Trong thực tế công việc kế toán nói chung, kế toán bán hàng nói riêng rất hay gặp phải vấn đề về làm tròn số tiền. Một số trường hợp hay gặp là hợp đồng với số tiền lớn (hàng tỉ, chục tỉ, trăm tỉ…) thì những số tiền nhỏ lẻ dưới 1000 đồng sẽ được làm tròn, hoặc làm tròn hết phần số thập phân … Trong những trường hợp này chúng ta sẽ làm tròn số tiền như thế nào? Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách làm tròn số tiền trên Excel, các hàm làm tròn trong excel.
Cách định dạng dữ liệu số tiền trên Excel và nguyên tắc làm tròn số
Tiền trong kế toán về bản chất là 1 con số. Con số này có thể được định dạng trong Excel với nhiều cách như: dạng Number, dạng Accounting, dạng Currency.
Việc định dạng dữ liệu rất quan trọng bởi nó giúp chúng ta nhận dạng dữ liệu được chính xác và dễ dàng sử dụng các công cụ xử lý cho phù hợp.
Những hàm làm tròn số trong Excel đều yêu cầu đối tượng làm tròn là 1 con số (dạng dữ liệu Number). Về bản chất các loại định dạng Number, Accounting, Currency đều là dữ liệu dạng số. Do đó chúng ta có thể sử dụng trực tiếp các con số này để làm tròn.
Nguyên tắc làm tròn số trên Excel là:
- Phần được làm tròn (số lớn nhất trong phần xét làm tròn) nhỏ hơn 5 thì làm tròn xuống. Ví dụ phần được làm tròn là 1 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.5, phần được làm tròn là 2 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.05
- Phần được làm tròn (số lớn nhất trong phần xét làm tròn) lớn hơn hoặc bằng 5 thì làm tròn lên.
- Một số hàm làm tròn (hàm ROUND) cho phép làm tròn tới phần bên trái dấu ngăn phần thập phân (làm tròn hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn…) với tham số xét phần làm tròn là số âm.
Do đó trước khi làm tròn số trên Excel thì chúng ta phải xác định một cách chính xác 2 yếu tố:
- Dữ liệu đã định dạng đúng chưa? Loại dữ liệu có đúng là loại Number không?
- Làm tròn tới đâu? Từ đây xác định dùng hàm nào thì phù hợp
Làm tròn tới phần nghìn
Yêu cầu làm tròn tới phần nghìn là một yêu cầu khá hay gặp khi làm kế toán. Nội dung này được mô tả như sau:
Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:
- Nếu số tiền lẻ dưới 500 đồng thì làm tròn xuống 0.
- Nếu số tiền lẻ từ 500 đồng trở lên thì làm tròn lên thêm 1000 đồng.
Hàm để làm tròn là hàm ROUND
Cấu trúc của hàm ROUND:
=ROUND(number, num_ditgits)
Trong đó:
- number: Số tiền được làm tròn, cần xét làm tròn
- num_ditgits: Phần được làm tròn. Trong yêu cầu này làm tròn tới phần nghìn, tức 3 số 0 bên trái dấu ngăn phần thập phân, nên tham số num_ditgits ở đây sẽ dùng với số âm, cụ thể là -3.
Áp dụng hàm ROUND với num_digits = -3 vào ví dụ trên chúng ta có:
- Số thứ 1 là 12,483,920 được làm tròn phần 920 thành 1000 ra kết quả là 12,484,000
- Số thứ 2 là 22453 được làm tròn phần 453 thành 0 ra kết quả là 22000
- Số thứ 3 là 169,811.00 được làm tròn phần 811.00 thành 1000.00 ra kết quả là 170,000.00
Việc làm tròn này thường áp dụng với số tiền lớn (hàng trăm triệu, hàng tỉ) khi đó phần làm tròn chỉ mang giá trị rất nhỏ nên ít ảnh hưởng tới việc tính toán trong kế toán.
Làm tròn hết phần thập phân (tới 0)
Vì trong thực tế số tiền không có nhỏ hơn 0 nên chúng ta gần như bắt buộc phải làm tròn hết phần thập phân khi tính toán với số tiền trong Excel. Quy tắc làm tròn hết phần thập phân được mô tả như sau:
- Nếu phần xét làm tròn nhỏ hơn 0,5 thì sẽ được làm tròn xuống bằng 0
- Nếu phần xét làm tròn từ 0,5 trở đi (lớn hơn hoặc bằng 0,5) thì sẽ được làm tròn lên 1
Vẫn sử dụng hàm ROUND để làm tròn trong trường hợp này, cách viết như sau:
=ROUND(number,0)
Trong đó number là số cần làm tròn.
Một số ví dụ về việc làm tròn hết phần thập phân trên Excel như sau:
Trong hình trên chúng ta có thể thấy toàn bộ phần thập phân đã được làm tròn hết:
- Số thứ 1 với phần thập phân là 0.1 được làm tròn về 0
- Số thứ 2 với phần thập phân 0.589 được làm tròn thêm 1 để từ 78420 thành 78421
Những lưu ý khi làm tròn tiền trong kế toán
Việc làm tròn số tiền trong những công việc kế toán nội bộ như bán hàng, quỹ, công nợ… thì có thể được làm tròn theo quy định của doanh nghiệp.
Trong hóa đơn hoặc liên quan tới tiền thuế, trên số sách kế toán như báo cáo tài chính cuối năm thì phải hết sức lưu ý việc làm tròn. Việc làm tròn này phải tuân theo quy định của nhà nước và đảm bảo đúng nguyên tắc làm tròn (thường làm tròn tới 0 để tránh phần thập phân) nhưng tổng số tiền phải khớp so với chứng từ (với hóa đơn VAT thì phần tiền trước thuế + tiền thuế phải bằng tổng số tiền phải thanh toán. Nếu phần nào làm tròn lên / xuống thì phần kia phải làm tròn ngược lại để đảm bảo nguyên tắc bù trừ)
Tham khảo:
Tìm hiểu về các hàm làm tròn số trong Excel và các nguyên tắc làm tròn số
Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT chính xác nhất
Dù bạn làm kế toán hay bất cứ ngành nghề nào khác, kiến thức Excel luôn giúp bạn vượt qua những tình huống khó khăn trong xử lý dữ liệu, hãy tham gia khoá học Excel cho người đi làm cùng với Học Excel Online
