùng đón đọc nhé.
I. Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel là gì?
Excel là một công cụ để tổ chức và thực hiện các phép tính trên dữ liệu. Nó có thể phân tích dữ liệu, tạo bảng tổng hợp và tính toán thống kê dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị.
Ví dụ: Excel cho phép người dùng tạo bảng excel để tính toán ngân sách, theo dõi chi tiêu, các chi phí liên quan và sắp xếp dữ liệu một cách trực quan.
Từ khái niệm Excel, mẫu kế hoạch công việc bằng excel là form mẫu kế hoạch công việc được lập sẵn trên phần mềm Excel theo nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Qua đó, người dùng chỉ cần điền thông tin theo bảng mẫu có sẵn là có thể theo dõi tiến trình công việc nhanh chóng.
Vì sao nên lập kế hoạch công việc bằng excel?
Hiện nay, có rất nhiều chương trình bảng tính miễn phí mà ai đó có thể sử dụng thay vì Excel. Tuy nhiên Excel vẫn là bảng tính được nhiều người lựa chọn hơn cả bởi các tùy chọn, tính năng có sẵn của nó và vì nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng chương trình này.
Như vậy, lợi ích khi lập mẫu kế bảng kế hoạch bằng excel phải kể đến là:
-
Thao tác đơn giản: Công cụ Excel sẽ giúp bạn chủ động sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng.
-
Khả năng phân tích đa dạng, dễ sử dụng: Excel giúp bạn tạo ra nhiều bảng tính, đồ thị…một cách sinh động, trực quan và dễ hiểu
-
Theo dõi và giám sát tiến độ công việc: Nhìn vào bảng excel, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được trạng thái công việc của mình và mọi người nhanh chóng.
-
Excel cho phép sử dụng màu sắc để phân chia công việc theo tính chất từ việc: quan trọng, chưa quan trọng…
II- Các bước lập bảng kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả nhất
Để lập một kế hoạch làm việc, cần có nhiều quy trình khác nhau và cần rất nhiều chi tiết trước khi trình bày với các bên liên quan.
1. Xác định rõ mục tiêu lập kế hoạch việc làm bằng quy mô SMART
Trước khi lập kế hoạch công việc cho bản thân và doanh nghiệp, bạn cần xác định được khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án. Bạn có thể sử dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu, tính khả thi của công việc. Ý nghĩa của mô hình SMART được thể hiện qua 5 tiêu chí sau:
- Specific:
Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể.
- Measurable:
Đảm bảo rằng mục tiêu của bạn có thể đo lường được để bạn có thể theo dõi tiến độ, điều này giúp bạn tập trung và đáp ứng thời hạn.
- Attainable:
Tạo ra một mục tiêu có tính thực tế. Nó không nên hạn chế nhưng chắc chắn phải đạt được.
- Relevant:
Đảm bảo mục tiêu của bạn quan trọng đối với bạn và phù hợp với các mục tiêu khác của bạn, cũng như nhu cầu của tổ chức.
- Time-bound:
Chỉ định một ngày mục tiêu để mục tiêu SMART của bạn không bị lạc trong hỗn hợp các nhu cầu hàng ngày.
2. Xác định tài nguyên và nguồn lực tài chính
Sau khi xác định được mục tiêu kế hoạch, bạn cần hoạch định được số liệu và nguồn lực triển khai. Các nguồn lực ở đây có thể bao gồm: tài liệu, không gian, chuyên gia tư vấn (hoặc các chuyên gia khác) và ngân sách thực hiện của bạn. Để xác định được nguồn lực hiệu quả, bạn hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
-
Bao nhiêu ngân sách của chúng tôi sẽ dành cho dự án này?
-
Số tiền đó đến từ đâu (bộ phận nào)?
-
Tôi có cần bất kỳ công cụ phần mềm đặc biệt nào để sắp xếp và hoàn thành dự án này không?
3. Phân công người thực hiện
Bước tiếp theo, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân để đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành một cách kịp thời, nhanh chóng. Do đó, bạn cần phân công rõ nhiệm vụ của mỗi thành viên trong nhóm để họ nắm rõ được công việc, trách nhiệm của mình với công việc đó. Việc phân công công việc giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn vai trò, công việc giữa các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc.
