Biên bản cuộc họp là một loại văn bản không thể thiếu trong bất kì cuộc họp, hội nghị nào. Vậy một mẫu biên bản cuộc họp cần tuân theo những tiêu chuẩn nào và cách viết biên bản họp chuẩn ra sao?
Tìm việc làm nhanh TẠI ĐÂY!
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp được hiểu là những loại văn bản quan trọng dùng để ghi lại những vấn đề diễn ra trong một cuộc họp, hội nghị. Những vấn đề được ghi trong biên bản họp thường là nội dung tiến trình cuộc họp, những quyết định cuối cùng của cuộc họp đó. Người chịu trách nhiệm viết biên bản này thường sẽ là các thư ký văn phòng.
Biên bản cuộc họp là gì?
Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng tiếng anh chuẩn nhất hiện nay
Có thể nói trong các cuộc họp thì biên bản là một thứ không thể thiếu được. Không chỉ có tác dụng ghi lại những điều diễn ra mà còn như một bằng chứng để dùng khi xảy ra bất kì những điều bất ngờ.
Vai trò của biên bản cuộc họp
- Ghi lại những nội dung đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong một hội nghị, cuộc họp nào đó.
- Mặc dù là một dạng văn bản, tài liệu dù không có quyền lực pháp lý nhưng cũng có thể dùng để chứng minh những sự việc đã xảy ra.
- Tất cả những diễn biến xảy ra trong một cuộc họp đều được ghi lại rõ ràng, nhất là những quyết định, ý kiến có liên quan đến nội dung cuộc thảo luận.
- Văn bản cuộc họp như một lời cam kết thực hiện những sắp xếp nội dung, nhiệm vụ được đưa ra trong cuộc họp khi học đã kí vào biên bản này.
- Giúp những người có liên quan khi cần có thể kiểm tra lại tính chính xác của công việc.
Một số mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh cho mọi công ty
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
__________ ______________
Số: /BB- ….. (3)…..
BIÊN BẢN
…………………………….(4)……………………………
_______________
Thời gian bắt đầu……………………………………….
Địa điểm……………………………………………………
Thành phần tham dự…………………………………..
……………………………………………………………….. …………………………………………………………..
……………………………………………………………….. …………………………………………………………..
Chủ trì (chủ tọa):……………………………………….. …………………………………………………………..
Thư ký (người ghi biên bản):………………………. …………………………………………………………..
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
……………………………………………………………….. …………………………………………………………..
……………………………………………………………….. …………………………………………………………..
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào …… giờ ….., ngày ….. tháng ….. năm ……./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ và tên
Họ và tên
Nơi nhận:
– ……….;
– Lưu: VT, hồ sơ.
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
Tải mẫu biên bản 1 TẠI ĐÂY
TÊN CÔNG TY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:……./BB-….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ………., ngày …. tháng … năm 20…
BIÊN BẢN HỌP
(V/v : …………………………………………… …)
Hôm nay, vào lúc …h… ngày …tháng … năm …. tại văn phòng Công ty ……………… diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:
I/ Thành phần tham dự gồm:
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
II/ Nội dung cuộc họp:
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
III/ Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
Cuộc họp kết thúc vào lúc …h…. ngày … tháng … năm …
Thư ký cuộc họp Chủ trì cuộc họp
Tải mẫu biên bản 2 TẠI ĐÂY
CÔNG TY ……………………. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /BB – ——— ***** ——–
BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY ……………
(V/v …………. )
Hôm nay, vào lúc …..giờ, ngày ……….. tại Công ty………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:……………………………………………………………………………….
Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư: ……….. Cấp ngày:………………
Địa chỉ trụ sở chính:…………………………………………………….
Công ty tiến hành họp:……………………………………………………………………….
Nội dung, chương trình họp:………………………………………………………
Thành phần tham dự:………………………………………………………………………………………..
Chủ toạ: ………………………………….. Thư ký:……………………………………….
Diễn biến cuộc họp:…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………
Các quyết định được thông qua:…………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
Biểu quyết (nếu có):
- Số phiếu tán thành: …………………………% số phiếu
- Số phiếu không tán thành:…………………phiếu
Cuộc họp kết thúc lúc ………….h cùng ngày, nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.
Chữ ký của các thành viên
Tải mẫu biên bản 3 TẠI ĐÂY
Download một số mẫu biên bản các cuộc họp khác
Bên cạnh các cuộc họp bàn bạc và triển khai các kế hoạch công việc chính thì các công ty còn có những cuộc họp khác như: họp chi bộ, họp giao ban, họp công đoàn. Và tất nhiên mỗi cuộc họp đó cũng đều cần đến những biên bản sau khi kết thúc. Vậy những mẫu biên bản cho những cuộc họp đó sẽ ra sao?
