Notion là một trong những ứng dụng ghi chép đang rất được ưa chuộng trên laptop và cả điện thoại. Vậy công cụ này có gì đặc biệt, sử dụng như thế nào? Cùng tìm hiểu về các công cụ và thao tác cơ bản trên Notion qua bài viết sau đây nhé!
Notion là một ứng dụng ghi chép giúp bạn có thể lên kế hoạch, ghi chú, lập thời gian biểu,… một cách dễ dàng, khoa học.
Tất cả những dữ liệu này sẽ được lưu trữ ở cùng một không gian để bạn có thể quản lý các ghi chú và tìm kiếm lại khi cần thiết.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về Notion qua bài:
- Ứng dụng Notion là gì? Vì sao nên sử dụng?
Nếu chưa biết cách tải, tạo tài khoản Notion, bạn có thể tham khảo:
- Cách tải, đăng ký tài khoản Notion trên máy tính, điện thoại đơn giản
1. Chức năng công cụ thanh bên trên Notion
Thanh bên trên Notion (còn gọi là sidebar) là công cụ có thể ẩn được.
Để hiển thị sidebar, bạn đưa con trỏ chuột đến biểu tượng 3 dấu gạch ngang. Lúc này nó sẽ chuyển thành biểu tượng >>. Bạn click chọn biểu tượng này để hiển thị sidebar.
Đưa con trỏ chuột đến biểu tượng 3 dấu gạch ngang và click chọn để hiển thị sidebar
Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + \ để hiển thị hoặc ẩn sidebar trong Notion.
Thanh Personal Plan
Thanh Personal Plan là thanh công cụ nằm trên cùng của sidebar trong Notion.
Personal Plan là nơi hiển thị tên người dùng, cũng là nơi bạn có thể tạo một tài khoản làm việc mới (Creat work account) hay thêm một tài khoản khác (Add another account).
Đồng thời, bạn cũng có thể dễ dàng đăng xuất tất cả các tài khoản bằng cách chọn Log out all.
Thanh Personal Plan
Công cụ Quick Find
Quick Find (phím tắt: Ctrl + P đối với máy tính Windows, Cmd + P đối với MacBook) là công cụ giúp bạn tìm kiếm nhanh các ghi chú, thông tin, dữ liệu trên Notion.
Để sử dụng công cụ này, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Click chọn Quick Find ở sidebar (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P trên máy tính Windows, Cmd + P trên MacBook).
Click chọn Quick Find ở sidebar
Bước 2: Nhập từ khóa tìm kiếm > Danh sách kết quả liên quan đến từ khóa sẽ hiển thị.
Bạn có thể lọc kết quả theo thời gian tạo, thời gian chỉnh sửa bằng cách chọn Best matches (2) hoặc chọn Add filter (3) để tùy chỉnh bộ lọc.
Tìm kiếm và lọc kết quả trong Quick Find
Công cụ All Updates
Công cụ All Updates giúp bạn có thể nắm bắt được các thông báo, theo dõi những bản cập nhật mới nhất liên quan đến các ghi chú, tài liệu của mình hoặc của nhóm hay đơn giản là các ghi chú mà bạn quan tâm.
Bạn click chọn All Updates ở sidebar > Tại đây sẽ hiển thị các thông báo, cập nhật liên quan, bao gồm:
– Inbox: Các thông báo bình luận, lượt nhắc đến bạn, lời mời trên trang,…
– Following: Những sửa đổi, nhận xét đối với các trang mà bạn đã xem, theo dõi.
– All: Hiển thị toàn bộ các thông tin, cập nhật trong toàn bộ không gian làm việc trên Notion của bạn.
– Archived: Các mục lưu trữ.
Chọn All Updates và xem các thông báo, cập nhật mới nhất
Công cụ Setting & Member
Khi sử dụng Notion, bạn có thể tạo nhiều không gian làm việc, kết nối với nhiều tài khoản, thành viên khác cũng như tùy chỉnh cài đặt theo ý muốn.