4. Thực hiện kế hoạch
Cuối cùng, khi kế hoạch của bạn đã đảm bảo được về nhân lực cũng như tiềm lực tài chính thì đã đến lúc bạn thực hiện kế hoạch đó. Hãy tạo ra một bảng theo dõi việc làm hàng ngày bằng excel để cụ thể mọi người cùng theo dõi, bám sát triển khai. Nếu bạn đang băn khoăn khi không biết cách lập kế hoạch công việc thì hãy tham khảo một số mẫu kế hoạch công việc bằng excel từ cơ bản đến phức tạp, đáp ứng được nhu cầu và mục đích khác nhau của doanh nghiệp nhé.
III- Tổng hợp mẫu kế hoạch công việc bằng excel
Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày bằng excel
Quản lý tiến độ công việc hàng ngày bằng Excel sẽ giúp bạn nắm bắt được công việc theo đúng tiến độ, kế hoạch đã đề ra. Nhờ đó bạn có thể dễ dàng phân chia thời gian, công việc để thực hiện từng công việc đã đề ra.
Mẫu kế hoạch công việc theo tuần, tháng
Khác với mẫu kế hoạch công việc hàng ngày, mẫu kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, theo tháng sẽ đòi hỏi nhiều thông tin hơn để việc quản lý, theo dõi công việc thuận tiện, nhanh chóng. Nội dung chính ở mẫu kế hoạch công việc Excel theo tuần, tháng sẽ bao gồm các thông tin sau:
-
Tên đơn vị, công ty, phòng ban trực thuộc
-
Thời gian thực hiện( thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)
-
Mục tiêu của kế hoạch.
-
Yêu cầu kế hoạch và những người liên quan đến kế hoạch
-
Thiết bị, thông tin cần thiết để thực hiện kế hoạch
-
Thách thức, cách thực hiện và phương án trong các trường hợp rủi ro, phương án tạm thời trong các trường hợp có thể xảy ra.
Mẫu biểu đồ dạng Gantt
Biểu đồ Gantt là bản phân tích trực quan về các giai đoạn của dự án, các bên liên quan và nhiệm vụ bằng cách sử dụng các thanh mã màu nằm trên chế độ xem lịch ngang. Để dễ dàng theo dõi, bạn có thể chọn màu sắc riêng cho từng nhóm hoặc các bên liên quan. Không chỉ vậy, dạng biểu đồ Gantt cho phép người dùng tùy chọn chế độ xem danh sách hiển thị các nhiệm vụ một cách trực quan, sinh động.
Mẫu kế hoạch quản trị quy trình tiến độ việc làm nói chung ( dạng To-do list )
Với mẫu này, bạn có thể thêm các nhiệm vụ dự án, cập nhật trạng thái, mức độ ưu tiên, ngày hoàn thành, người phụ trách và bất kỳ ghi chú liên quan nào để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều biết được công việc nào đang diễn ra.
Mẫu công cụ lập kế hoạch dự án
Một dự án bao gồm nhiều giai đoạn và các bước khác nhau. Do đó, việc sử dụng các mẫu excel được tạo sẵn để lập kế hoạch dự án là giải pháp hiệu quả giúp bạn hệ thống hóa các nhiệm vụ, công việc dễ dàng và hoàn thành công việc theo tiến độ công việc đã đưa ra.
Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch giúp x3 năng suất làm việc nhanh chóng
Mẫu excel kế hoạch kinh doanh
Mẫu excel quản lý KPI
Quản lý KPI là một tác vụ quan trọng trong kế hoạch kinh doanh. Một bảng theo dõi KPI sẽ giúp theo dõi, đánh giá dự án diễn ra như thế nào và nhóm thực hiện ra sao so với mục tiêu và thời gian mà họ đưa ra. Từ bảng đánh giá KPI, bạn và nhóm sẽ có được một cái nhìn toàn diện nhất về tiến trình của bạn và điều chỉnh, cập nhật các chiến lược một cách dễ dàng.