Mẫu biên bản họp công đoàn
CÔNG ĐOÀN ……………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: …../BB-CĐCS Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————–
…………., ngày…tháng….năm…..
BIÊN BẢN CUỘC HỌP CÔNG ĐOÀN
I. Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
– Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………………..
– Địa điểm: ………………………………………………………………………………….
– Thành phần tham dự: ……………………………………………………………..
Số lượng ……… người/Tổng số ……… người.
Vắng: số lượng ……….. người.
Tên người vắng ………………………………………………….. lí do …………………………………………
– Chủ trì: ……………………………………………………………………………………………………………….
– Thư ký (người ghi biên bản): …………………………………………………………………………………
II. Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/ hội nghị có thể gồm các phần sau):
1. Sinh hoạt văn bản
Đ/c ………………………………………………………..sinh hoạt các văn bản chỉ đạo, chế độ chính sách mới ban hành gồm (liệt kê tên các văn bản)…………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
2. Sơ kết tháng qua và phương hướng tháng tới
Đ/c……………………………………………………….. thông qua báo cáo tháng ……….., chương trình hoạt động tháng …….. (đính kèm) …………………………………………
3. Thảo luận
3.1. Đ/c………………………………………….. gợi ý thảo luận gồm các nội dung sau: (ghi tóm tắt)
3.2. Đ/c ………………………………… (ghi tóm tắt ý kiến phát biểu) ……………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
3.3. Đ/c …………………………………………………………………………………………………………………
4. Kết luận của người chủ trì
Đ/c ………………………………….Kết luận về nội dung thảo luận:(Tóm tắt nội dung kết luận) ……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
5. Thông qua dự thảo Nghị quyết Hội nghị (nếu là Hội nghị)
Đ/c……………………………………………………thông qua dự thảo Nghị quyết hội nghị (đính kèm) ……………………………………………………………………………………………………………………………..
Hội nghị biểu quyết nhất trí …………./……… (tỉ lệ ………%)
Cuộc họp/ Hội nghị kết thúc vào ……….. giờ ……….., ngày ……….. tháng …….. năm ……/.
Thư ký Chủ trì
(Chữ ký, đóng dấu nếu có) (Chữ ký)
Họ và tên Họ và tên
Tải mẫu biên bản họp Công Đoàn
Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …………../BB-……….(3)……. ————–
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN
– Thời gian bắt đầu: ………………………………………………………………………………………………..
– Địa điểm: …………………………………………………………………………………………………………….
– Thành phần tham dự gồm:
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
– Chủ trì (chủ tọa): ………………………………………………………………………………………………….
– Thư ký (người ghi biên bản): …………………………………………………………………………………
– Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo:
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ……. giờ….., ngày…..tháng….năm…..
Thư ký Chủ tọa
(Chữ ký) Họ và tên Họ và tên(Chữ ký, dấu (nếu có))
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tải mẫu biên bản họp giao ban
Mẫu biên bản họp chi bộ
ĐẢNG ỦY……………………………………… ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
CHI BỘ………………………………………….
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng………/20……
Thời gian:…………………………………………………………………………………………
Địa điểm:…………………………………………………………………………………………
Thành phần: (Lưu ý có thể mời thêm Đảng ủy viên giám sát thì ghi cụ thể người giám sát).
Chủ tọa: …………………………………………………………………………………………..
NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Phần mở đầu
– Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng ……/20/……..
– Chi bộ cử thư ký cuộc họp:…………………………………………………………………….
– Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).
– Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:
2. Phần nội dung:
2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin….)
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể)
– …………………………………………………………………………………………………………
– Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt)
…………………………………………………………………………………………………………..
– Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiện quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
…………………………………………………………………………………………………………..
– Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiện trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.
…………………………………………………………………………………………………………..
– Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp)…………………………………………………………………………………………………….
3. Phần kết thúc
– Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
– Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.
Cuộc họp kết thúc lúc……………………. giờ, ngày…..tháng…..năm 20……. biên bản được thông qua trước Chi bộ.
CHỦ TỌA THƯ KÝ
Tải mẫu biên bản họp chi bộ
Cách ghi biên bản cuộc họp
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ ghi biên bản, bạn cần hiểu rõ về quy trình diễn ra buổi họp cũng như thành phần những người tham gia. Đồng thời hiểu rõ bố cục biên bản cuộc họp để điền thông tin một cách chính xác.
