Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng mẫu công văn thông báo với mẫu dưới đây.
1. Công văn thông báo là gì?
Việc thông báo có thể được thể hiện dưới hình thức công văn, quyết định, thông tư nhưng đối với hình thức là công văn thông báo hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân nhằm truyền tải nội dung ᴄủa một tin tứᴄ, một ѕự kiện, một mệnh lệnh quản lý đơn giản haу thông tin nhanh những ᴠăn bản quan trọng ᴄủa ᴄáᴄ ᴄơ quan, tổ ᴄhứᴄ ᴄho ᴄáᴄ đối tượng ᴄó liên quan biết hoặᴄ thựᴄ thi.
2. Các nội dung trong công văn thông báo
Công văn phải có đủ các phần sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Địa danh và thời gian gửi công văn.
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
- Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
- Số và ký hiệu của công văn.
- Trích yếu nội dung.
- Nội dung công văn.
- Chữ ký, đóng dấu.
- Nơi gửi.
– Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
- Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
- Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.
– Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Viện dẫn vấn đề.
- Giải quyết vấn đề.
- Kết luận vấn đề.
3. Mẫu công văn thông báo
3.1 Mẫu 01 công văn thông báo
TÊN ĐƠN VỊ/CƠ QUAN RA THÔNG BÁO
—————
Số: ………./CV-….
V/v: ……………(1)……………….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————-
Địa danh, ngày …. tháng …….. năm …….
Kính gửi:…………………………(2)…………….…………………………
– Về phần nội dung công văn thông báo:
+ Nêu rõ các nội dung cần thông báo;
+ Nguyên nhân, lý do phát sinh thông báo này;
– Về phần kết thúc công văn thông báo: Trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.
Trân trọng./.
Nơi nhận:
– Như trên ..(3)……..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ..(4)…….. ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC
(Ký, đóng dấu)
Địa chỉ: Số nhà……… đường………….., huyện/quận/thành phố:……., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương……………………………………………
Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………………….
Email: …………..………….; Website: ………………….
Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo:
(1) Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;
(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;
(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;
(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.
3.2 Mẫu 02 công văn thông báo
CÔNG TY…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
….ngày….tháng….năm…..
THÔNG BÁO
Kính gửi: Quý khách hàng
Trước tiên, Công ty…. xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Qúy khách hàng đã tin tưởng và gắn bó công ty chúng tôi trong suốt thời gian qua.
Công ty chúng tôi xin thông báo đến quý khách hành như sau:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Trân trọng!
GIÁM ĐỐC
(Đã ký tên và đóng dấu)
4. Những câu hỏi thường gặp
4.1 Khi nào cần làm Công văn thông báo?
- Trường hợp pháp luật, hợp đồng,… có quy định bắt buộc phải ra thông báo như: Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng hợp tác…
- Trường hợp pháp luật, hợp đồng, điều lệ công ty,… không bắt buộc phải thông báo nhưng việc thông báo là cần thiết như: Thông báo về việc chậm giao hàng, thông báo về thời hạn giao hàng…
4.2 Công văn thông báo được sử dụng phổ biển hiện nay gồm những gì?
Một số Công văn thông báo được sử dụng phổ biển hiện nay như:
- Công văn thông báo thay đổi tên, địa chỉ công ty;
- Công văn thông báo thời hạn giao hàng;
- Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng;…
4.3 Công ty Luật ACC có cung cấp dịch vụ tư vấn về mẫu công văn thông báo không?
Hiện là công ty luật uy tín và có các văn phòng luật sư cũng như cộng tác viên khắp các tỉnh thành trên toàn quốc, Công ty Luật ACC thực hiện việc cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý cho quý khách hàng, trong đó có dịch vụ làm tư vấn về mẫu công văn thông báo uy tín, trọn gói cho khách hàng.
4.4 Chi phí dịch vụ tư vấn về mẫu công văn thông báo của công ty Luật ACC là bao nhiêu?
Công ty Luật ACC luôn báo giá trọn gói, nghĩa là không phát sinh. Luôn đảm bảo hoàn thành công việc mà khách hàng yêu cầu; cam kết hoàn tiền nếu không thực hiện đúng, đủ, chính xác như những gì đã giao kết ban đầu. Quy định rõ trong hợp đồng ký kết.
Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của ACC về mẫu công văn thông báo. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với ACC qua 1900.3330 để biết thêm chi tiết nhé!
Đánh giá post
