Trong thực tiễn về giải quyết thủ tục hành chính, làm việc với cơ quan nhà nước hay nhiều lĩnh vực khác, từ “công văn” đã không còn xa lạ với hầu hết mọi người. Vậy công văn là gì? Công văn có những loại nào? Pháp luật có quy định, hướng dẫn về mẫu công văn hay không? Kính mời Quý độc giả cùng Luật Hoàng Phi tìm hiểu và giải đáp những câu hỏi trên.
Công văn là gì?
Công văn là văn bản hành chính dùng để giao tiếp, trao đổi, hướng dẫn công việc giữa cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cấp trên với cấp dưới, cấp dưới với cấp trên.
Công văn đóng vai trò như là một phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan nhà nước với cơ quan cấp trên hoặc cấp dưới hoặc là với công dân, thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày nhiều khi cũng phải soạn thảo những công văn để thông tin, giao dịch và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Đặc điểm của công văn
Công văn có những đặc điểm chính như sau:
+ Công văn không phải là các văn bản quy phạm pháp luật theo quy định hiện hành, vì thế trình tự, thủ tục ban hành sẽ đơn giản, nhanh chóng và phù hợp với những trường hợp cần phải giải quyết các công việc quan trọng, cấp bách và cần phải thực hiện sớm.
+ Công văn được sử dụng không giới hạn lĩnh vực, có thể sử dụng trong kinh tế, văn hóa, pháp luật, chính trị… và nó phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của từng chủ thể ban hành.
+ Công văn có thể do các cá nhân ban hành nếu quy định của pháp luật cho phép, điều lệ của doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn củ cá nhân đó. Như vạy, công văn không bị giới hạn về chủ thể ban hành, có thể là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay thậm chí là một cá nhân nào đó.
+ Hiện nay, pháp luật không có quy định về thời hiệu của công văn nên khi các chủ thể thực hiện, giải quyết xong các công việc trên thực tế thì công văn sẽ chấm dứt hiệu lực.
+ Công văn mang một đặc điểm riêng khác biệt đó là nó không được áp dụng rộng rãi, phổ biến trên toàn quốc, trong một địa phương mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc cụ thể.
Các loại công văn phổ biến hiện nay
Công văn có thể là văn bản trong một ngành hoặc trong nội bộ và thường trong các nội dung sau:
– Thông báo một hay nhiều hoạt động sự kiến sẽ xảy ra như mở một khóa đào tạo chuyên viên bảo hiểm xã hội…
– Hướng dẫn cấp dưới thực hiện văn bản thi hành do cấp trên ban hành.
– Thông báo về một công việc, nội dung nào đó cho đơn vị nhận được công văn.
– Xin ý kiến về vấn đề một vấn đề nào đó có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan nhận công văn.
– Trình bày kế hoạch mới, đưa ra đề nghị mới lên cấp trên.
– Xác nhận về một vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
– Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp…
Với những nội dung đa dạng như vậy, có thể thấy công văn có rất nhiều loại và nó sẽ phù hợp với từng nội dung. Công văn hiện nay có các loại như sau:
+ Công văn hướng dẫn
+ Công văn giải trình
+ Công văn chỉ đạo
+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở
+ Công văn đề nghị, yêu cầu
+ Công văn phúc đáp
+ Công văn hỏi ý kiến
+ Công văn giao dịch
+ Công văn mời họp
Do có nhiều loại công văn với nhiều mục đích khác nhau. Có nhiều trường hợp đã xảy ra sự nhầm lẫn trong công tác xây dựng và ban hành văn bản trong lĩnh vực quản lý hành chính như: nhầm lẫn giữa công văn đề nghị với tờ trình, công văn đôn đốc nhắc nhở với chỉ thị, công văn mang tính chất thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án…
Vì thế, để tránh sự nhầm lẫn giữa các văn bản, quý vị cần phải xác định cụ thể nội dung công văn, tính chất, mức độ để không xảy ra những nhầm lẫn không đáng có.
