Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Được lập khi nào? – Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để sử dụng khi hóa đơn có những sai sót
Xem thêm:
Trong bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ thông tin đến bạn đọc khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai trong các trường hợp (sai ngày tháng, sai mã số thuế, sai tên, địa chỉ công ty, sai số tiền, đơn giá…)
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể bị mắc những sai sót về ngày, về số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Chính vì thế, biên bản điều chỉnh được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để giúp kế toán sửa các lỗi sai này.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC
“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ phát hiện ra sai sót trong nội dung sẽ được xử lý như sau:
TH1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
⇒ Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
⇒ Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
TH2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
⇒ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
⇒ Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
⇒ Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Như vậy, trong TH2 ở trên, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để ghi nhận sai sót và căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
>>>>>>>>> Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành – 100% Học Thực Chiến Cùng Kế Toán Trưởng
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Tùy vào sai sót trên hóa đơn điện tử mà kế toán cần sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng. Tham khảo một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp dưới đây
#Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
#Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ
#Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế
#Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
CÔNG TY …………………..
KẾ TOÁN…………………
Số …./BBĐCHĐ-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……., ngày … tháng … năm 20…
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính;
– Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính;
– Căn cứ vào sự thỏa thuận các các bên,
Hôm nay, ngày ……/ ……./ 20…, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A:
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………. MST: ……………………………………..
Do Ông (Bà): ……………………………… Chức vụ: ……………………………………..
BÊN B:
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………… MST: ……………………………………………..
Do Ông (Bà):……………………………………….. Chức vụ: ……………………………………….
Hai bên cùng thống nhất lập bản ghi nhận sai sót do bên bán xuất bán hàng cho bên mua tại hóa đơn số ……., ký hiệu ….., lập ngày ….. đã kê khai vào kỳ Quý …… Nay lập hóa đơn điều chỉnh số ….., ký hiệu ….. ngày ……..
Lý do điều chỉnh: ………………………………………………………………………………………………
– Trước ghi là:…………………………………………………………………………………………………..
– Nay điều chỉnh là: …………………………………………………………………………………….
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
#Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
4. Biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai – Một số vấn đề cần lưu ý
#Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
– Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
– Nội dung trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ:
Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
– Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
#Có phải đóng dấu treo lên biên bản điều chỉnh hóa đơn không?
Theo quy định của pháp luật, việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu được đóng lên trang đầu, đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
Theo đó, đóng dấu treo là việc dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc là trên phụ lục kèm theo của văn bản chính.
Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết ở phía trên bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu đóng trùm lên tên của cơ quan, tổ chức, phụ lục đó.
Với tính chất của biên bản điều chỉnh hóa đơn, văn bản sẽ có hiệu lực pháp lý khi biên bản được lập dựa theo hình thức của văn bản hành chính thông thường, có chữ ký xác nhận của đại diện các bên và đóng dấu doanh nghiệp.
⇒ Do vậy, với biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần phải đóng dấu treo lên biên bản mà chỉ cần 02 bên đóng dấu xác nhận ở cuối biên bản.
5. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh điều chỉnh hóa đơn điện tử trên MISA meinvoice
Kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thống và gửi tới khách hàng.
Sau đây là hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử ngay trên MISA meinvoice
1. Vào mục Hóa đơn
2. Chọn hóa đơn cần lập biên bản điều chỉnh.
3. Chọn Lập hóa đơn điều chỉnh
4. Khai báo các thông tin chung trên biên bản điều chỉnh và lý do điều chỉnh.
5. Ký điện tử lên biên bản điều chỉnh.
Lưu ý: Có thể xóa biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản
6. Nhấn Lưu/ Lưu & gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online – Tương Tác Trực Tiếp Với Giảng Viên Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm
Trên đây là những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trên Misa Meinvoice. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết hữu ích với các bạn
Tham khảo thêm: Cách Lập Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Theo Tháng Và Quý Mới Nhất
