Đối với hầu hết chúng ta, email là một hình thức giao tiếp phổ biến nhất. Có thể bạn muốn viết email cho thầy/cô, xin học bổng, tìm việc hay email khách hàng, gửi sếp,… Tuy nhiên, cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh không phải ai cũng biết. Trong mỗi tình huống, sẽ có cách trình bày cũng như cách sử dụng từ vựng khác nhau mà bạn nên tuân theo nếu muốn chuyên nghiệp hơn.
Viết email là một trong những kỹ năng không thể thiếu đối với người đi làm. Viết một email sao cho đúng chuẩn để tạo thiện cảm với khách hàng vốn là việc không hề dễ dàng. Đặc biệt khi viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh thì cần phải có sự đầu tư tìm hiểu. Đừng lo lắng! Sẽ không khó như bạn nghĩ. Trong bài viết này, English Town sẽ hỗ trợ viết email bằng tiếng Anh cho bạn.
Bất kỳ tình huống nào email tiếng Anh cũng chia làm hai loại chính: đó là Formal Email và Informal Email.
– Loại Fomal email được dùng trong những trường hợp trang trọng như viết cho giáo sư, sếp, khách hàng,…
– Loại thứ hai là Informal email sẽ được dùng khi bạn viết cho bạn bè, người thân mà không có bất kỳ quy tắc hay cấu trúc nào, không cần khách sáo hoặc thậm chí viết tắc
Cách viết email tiếng Anh bắt đầu từ những quy tắc cơ bản
Viết email cho bạn bè là việc khá dễ dàng nhưng nếu bạn là nhân viên của một công ty thì có chắc sẽ có viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh thích hợp cho sếp hay khách hàng không? Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng kỹ năng viết email đúng chuẩn? Dưới đây là một số lời khuyên chúng mà tôi muốn chia sẻ với bạn:
– Hãy sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp: Bạn nên sử dụng tên thật của mình để đặt email + tên công ty sẽ được đánh giá tốt hơn thay vì tạo địa chỉ có tên “cute” như fallinginlove@gmail.com
– Viết tiêu đề email ngắn gọn nhất có thể: Bạn chỉ cần có một dòng chủ đề tóm tắt ngắn gọn thêm vào một từ khóa nổi bật để người nhận có thể dễ dàng tìm kiếm trong rất nhiều email của họ. Ví dụ: Tóm tắt cuộc họp cuối năm 2018.
– Sử dụng một lời chào và mở đầu phù hợp (Người đọc của bạn sẽ là ai? Đồng nghiệp, khách hàng hay sếp của bạn?).
– Viết ngắn gọn, đúng ngữ pháp với giọng điệu chuyên nghiệp: tránh tiếng lóng, dấu chấm than và khuôn mặt cười
– Hãy lịch sự: nói xin vui lòng và cảm ơn bạn khi thích hợp
– Tránh nói chuyện không thành thật
– Lựa chọn font chữ phổ biến
– Đừng quên đính kèm tệp nếu có
– Check lại chính tả và ngữ pháp
Cách viết email tiếng Anh chuẩn theo style English Town
Mở đầu email của bạn với một lời chào trang trọng đến người nhận. Bằng cách sử dụng Dear/ Dear Bob/ Dear James/ Dear Grey thay vì dùng Hi/Hey. Hoặc Mr. đối với đàn ông, Ms với phụ nữ và Mrs với những phụ nữ đã kết hôn.
Nội dung chính
-
Nếu bạn đang trả lời một câu hỏi của khách hàng, bạn nên bắt đầu bằng một dòng cảm ơn.
Ví dụ: nếu ai đó có câu hỏi về công ty của bạn, bạn có thể nói: “Thank you for contacting Business Company” (Cảm ơn bạn đã liên hệ với Công ty kinh doanh). Hoặc khách hàng đã phản hồi một trong những email của bạn, hãy chắc chắn nói rằng,
“Thank you for your prompt reply” or “Thanks for getting back to me” và sẽ làm cho người nhận hài lòng hơn.
-
Nêu mục đích chính nếu bạn là người chủ động viết email
Không cần bắt đầu với một dòng cảm ơn. Thay vào đó, hãy nêu rõ mục đích của bạn. Ví dụ, I want to apply for position…” hoặc “I am writing this as wanting to report work at the end of the year…”.