Nội dung công văn gồm những gì?
Cũng như các văn bản hành chính thông thường, công văn sẽ được xây dựng gồm bố cục 03 phần:
+ Phần mở đầu:
Phần này sẽ có các thông tin: quốc hiệu – tiêu ngữ, tên đơn vị phát hành công văn, nội dung chính của công văn, địa điểm thời gian phát hành công văn, số công văn.
+ Phần nội dung: Nội dung công văn sẽ bao gồm:
Kính gửi: Cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận công văn
Thông tin về địa chỉ theo số nhà, số phòng; đường; quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điên thoại liên hệ; email, website, fax.
Nội dung chính của công văn: Trình bày vắn tắt nội dung, nguyên nhân viết công văn và mong muốn đề nghị đơn vị nhận công văn xem xét giải quyết, thực hiện.
+ Phần kết thúc: Lời cảm ơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn, những nơi nhận công văn, chữ ký và đóng dấu của cơ quan, tổ chức gửi công văn.
Công văn Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Công văn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, yêu cầu thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
– Số, ký hiệu của văn bản;
– Địa danh và thời gian ban hành văn bản;
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
– Nội dung văn bản;
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
– Nơi nhận.
Lưu ý:
Ký hiệu Công văn phải bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Trích yếu nội dung Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Nơi nhận Công văn được quy định như sau:
– Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
– Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Hiện nay, các cơ quan, đơn vị thường sử dụng mẫu Công văn để: đề nghị; trả lời; đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở; giải thích; thông báo; giải trình; cam kết; báo cáo… Nhìn chung, các loại Công văn này đều sử dụng mẫu Công văn tại Nghị định 30, tùy thuộc vào mục đích của Công văn mà trình bày nội dung phù hợp.
Mẫu Công văn áp dụng bắt buộc đối với cơ quan Nhà nước, tuy nhiên, các danh nghiệp, cá nhân cũng nên sử dụng theo mẫu này để việc áp dụng được thống nhất.
Mẫu công văn chung năm 2022
Mẫu công văn hiện nay chưa được quy định cụ thể về mẫu nào cả, việc soạn thảo công văn chỉ cần đảm bảo về hình thức của một văn bản hành chính thông thường có nội dung theo từng mục đích, từng lĩnh vực và từng cơ quan ban hành nhưng không vi phạm những điều cấm đã được pháp luật ghi nhận.
Tải (Download) mẫu Công văn chung 2022
Download Tại Đây
Mẫu công văn đề nghị mới nhất 2022
Công văn đề nghị là công văn của các cơ quan nhà nước gửi cho nhau, cấp dưới gửi đến cấp trên, cấp trên gửi đến cấp dưới, các cơ quan ngang cấp để yêu cầu, đề nghị cơ quan, bộ phận cung cấp thông tin, giải quyết công việc có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn.
Công văn đề nghị có thể là đề nghị về việc phối hợp thực hiện thu thuế sử dụng đất, đăng ký kiểm tra xác nhận doanh nghiệp đáp ứng quy định tiêu chuẩn sản xuất lắp ráp thô…
Công văn đề nghị khi soạn thảo quý vị cần lưu ý những vấn đề sau:
– Về phần nội dung đề nghị cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì; nguyên nhân hoặc lý do gửi công văn; đề nghị thời hạn trả lời công văn (phúc đáp). Và ở cuối nội dung cần có dòng chữ “Kính mong quý cơ quan/ ông bà …………….. sớm trả lời cho chúng tôi được biết”
– Nêu ngắn gọn nội dung công văn, xác định những vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn.
– Tên, thông tin liên hệ của cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn.
– Tên, thông tin liên hệ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan đến vụ việc được đề nghị trong công văn.
– Thông tin cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận công văn.
Tải (Download) mẫu Công văn đề nghị
Download Tại Đây
Mẫu công văn thông báo năm 2022
Công văn thông báo là loại văn bản được lập ra để thông báo về một việc nào đó do cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện.
