Hướng dẫn chi tiết cách làm PowerPoint cho người mới bắt đầu

Mục lục

Bạn là một người bắt đầu sử dụng bộ công cụ tin học văn phòng thì chắc chắn việc làm quen với PowerPoint còn khá khó khăn. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, UNICA sẽ hướng dẫn bạn cách làm PowerPoint từng bước cơ bản để bài thuyết trình của bạn được thu hút và ấn tượng hơn.

1. Chọn các theme slide cho bài thuyết trình

Học Powerpoint sẽ vô cùng dễ dàng với cách làm PowerPoint rất đơn giản với những ai đã thành thạo nhưng nó khá bỡ ngỡ với những người lần đầu sử dụng. Trong đó, theme slide là một khái niệm mà khá nhiều người không nắm được. Đơn giản, nó được hiểu là chủ đề tập hợp các màu sắc, font chữ, hiệu ứng và phong cách nền cho tất cả các slide trong một bài thuyết trình đã được tích hợp sẵn trên PowerPoint.

Khi người dùng sử dụng bộ theme có sẵn thì tiêu đề chính, tiêu đề phụ, nội dung, hình nền và một số thành phần khác trên slide sẽ được định dạng một cách tự động cho các trang slide kế tiếp.

– Để chọn được mẫu theme, bạn chỉ cần nhấn chuột vào thiết kế Design rồi click chuột sang Themes để lựa chọn các mẫu theme có sẵn trên PowerPoint. Có rất nhiều mẫu theme để các bạn lựa chọn cho bài thuyết trình. Ngoài ra, bạn có thể tải thêm các theme độc, lạ, chất trên các trang web uy tín khác.

Hình ảnh minh họa

2. Thêm new slide trong PowerPoint

Sau khi đã lựa chọn được mẫu theme ưng ý, bạn cần bắt tay ngay vào việc “xây dựng” các trang slide cho bài thuyết trình của mình. Các bạn cần lưu ý, trang đầu tiên luôn là trang giới thiệu về nội dung mà bạn sẽ trình chiếu hoặc là trang tóm tắt các phần trong nội dung bạn sắp thuyết trình. 

Cách làm PowerPoint này khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp Tab Home rồi chọn New Slide trên thanh cụ và chọn mẫu slide cần thêm vào.

Hình ảnh minh họa

Tương tự như với Theme, có rất nhiều các mẫu slide khác nhau với các đường viền đa dạng để bạn lựa chọn. Để đồng nhất các trang slide trong bài, bạn có thể nhấn chuột phải vào slide bất kỳ rồi chọn Duplicate Slide. Còn nếu bạn muốn slide là trang trắng thì chỉ cần chọn New Slide là sẽ thêm được trang mới.

Hình ảnh minh họa

>> Xem thêm: Tự học thiết kế PowerPoint đẹp, độc, lạ và đơn giản

3. Nội dung cho các trang slide

Sau khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ bút, sách và vở thì việc bạn cần làm là trình bày nội dung đúng không? Tương tự như vậy, nội dung các trang slide của bạn phải bao gồm chữ viết, hình ảnh, video, biểu đồ, âm thanh… tùy theo từng slide bạn muốn thiết kế. Để viết được nội dung trong slide, bạn chỉ cần click chuột vào khung rồi nhập nội dung cần viết vào các khung. 

Nếu bạn muốn thêm nội dung trong slide, bạn chỉ cần nhấn Insert rồi chọn Textbox để thêm nội dung chèn và dùng con trỏ chuột kéo khung và nhập như bình thường.

Thêm nội dung cho các trang Slide

4. Định dạng phông chữ cho slide

Văn bản trong slide chỉ thực sư thu hút khi bạn định dạng màu sắc, cỡ chữ và các hiệu ứng cho chữ. Thông thường, người làm sẽ chọn phông chữ là Time New Roman và cỡ chữ tùy chọn ngay trên thanh công cụ.