Setting & Member chính là công cụ giúp bạn thiết lập các cài đặt trên, bao gồm cài đặt tài khoản, thông báo, ngôn ngữ, bảo mật, thay đổi thông tin tài khoản, cài đặt hiển thị, thêm thành viên,…
Bước 1: Bạn chọn Setting & Member tại thanh bên (sidebar).
Chọn Setting & Member
Bước 2: Thực hiện thiết lập, thay đổi theo ý muốn.
Cài đặt theo ý muốn
Công cụ Add a page
Công cụ này cho phép bạn thêm một trang tài liệu mới trong Notion. Trong trang này, bạn cũng có thể tạo thêm các trang nhỏ hơn (trang thành phần).
Bạn chọn Add a page > Thực hiện tạo ghi chú, thêm nội dung, chỉnh sửa văn bản,…
Thêm một trang tài liệu mới trên Notion
Tham khảo thêm cách tạo một trang mới, thêm và chỉnh sửa nội dung cũng như xuất ghi chú Notion qua bài viết:
- Hướng dẫn sử dụng 5 thao tác cơ bản trên Notion người mới cần biết
Công cụ Templates
Templates cung cấp các mẫu layout được thiết kế sẵn theo bố cục, nội dung, chủ đề nhất định, giúp bạn có thể lựa chọn và tạo nội dung dựa trên thiết kế có sẵn một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Bước 1: Bạn click chọn Templates ở sidebar.
Chọn mục Templates ở sidebar
Bước 2: Chọn chủ đề, template mà bạn muốn sử dụng > Xem trước mẫu ghi chú > Nhấn chọn Use this template để áp dụng mẫu.
Lựa chọn template trong Notion
Sau khi có template, bạn có thể thêm, chỉnh sửa nội dung, thiết kế theo ý muốn của mình.
Bạn có thể tham khảo Cách tải và sử dụng template trong Notion tại bài viết này nhé!
Công cụ Import
Công cụ này giúp bạn có thể nhập toàn bộ các tài liệu, dữ liệu, ghi chú,… từ các ứng dụng, công cụ khác vào Notion.
Các loại tệp mà Notion hỗ trợ nhập bao gồm file .txt, .docx, .md, .csv, .html,… từ các công cụ như Microsoft Word, Google Docs, Confluence, Asana, Evernote, HTML, Trello,…
Để nhập dữ liệu lên Notion, bạn chỉ cần chọn Import ở sidebar > Chọn ứng dụng chứa tài liệu mà bạn muốn nhập, sau đó chọn tệp cần nhập.
Nhập tài liệu từ ứng dụng khác vào Notion
Trash
Trash hay thùng rác, là nơi chứa các trang, ghi chú mà bạn đã xóa.
Bạn có thể xem lại các trang đã xóa, khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn các trang này bằng cách:
Click chọn Trash > Nhập từ khóa, tiêu đề để tìm trang, dữ liệu đã xóa.
Bạn có thể click vào tên trang để xem lại nội dung ghi chú, chọn Restore (biểu tượng mũi tên cong) để khôi phục trang hoặc Delete permanently (biểu tượng thùng rác) để xóa vĩnh viễn trang đó.
Tìm, xem lại các trang đã xóa trong mục Trash
2. Chức năng công cụ thanh trên của Notion
Công cụ Share
Tính năng Share trên Notion giúp bạn chia sẻ nội dung, ghi chú của mình với người khác.
Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện như sau:
– Chia sẻ với 1 người hoặc nhóm người cụ thể:
Bước 1: Chọn Share > Click vào ô Add people, emails, groups, or integrations.
Chọn Share và click vào ô Add people, emails, groups, or integrations
Bước 2: Nhập email muốn chia sẻ > Ấn Enter > Click chọn nút Can edit > Bạn chọn quyền muốn chia sẻ.
+ Full access: Người được chia sẻ sẽ có toàn quyền truy cập, thao tác với tài liệu này như quyền chỉnh sửa, chia sẻ với người khác. Tuy nhiên, chỉ tài khoản Personal Pro mới có thể sử dụng tính năng chia sẻ này.
