Biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết để ghi lại nội dung, diễn biến cuộc họp với mục đích lưu trữ và minh chứng cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.
Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:
– Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.
Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:
+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
+ Thành phần tham gia
+ Nội dung cuộc họp
+ Kết luận cuộc họp.
– Ghi nhanh và đầy đủ
Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.
Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
– Nội dung biên bản phải có trọng tâm
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.
– Thông tin chính xác
Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Mẫu Biên bản cuộc họp
https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/23/Mau_Bien_ban_cuoc_hop_0504164828_2311152014.doc
CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
——–
Số: ………………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
………, ngày …… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN HỌP
Về việc (1)………………..………..
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại (2)……………………………………………………………………………..
Diễn ra cuộc họp với nội dung (3)……………………………………………..
I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì (4): Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
2. Thư ký (5): Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
3. Thành phần khác (6):
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
II. Nội dung cuộc họp: (7)
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
IV. Kết luận cuộc họp (8):
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
THƯ KÝ
(Ký, ghi rõ họ tên)
CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên)
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp
(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2018, Giao ban tháng 3/2019,…
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.
(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
Trên đây là Mẫu Biên bản cuộc họp có thể dùng trong mọi trường hợp cũng như những lưu ý và cách ghi chuẩn nhất.
Ngoài ra, LuatVietnam cũng cung cấp thêm các biểu mẫu khác hữu ích trong quá trình làm việc, người dùng có thể tham khảo tại đây.