Bố cục biên bản cuộc họp bao gồm:
- Quốc hiệu – tiêu ngữ
- Tên biên bản họp (ví dụ: BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY…) và mục đích cuộc họp (V/v…)
- Ngày, tháng, năm diễn ra buổi họp
- Thành phần tham gia
- Nội dung buổi họp
- Kết thúc: Ghi rõ thời gian và lý do
- Những người tham dự buổi họp ký nhận
Dựa trên bố cục cuộc họp, người viết biên bản có thể điền chi tiết biên bản họp theo hướng dẫn sau:
- Ghi chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
- Bộ phận, đơn vị, cơ quan doanh nghiệp tổ chức cuộc họp
- Người chủ trì: Là người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý, tổng hợp các ý kiến nhằm giải quyết các vấn đề
- Thư ký: Là người đảm nhiệm công việc điểm danh người tham gia, ghi chép lại các thông tin trong cuộc họp và lập biên bản họp.
- Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban, nhân viên, người có liên quan tới chủ đề cuộc họp.
- Nội dung cuộc họp: Đây mục rất quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
- Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi, sau đó thống nhất thông qua biểu quyết rồi mới đưa ra quyết định.
Cách làm biên bản cuộc họp
Những yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh có thể đại diện cho việc cuộc họp đó có thành công hay không? Bởi những biên bản này sau khi kết thúc hội nghị, cuộc họp đều được chuyển lại cho những cá nhân, đơn vị tham gia hoặc liên quan đến cuộc họp đó. Vậy nên, những người làm biên bản nhất định phải để ý vào việc hình thành biên bản đúng tiêu chuẩn. Những điều cần lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp như sau:
Có sẵn mẫu biên bản theo tiêu chuẩn
Đây là một trong điều nhất định người làm biên bản cần phải nhớ kĩ, chuẩn bị sẵn sàng để không mất thời gian làm biên bản. Đây cũng là cách giúp các thư ký cuộc họp giảm bớt gánh nặng khi làm biên bản, bởi không phải ai cũng có thể nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh chóng cả.
Những nội dung nhất định cần phải có trong một biên bản cuộc họp mẫu sẽ bao gồm:
- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
- Những thành phần tham dự
- Nội dung của cuộc họp
- Những kết luận được đưa ra khi cuộc họp kết thúc
Tốc kí nhanh chóng, đầy đủ các nội dung
Đây được cho là một việc làm cần thiết đối với những người thư ký chịu trách nhiệm làm biên bản cuộc họp. Hãy chuẩn bị sẵn sàng sổ sách, máy tính để việc ghi chép lại những nội dung diễn ra được hoàn thành một cách đầy đủ và nhanh chóng nhất. Nếu bạn không thể bắt kịp được tiến độ cuộc họp, bạn có thể sử dụng công cụ hỗ trợ là máy ghi âm để không bỏ sót bất kì nội dung quan trọng nào.
Đúng trọng tâm cuộc họp
Trong một biên bản họp thì nội dung cuộc họp là quan trọng nhất. Từ nội dung được ghi trong biên bản thì những người không có mặt vẫn có thể nắm được nội dung chính của cuộc họp đó là gì. Vậy nên người làm biên bản nhất định nắm bắt được trọng tâm vấn đề cần thiết của cuộc họp để ghi vào biên bản.
Đảm bảo thông tin trung thực, chính xác
Những thông tin được ghi trong biên bản nhất định cần phải đảm bảo được độ chính xác tất cả những vấn đề đã trao đổi trong hội nghị. Để có thể đảm bảo độ tin cậy, chấp thuận của tất cả những người tham gia thì cần phải đọc lại biên bản trước toàn thể những người tham gia khi hoàn thành.
Những thông tin cần phải có trong mẫu biên bản cuộc họp công ty
- Tên của doanh nghiệp đó, số biên bản, tên biên bản
- Địa điểm, thời gian diễn ra cuộc họp
- Thành phần tham gia, tên người đứng đầu chủ trì cuộc họp, thư ký
- Những nội dung diễn ra
- Kết quả cuộc họp
Những yêu cầu cần biết khi viết biên bản cuộc họp
Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất
Trên là tất tật những vấn đề liên quan đến mẫu biên bản cuộc họp cũng như cách ghi biên bản họp trong các trường hợp phổ biến. Mong rằng những chia sẻ của News Timviec sẽ hữu ích với tất cả những bạn đọc đang theo dõi bài viết này!