+ Can edit: Có thể chỉnh sửa ghi chú nhưng không có quyền chia sẻ với người khác.
+ Can comment: Có thể xem, bình luận nhưng không thể chỉnh sửa ghi chú.
+ Can view: Chỉ có thể xem, không thể nhận xét, chỉnh sửa hay chia sẻ ghi chú.
Cuối cùng, bạn click chọn Invite.
Chia sẻ tài liệu trên Notion với người khác
– Chia sẻ tài liệu công khai với bất kỳ ai có đường liên kết:
Chọn Share > Bật tính năng mục Share to web > Chọn quyền mà bạn muốn chia sẻ > Nhấn chọn Copy link để sao chép đường liên kết của ghi chú.
Chia sẻ Notion với bất kỳ ai có đường liên kết
Công cụ Comment
Công cụ Comment cho phép người khác để lại bình luận, nhận xét ở trang tài liệu của bạn và ngược lại (bạn cũng có thể bình luận ở tài liệu của người khác).
Nhấn chọn biểu tượng bình luận (bên cạnh nút Share) > Các bình luận của người khác trong tài liệu của bạn sẽ hiển thị.
– Bạn có thể phản hồi bình luận bằng cách click vào Reply… > Nhập câu trả lời.
– Click chọn Resolve để đánh dấu đã xử lý.
– Click chọn dấu 3 chấm ở bên cạnh Resolve > Chọn Delete comment để xóa bình luận.
Xem, phản hồi và xử lý các bình luận trong Notion
Các bình luận được đánh dấu đã xử lý sẽ được chuyển vào mục Resolved comments. Bạn có thể xem lại bằng cách click chọn Open > Chọn Resolved comments.
Chọn Resolved comments để xem lại các bình luận đã xử lý
Công cụ Updates
Công cụ Updates cho phép bạn xem lại những thay đổi, cập nhật, lịch sử chỉnh sửa của trang (có thể là trang của bạn hoặc tài liệu mà bạn đang theo dõi).
Để sử dụng công cụ này, bạn chỉ cần click chọn biểu tượng đồng hồ ở thanh trên Notion (View all updates).
Khi đó, danh sách các cập nhật sẽ hiển thị. Bạn có thể click vào nút Following để ngừng theo dõi, nhận thông báo về các thay đổi đối với trang này.
Xem lại những thay đổi, cập nhật trang Notion với công cụ Updates
Công cụ Pin
Công cụ Pin có chức năng ghim trang, ghi chú vào thanh bên (sidebar) của Notion.
Bạn click chọn biểu tượng ngôi sao (Pin this page in your sidebar) > Trang sẽ được thêm vào mục Favorites ở sidebar của bạn.
Để bỏ ghim, bạn chỉ cần click chọn biểu tượng ngôi sao một lần nữa.
Ghim ghi chú vào thanh bên của Notion
Điều chỉnh phong cách chữ
Nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm ở thanh trên của Notion > Chọn Font chữ/ Size chữ theo ý muốn.
Điều chỉnh phong cách chữ trong Notion
Phần này cũng chứa những tính năng khác như: Lock page (Khóa trang), Add to Favorite (Thêm vào mục yêu thích, cũng là tính năng Pin ở phần trên), Undo (Hoàn tác thao tác),…
3. Chức năng công cụ trong Page mới tạo trên Notion
Khi bạn thực hiện tạo một trang mới trên Notion (Add a page), một giao diện mới xuất hiện.
Tạo page mới trên Notion
Tại đây, có rất nhiều các công cụ để cho phép bạn tạo nội dung cho trang mới.
– Empty with icon:
Khi chọn chức năng này, định dạng của trang sẽ chỉ là trang trống với icon bất kỳ. Bạn có thể thoải mái lựa chọn và sáng tạo định dạng cho từng Khối (Block, Chức năng) – đơn vị nhỏ nhất trong Page.