Mẫu Excel Kế hoạch Marketing
Mẫu kế hoạch truyền thông
Khi bạn đã có kế hoạch kinh doanh, tiến hành nghiên cứu thị trường và vạch ra hành trình của khách hàng thì việc triển khai một kế hoạch truyền thông là vô cùng cần thiết. Biểu mẫu dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện kế hoạch tiếp thị trong vòng 12 tháng một cách hiệu quả.
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện
Khi đến dịp kỷ niệm khai trương hoặc có một dự kiện quan trọng xảy ra, hãy tận dụng mẫu kế hoạch sự kiện nay để hỗ trợ hoạt động tổ chức của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và không gián đoạn.
Mẫu kế hoạch SEO On – Page
SEO là là một kỹ thuật giúp tối ưu công cụ tìm kiếm từ khóa trên Google để tăng thứ hạng của một website. Do đó, mẫu chiến lược kế hoạch SEO là một công cụ không thể thiếu giúp bạn dễ dàng theo dõi lượt traffic đổ về website một cách hiệu quả.
Mẫu phân tích SWOT
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, điều cần thiết là nhóm của bạn phải phát triển cùng với nó. Để đảm bảo nhóm của bạn đi đúng hướng, hãy sử dụng bảng phân tích SWOT cho doanh nghiệp của bạn để thấy được cơ hội, thách thức trong kinh doanh.
IV- Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch công việc – 1Office
Bên cạnh các mẫu kế hoạch công việc bằng excel, bạn có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ lập kế hoạch công việc hiệu quả. Trong đó, 1Office là một công cụ lập kế hoạch công việc hiệu quả được tin dùng bởi hơn 450.000 người dùng đến từ hơn 5000 doanh nghiệp khác nhau. Sở hữu nhiều tính năng ưu việt, phần mềm giúp bạn sắp xếp, quản lý nhiều công việc cùng lúc nhanh chóng, dễ dàng.
Các tính năng chính của phần mềm lập kế hoạch công việc:
-
Lập kế hoạch công việc cụ thể: Tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân giúp người dùng có thể thực hiện công việc được giao nhanh chóng.
-
Dễ dàng theo dõi trạng thái, quản lý tiến độ công việc dưới màn hình dạng Gantt, Kanban
-
Cho phép kéo – thả trạng thái công việc như: đang thực hiện, hoàn thành, chưa hoàn thành…để nắm bắt chi tiết từng hạng mục đầu việc khác nhau.
-
Hệ thống cảnh báo thông minh, nhắc việc giúp cá nhân có thể chủ động thực hiện công việc của mình.
Một số lưu ý khi lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel
Kế hoạch công việc cần rõ ràng, chi tiết
Một kế hoạch công việc càng chi tiết, rõ ràng thì càng dễ thực hiện. Việc sắp xếp các công việc một cách khoa học, hợp lý sẽ giúp bạn nắm được lộ trình thực hiện công việc và không bị sót việc, nhớ trước quên sau trong quá trình thực hiện.
Không ôm đồm nhiều việc trong một thời điểm
Đây là một lỗi khá phổ biến mà nhiều người gặp phải khi luôn phải đối mặt với tình trạng “công việc chất đầy như núi”, nhưng vẫn không hoàn thành được công việc nào trọn vẹn. Do đó, bạn cần ưu tiên những công việc cần giải quyết nhanh, khẩn cấp trước. Còn những việc chưa gấp thì có thể sắp xếp vào thời gian sau.
Bổ sung thêm thông tin về kết quả công việc
Với mẫu bảng kế hoạch công việc bằng excel, bạn nên bổ sung thêm thông tin về tiến độ công việc đang thực hiện( đã hoàn thành hay chưa hoàn thành). Bạn có thể bổ sung thêm hàng kết quả công việc phía dưới hàng ghi công việc để dễ dàng theo dõi.
Nội dung trên đã chia sẻ với bạn về mẫu kế hoạch công việc bằng Excel chi tiết, chuẩn nhất 2022. Hy vọng qua bài viết này, các bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích về việc lập mẫu kế hoạch công việc Excel để áp dụng cho cá nhân, doanh nghiệp mình theo dõi công việc dễ dàng, đạt hiệu quả tốt nhất.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