-
Nội dung chính của email bạn nên giữ nó ngắn
Email chuyên nghiệp không nên viết quá dài. Hãy nhớ rằng, mọi người luôn muốn đọc
email nhanh chóng, bởi vì nếu họ cảm thấy tin nhắn của bạn quá dài, họ có thể sẽ bắt đầu đọc lướt.
Nếu một chủ đề nặng nề đòi hỏi thảo luận lâu dài để tìm ra phương án, thì cách tốt nhất là họp trực tiếp hơn là viết một email. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý cẩn thận về ngữ pháp, chính tả và dấu câu để bạn thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân và công ty. Đặc biệt, đa dạng cách viết ra để tránh nhàm chán cho người đọc. Chẳng hạn như: I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize có thể thay thế bằng “I would like to…”. Nếu không trang trọng quá thì dùng “I just want to…”.
Đặc biệt, ở phần nội dung email, bạn nên điều tiết câu từ, viết ngắn gọn, súc tích, rõ mục đích viết email. Phải luôn đặt vào vị trí của người đọc là muốn xem những bức thư nhanh chóng, đúng chính tả, ngữ pháp. Bởi vì các yếu tố này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cách nhìn nhận và đánh giá của người nhận thư.
-
Trước khi kết thúc thư hãy tạo một “cuộc hẹn” cho lần sau
Thay vì cảm ơn một lần nữa theo cách thông thường, bạn có thể “hẹn hò” người nhận bằng một cuộc gặp trực tiếp hay mong muốn nhận được phản hồi khi xem tài liệu bạn đính kèm cho lần sau.
Please refer to the documentation of… (xin vui lòng tham khảo tài liệu…)
Can I date you at 2 o’clock on Saturday? (Tôi có thể hẹn bạn lúc 2 giờ chiều thứ 7 không?)
-
Kết thúc thư bằng tên và chữ ký người gửi
Bạn có thể phân chia theo hai trường hợp để lại Signing off đó là không trang trọng và trang trọng.
Đối với trường hợp không trang trọng, bạn có thể viết cho bạn thân, cho những người xung quanh, quen biết thân sơ.
Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,
Với trường hợp trang trọng, thường được sử dụng cho người lớn tuổi hơn, vai vế lớn hơn mình như sếp, đối tác hay khách hàng
Best regards,
Warm regards,
Bạn nên lưu ý rõ nếu như sử dụng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì cuối sẽ là Your sincerely. Còn nếu đầu email viết Dear Sir/Madam thì cuối sẽ dùng Yours Faithfully.
-
Một số những cụm từ viết tắt sử dụng thông dụng trong email:
ASAP nghĩa là as soon as possible
CC nghĩa là carbon copy
ENC nghĩa là enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
PP nghĩa là per procurationem (bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi hoàn tất email)
PTO (informal) = please turn over (bức thư còn có ở mặt sau)
RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)
Thông thường nếu bạn tự học tiếng Anh Online sẽ rất khó trong việc nắm bắt văn phong lịch sự, trang trọng được sử dụng trong cách viết email tiếng Anh. Chính vì vậy, nhiều bạn sinh viên đã ra trường muốn tìm việc, đến người đi làm lâu năm muốn thăng tiến và cả những người kinh doanh vẫn tìm tới khóa học tiếng Anh thương mại English Town để học tiếng Anh bài bản. Tại đây, bạn sẽ được học trong môi trường sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Anh cùng những lớp học ngoại khóa độc đáo, sôi động, từ đó nâng “trình” học một cách nhanh chóng. Thêm nữa, Tiếng Anh tốt, bạn sẽ tìm kiếm được cơ hội việc làm lương khủng đãi ngộ cao nữa đấy.
Sincerely,
Yours truly,
Thanks again,
Appreciatively,
Best regards,
Respectfully,
Thông thường nếu bạn tự học tiếng Anh Online sẽ rất khó trong việc nắm bắt văn phong lịch sự, trang trọng được sử dụng trong cách viết Email tiếng Anh. Chính vì vậy, nhiều bạn sinh viên đã ra trường muốn tìm việc, đến người đi làm lâu năm muốn thăng tiến và cả những người kinh doanh vẫn tìm tới English Town để học tiêng Anh bài bản.