5. Chèn hiệu ứng chèn trong slide

Có rất nhiều hiệu ứng chuyển động trong PowerPoint mà khi thực hiện cách làm PowerPoint bạn cần nhớ kỹ để bài thuyết trình của mình chuyên nghiệp và ấn tượng. Một số hiệu ứng được dùng phổ biến như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển động của slide…

Nếu bạn muốn tạo hiệu ứng chuyển động cho slide thêm bắt mắt thì bạn chỉ cần click vào đối tượng cần chèn hiệu ứng rồi chọn mục Animations trên thanh công cụ. Sau đó, hãy nhấp chuột vào Custom Animation để tùy chọn hiệu ứng cho từng nội dung. Có một giao diện tùy chỉnh hiệu ứng, đó là Add Effect để thêm hiệu ứng như:

– Entrance: Hiệu ứng bất ngờ.

– Emphasis: Hiệu ứng nhấn mạnh.

– Motion Paths: Hiệu ứng chuyển động theo đường vẽ.

Bạn có thêm được tốc độ chuyển sang slide mới khi thuyết trình bằng việc chọn Transition Speed. Cuối cùng, bạn chọn Advance Slide để tùy chọn thời gian tự động chuyển giữa các nội dung trong slide.

Chèn hiệu ứng vào Slide PowerPoint

6. Cách làm PowerPoint slide Master

Nhằm rút gọn thời gian định dạng slide, bạn nên dùng công cụ slide Master – là slide đầu tiên trong 1 nhánh slide chứa tất cả các dữ liệu gồm theme và layout. Để tạo ra các slide master, bạn chỉ việc chọn View ->  Slide Master. Ngay sau đó, xuất hiện một nhánh Slide Master, bạn chỉ cần click vào slide đầu tiên để đi tiến hành định dạng. 

Ví dụ minh họa giao diện của một Slide Master trong PowerPoint

Khi định dạng cho slide, bạn cũng phải chèn nội dung, hình ảnh, khung hình, chỉnh định dạng chữ, logo… Sau khi hoàn tất xong, bạn chỉ cần chọn Close Master để hoàn tất.

7. Chèn background vào slide PowerPoint

Tiếp tục học Powerpoint bạn cần nắm được các bước chèn hình nền. Khi làm slide, để hiệu ứng của bạn “đốn tim” và hấp dẫn người xem thì hình nền là yếu tố đầu tiên bạn cần quan tâm. Bạn chỉ cần lên các trang web và tải hình nền làm chủ đề về làm background cho trang slide của mình.

Các bước để chèn ảnh trong PowerPoint 2010 được thực hiện như sau:

– Bước 1: Bạn chọn một trang slide mà mình muốn chỉnh sửa và nhấp chuột phải vào khung slide ở bên tay trái rồi chọn Format Background.

Hình ảnh minh họa

– Bước 2: Khi bảng Format Background xuất hiện, bạn chọn Picture or texture fill. 

Hình ảnh minh họa

– Bước 3: Bạn cần lựa chọn các hình nền PowerPoint phù hợp với nội dung và ấn Close để kết thúc.

Hình ảnh minh họa

Một lưu ý nhỏ rằng, các bước thiết lập trên chỉ áp dụng cho 1 slide đã chọn. Nếu bạn muốn áp dụng cho tất cả các slide thì chỉ cần lựa chọn Apply to All. Ngoài ra, 3 bước trên được áp dụng cho PowerPoint 2010, với các PowerPoint 2003, 207, 2013 thì các bạn cũng thực hiện tương tự.

8. Chèn video vào PowerPoint nhanh chóng

Để bài thuyết trình của bạn có tính thuyết phục và hạn chế chữ viết thì việc bạn chèn video là cần thiết. Với cách làm PowerPoint này, nó sẽ giúp bạn tạo ra những bài thuyết trình chuyên nghiệp độc đáo. Cụ thể, các bước chèn video trong PowerPoint 2010 được thực hiện như sau:

– Bước 1: Bạn truy cập vào Insert và chọn biểu tượng Video -> Video from File.

Chèn Video vào PowerPoint – Hình 1

– Bước 2: Trong cửa sổ Insert Video mở ra, bạn cần tìm kiếm video mình muốn chèn vào và nhấn Insert là xong.

