Trong các giao dịch được thực hiện, hóa đơn dường như là điều bắt buộc. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân dẫn tới việc hóa đơn bị sai sót. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn được thực hiện để xử lý sự việc này.
Bài viết dưới đây Kế Toán Lê Ánh sẽ trình bày mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử mới nhất, cách viết biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và các thông tin có liên quan.
1. Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Là Gì?
Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản do người bán và người mua lập ra nhằm thu hồi các liên của số hóa đơn mà đã lập sai. Những trường hợp phải lập biên bản thu hồi hóa đơn được quy định rõ trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.
»»» Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp – Học THỰC CHIẾN Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm
2. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn
Trường hợp lập biên bản hủy hóa đơn:
Căn cứ Điều 29 Thông tư 30/2014/TT-BTC chỉ rõ:
– Hóa đơn đặt in khi bị in sai, in thừa, in trùng phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
– Hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải tiến hành hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo cho cơ quan thuế. Trường hợp khi cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ khi thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế) thì tổ chức, cá nhân, hộ phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã bị mất.
– Các loại hóa đơn đã lập của đơn vị kế toán được hủy theo như quy định của pháp luật về kế toán.
– Những loại hóa đơn chưa lập nhưng vật chứng của các vụ án thì sẽ không bị hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, Thông tư này cũng quy định về các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì sẽ không hủy mà được tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật.
Hủy hóa đơn của tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh:
– Tổ chức,cá nhân, hộ kinh doanh cần phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
– Tổ chức kinh doanh phải thành lập ra Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có các đại diện lãnh đạo, đại diện của bộ phận kế toán của tổ chức.
– Cá nhân, hộ kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
– Những thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như có sai sót.
3. Mẫu Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Mới Nhất
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Phân biệt biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và biên bản hủy hóa đơn điện tử
Khác biệt
Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Biên bản hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp sử dụng
Biên bản này sẽ phải được lập trước khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử, cụ thể là khi hóa đơn bị phát hiện là có sai sót phải hủy nhưng:
+ Người bán đã xuất hóa đơn và giao hóa đơn cho người mua, tuy nhiên lại chưa thực hiện giao hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho họ.
+ Người bán đã xuất hóa đơn và giao hóa đơn cho người mua, nhưng mà cả hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.
– Sử dụng Biên bản hủy hóa đơn nhằm ghi nhận sai sót dẫn tới việc phải hủy bỏ hóa đơn, cụ thể là trong những trường hợp sau đây:
+ Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng hoặc in thừa số lượng, dẫn tới việc phải thực hiện hủy các hóa đơn đó trước khi thanh toán hợp đồng đặt in hóa đơn.
+ Cá nhân hay tổ chức kinh doanh tiếp tục sử dụng hóa đơn đang có nữa thì phải hủy bỏ.
Lưu ý khi sử dụng
– Khi thực hiện lập biên bản thu hồi hóa đơn, người bán và người mua đều phải ghi rõ nguyên nhân dẫn đến việc thu hồi hóa đơn điện tử, bên cạnh đó người bán phải gạch chéo hóa đơn và lưu trữ lại trong trường hợp cần dùng tới.
– Ở trong biên bản hủy hóa đơn, người mua và người bán đều phải cam kết sẽ không sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế.
– Thời hạn tối đa của việc hủy hóa đơn là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
4. Hướng Dẫn Cách Viết Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Điện Tử
Cách viết một biên bản thu hồi hóa đơn gồm có những bước dưới đây:
– Bước 1: Tương tự như các văn bản hành chính khác, biên bản thu hồi hóa đơn trước hết phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, số biên bản, tên của biên bản, căn cứ biên bản.
– Bước 2: Kế tiếp đó là thông tin về hai bên đại diện, trong đó gồm có địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, họ tên của người đại diện, chức vụ.
– Bước 3: Thông tin của hóa đơn thu hồi và hóa đơn được xuất thay thế. Thông tin đó gồm có tên hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
– Bước 4: Trình bày rõ lý do thu hồi hóa đơn.
– Bước 5: Cam kết giữa hai bên.
– Bước 6: Hai bên đại diện tiến hành ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
5. Những LƯU Ý Khi Lập Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Điện Tử
Một số những lưu ý cần phải biết khi tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn:
– Ngày tháng ở trên biên bản thu hồi hóa đơn phải trùng khớp với ngày tháng trên hóa đơn mới.
– Biên bản thu hồi hóa đơn phải trình bày được lý do của việc thu hồi là do đâu, sai sót ở mục nào. Phải ghi đúng về thu hồi hóa đơn số, ngày tháng, ký hiệu,… xuất hóa đơn mới số, ngày tháng, ký hiệu,…
– Sau cùng, khi đã lập được xong biên bản thu hồi hóa đơn thì hai bên phải tiến hành ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận vào biên bản thu hồi hóa đơn, rồi sau đó mới xuất lại hóa đơn mới.
Xem thêm:
Trên đây là những thông tin liên quan đến vấn đề thu hồi hóa đơn điện tử và mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử mới nhất. Trường hợp hóa đơn đặt in bị in sai, in thiếu, in thừa, in trùng thì tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh có hóa đơn sẽ không tiếp tục sử dụng mà phải sử dụng mẫu Biên bản hủy hóa đơn.
Nội dung này cũng được hướng dẫn rất kỹ trong khóa học kế toán online và offline của trung tâm Lê Ánh, do các kế toán trưởng đang làm nghề giảng dạy.
Nếu cần hỗ trợ, bạn có thể đặt câu hỏi bằng cách comment dưới bài viết này.