Mẫu công văn thông báo năm 2022 sẽ do đơn vị thực hiện soạn thảo với nội dung tùy biến theo từng trường hợp và tuân thủ theo quy định về các văn bản hành chính mà pháp luật đã ghi nhận. Để có thể soạn thảo được công văn thông báo, quý vị cần lưu ý:
– Nêu rõ ràng, ngắn gọn, vụ thể nội dung thông báo là gì.
– Thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn (tên, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế…)
– Thông tin cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan đến vụ việc sẽ thông báo hoặc được nhắc đến cụ thể trong công văn.
– Thông tin cá nhân, tổ chức, cơ quan có liên quan để tiếp nhận công văn. Trong trường hợp người nhận công văn là chức danh, chức vụ cao cấp Nhà nước thì “nơi nhận” ở cuối công văn sẽ ghi trực tiếp chức vụ, chức danh đó.
– Riêng đối với phần nội dung thông báo của cá nhân: chủ thể thực hiện cần phải nêu rõ các nội dung cần thông báo và trình bày nguyên nhân, lý do phát sinh công văn thông báo này.
Tải (Download) mẫu Công văn thông báo
Download Tại Đây
Mẫu công văn giải trình
Công văn giải trình là văn bản mà cơ quan nhà nước cung cấp, giải thích, làm rõ các thông tin về việc thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu.
Mẫu công văn giải trình năm 2022 không có nội dung quy định cụ thể, vì thế trong phần này, Luật Hoàng Phi sẽ hướng dẫn quý vị cách để soạn thảo sc một công văn giải trình hoàn chỉnh:
– Xác định lĩnh vực cần giải trình và nêu rõ nội dung giải trình là gì (ví dụ giải trình về chậm nộp thuế, giải trình về chậm đóng bảo hiểm xã hội…)
– Xác định và điền chính xác thông tin tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gử công văn, nơi nhận công văn.
– Thông tin của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn.
– Điền thông tin địa chỉ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tiếp nhận đơn, số điện thoại liên hệ của đơn vị, cá nhân nhận công văn giải trình, số Fax, số Telex, địa chỉ email.
Đối với công văn giải trình, phần quan trọng nhất chính là nội dung giải trình. Khi làm công văn, Quý vị cần phải lưu ý một số vấn đề sau:
+ Trình bày vắn tắt các nội dung được yêu cầu giải trình.
+ Nêu rõ nội dung cần giải trình theo yêu cầu của cấp trên, của cơ quan nhà nước, của tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền.
+ Trình bày các khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn hoặc trong quá trình thực hiện chính sách, quy chế hay thực hiện yêu cầu, trình bày nguyên nhân dẫn đến việc vì sao không thực hiện được.
+ Đưa ra các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tế dẫn đến việc phải giải trình hoặc trình bày các nguyên nhân, lý do cần thực hiện giải trình.
Khi kết thúc công văn giải trình, cần phải có nội dung cam kết thực hiện hoặc trình bày cụ thể, rõ ràng các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian tới.
Tải (Download) mẫu Công văn giải trình
Download Tại Đây
Lưu ý khi soạn công văn
Khi soạn thảo các công văn, dù là với mục đích nào đi nữa thì Quý vị cũng cần lưu ý một số vấn đề như sau:
– Chữ viết tắt tên đơn vị khoa, phòng, trung tâm, bộ phân chức năng soạn thảo công văn.
– Trích yếu nội dung chính (chủ đề) của công văn.
– Nơi nhận công văn: Nếu không phải là cá nhân tại một cơ quan nào thì ghi chung chung tên cơ quan cần gửi đến.
– Nội dung công văn:
+ Nếu người ký văn bản là Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng thì ghi:
KT. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng
Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng
+ Nếu người ký văn bản là Trưởng phòng thì ghi:
TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
+ Nếu người ký văn bản là Phó trưởng phòng thì ghi:
TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng
KT. TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
– Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào.
– Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu.
Trên đây là nội dung bài viết của Luật Hoàng Phi về mẫu công văn. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết.