Chèn Video vào PowerPoint – Hình 2

Ngoài ra, bạn vẫn có thể lấy video từ các trang web để nội dung bài thuyết trình mới lạ hơn. Công việc chèn tương tự như video có sẵn trên máy tính, chỉ khác biệt ở chỗ bạn phải sao chép URL trên thanh địa chỉ của trình duyệt rồi chuyển về Powerpoint. Trên tab “Chèn” của dải băng, bạn chọn Video -> Video trực tuyến rồi dán đường link URL đã copy ở trên vào.

Sau khi chèn video thành công, bạn có thể tùy chỉnh cách phát video trong dạng xem “Thông thường”  hoặc “Trình chiếu”. 

– Nếu bạn chọn xem “Thông thường” thì nút phát sẽ xuất hiện trên video.

– Nếu bạn chọn “Trình chiếu” thì bạn có thể phát tương tự như video trên trình duyệt.

>> Xem thêm: Cách làm sơ đồ tư duy trên PowerPoint ấn tượng nhất

9. Một số lưu ý khi tạo ra một slide đẹp

Lựa chọn các mẫu slide thuyết trình độc đáo

Việc bạn lựa chọn những trang slide của sẵn trên PowerPoint sẽ không được đánh giá cao vì người xem sẽ cảm thấy nhạt nhòa, thậm chí các mẫu đó lại quá xấu và nhiều chữ.

Mẫu ví dụ slide đẹp, trang nhã thu hút người xem

Tại sao bạn không tự tin sáng tạo các mẫu slide trong bài thuyết trình của mình bằng việc tham khảo những slide đẹp trên những trang web. Việc bạn áp dụng những slide có sẵn vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa, vừa làm cho bài thuyết trình của bạn được “thăng hoa”.

Font chữ và màu sắc phù hợp

Trong phần 1, khi hướng dẫn về cách làm PowerPoint, chúng tôi cũng đã lưu ý cho các bạn phải lựa chọn đúng font chữ cho phù với bố cục của bài, để không gây khó chịu đến mắt nhìn của người xem. Bạn có thể sử dụng một số font chữ phổ biến như: Times New Roman, Arial, Calibri…

Ngoài ra, với việc chèn hình nền, bạn cần chú ý màu sắc của ảnh có phù hợp hay không? Bạn đừng nên dùng một màu sắc hoặc cũng đừng lạm dụng nhiều màu trong bài thuyết trình. Bạn hãy sáng tạo bằng việc phối màu phù hợp nhé!

Hình ảnh chèn phải phù hợp

Nhiều người cứ nghĩ chèn ảnh là sẽ thu hút và gây ấn tượng với người xem. Tuy nhiên, nếu bạn lựa chọn hình ảnh phù hợp với nội dung truyền tải thì nó sẽ có tác dụng gây chú ý với mọi người. Còn nếu, bài thuyết trình của bạn chèn những hình ảnh không đúng, hình ảnh phản cảm thì đồng nghĩa với việc bạn đã tự “giết chết” bài thuyết trình đó. Vì thế, bạn hãy cố gắng sử dụng những hình ảnh thật khéo léo, phù hợp với nội dung truyền tải.
Bạn cũng nên lưu ý khi sử dụng những hình ảnh to, rõ nét, không bị vỡ ảnh nhằm lôi kéo sự chú ý của người xem.

Sử dụng Infographic

Bài thuyết trình PowerPoint là một bài giới thiệu tóm tắt nhưng đầy đủ các nội dung quan trọng vì thế việc hạn chế chữ là quan trọng. Thay vì sử dụng bảng dữ liệu khô khan với những con số dày đặc và nhức mắt, bạn có thể thay bằng các Infographic với hình ảnh thú vị.

Mẫu minh họa cho việc sử dụng Infographic trong thuyết trình

Khi sử dụng Infographic sẽ thay thế cho các biểu đồ, hình vẽ phức tạp. Qua đó, người xem vẫn nắm bắt được những thông tin mà không cần phải đọc quá nhiều.

Với những chia sẻ về cách làm PowerPoint, bạn hãy lên kế hoạch bắt tay vào làm ngay một bài slide thuyết trình độc đáo, hấp dẫn và lôi cuốn người xem. UNICA hy vọng rằng, bài viết này sẽ hữu ích cho các bạn trong việc sử dụng PowerPoint.

Đánh giá :

Tags:

PowerPoint