Gửi email không còn xa lạ với chúng ta nhất là những người đi làm. Email thường mang tính chất thương mại hoặc nội bộ. Vậy làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh vừa dễ hiểu mà vẫn giữ được tính trang trọng. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
Cấu trúc của một email bằng tiếng Anh
Greeting (Chào hỏi)
Introduction (Giới thiệu)
Main point (Nội dung chính)
Lý do viết email
Nội dung chính cần đề cập trong email
Tài liệu đính kèm (nếu có)
Concluding sentence (Kết thúc email)
Mẫu câu viết email bằng tiếng Anh
Greeting (Chào hỏi)
Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A
Dear Sir/ Dear Madam
Introduction (Giới thiệu)
Iam….., (chức vụ)… (tên công ty)
E.g: I am Linh, head of HR department of IES Company.
MAIN POINT (NỘI DUNG CHÍNH)
1. Lý do viết email
Có thể sử dụng các cấu trúc dưới đây:
I am writing to + verd… –
(Tôi viết email này để….)
I am writing to you regarding…/ in connection with…
(Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)
Further to…/ With reference to…
(Liên quan đến việc…)
I am writing to you on behalf of…
(Tôi thay mặt…viết email này để…)
Might I take a moment of your time to…
Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)
2. Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu
Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:
We carefully consider…and it is our intention to…
Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
We are interested in…and we would like to…
Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
Would you mind…? / Would you be so kind as to…?
Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…
3. Tài liệu đính kèm (nếu có)
Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:
I am sending you…as an attachment.
Tôi đã đính kèm…
Please find attached…
Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.
Attached you will find…
Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.
CONCLUDING SENTENCE (KET THÚC EMAIL)
Sau mỗi email chúng ta luôn cần có đoạn kết thúc. Và để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, bạn có thể dùng những câu kết thúc dạng như sau:
Please reply once you have the chance to…
Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.
Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.
I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.
Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
Trên đây là những gợi ý cách viết email bằng tiếng Anh. Các bạn có thể tham khảo và áp dụng trong việc viết email của mình khi làm việc.
Tham khảo thêm: Tổng hợp từ vựng tiếng Anh chuyên ngành may mặc