Bạn nhấn chọn biểu tượng dấu + bên trái khối (hoặc nhập dấu /).
Nhấn chọn biểu tượng dấu + bên trái khối
Khi đó, các định dạng khối sẽ hiện ra cho bạn lựa chọn.
Bạn di chuyển chuột đến chức năng nào, sẽ có ghi chú ở bên phải giúp bạn biết được định dạng của chức năng đó.
Di chuyển chuột đến chức năng nào, sẽ có ghi chú về chức năng đó ở bên phải
Các chức năng bao gồm:
+ Text: Nhập văn bản thông thường.
+ Page: Tạo Page nhỏ hơn trong Page hiện tại.
+ To–do–list (1): Tạo danh sách công việc với checkbox, giúp bạn có thể dễ dàng tick chọn để đánh dấu khi hoàn thành công việc.
+ Heading 1/2/3 (2): Các thẻ tiêu đề, giống như khi viết blog trên web hoặc nhập văn bản trong Word.
+ Bulleted list (3): Danh sách liệt kê với các dấu chấm tròn ở đầu câu, giúp dễ dàng theo dõi nội dung.
To-do-list, heading và bulleted list
+ Numbered list (4): Danh sách liệt kê được đánh số thứ tự.
+ Toggle list (5): Tương tự Bulleted list, nhưng bạn có thể cho phép hiển thị hoặc ẩn các thành phần con chứa trong nó, phù hợp đối với phần mở rộng, giải thích, bổ sung cho nội dung.
+ Quote (6): Định dạng dành cho một đoạn trích dẫn hay một câu nói hay ho, thú vị.
Định dạng Numbered list, Toggle list và Quote
+ Divider: Tạo một đường kẻ phân cách để phân biệt các mục trên Page,…
Ngoài ra, còn nhiều định dạng dữ liệu khác mà bạn có thể khám phá, sử dụng.
– Empty: Gần tương tự như Empty with icon nhưng không có icon, biểu tượng đại diện của trang (tức là trang trống hoàn toàn).
– Templates: Tương tự như công cụ Templates đã giới thiệu ở mục 1, bạn có thể lựa chọn một mẫu thiết kế (layout) có sẵn và chỉnh sửa nội dung theo ý muốn.
VÍ dụ, hình bên dưới là template Reading List.
Template Reading List trong Notion
– Import: Cho phép chèn nội dung từ những công cụ khác (bạn có thể xem lại phần giới thiệu công cụ Import ở mục 1).
– Table: Định dạng trình bày nội dung trang dưới dạng bảng.
Định dạng trình bày nội dung trang dạng bảng
– Board: Tạo dữ liệu dưới dạng bảng biểu thống kê.
Tạo dữ liệu Board trong Notion
– List: Tạo trang với một danh sách các trang hoặc nội dung nhỏ hơn để có thể theo dõi một cách dễ dàng, trực quan.
Tạo dữ liệu dạng danh sách trong Notion
– Calendar: Tạo trang trình bày dạng lịch, giúp bạn lên kế hoạch cũng như ghi chú lại các hoạt động theo ngày.
Tạo trang trình bày dạng lịch (Calendar)
– Gallery: Chức năng này cho phép bạn trình bày trang dưới dạng triển lãm, trưng bày, giúp tạo nội dung sinh động, trực quan.
Trình bày trang dưới dạng Gallery
– Timeline: Tạo trang trình bày với cơ sở dữ liệu dạng timeline (dòng thời gian). Tính năng này cho phép bạn lên kế hoạch, quản lý thời gian thực hiện dự án, công việc một cách khoa học.
Tạo trang trình bày dạng timeline (dòng thời gian)
Một số mẫu laptop giúp bạn thao tác với Notion tốt hơn:
Vừa rồi là một số hướng dẫn sử dụng công cụ trên Notion mà bạn nên biết khi mới bắt đầu sử dụng công cụ này. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hãy đón chờ những bài viết tiếp theo nhé!
