Nếu bạn đang là dân tin học văn phòng chắc hẳn bạn đã từng tìm kiếm cho mình nhiều giải pháp để khắc phục tình trạng này rồi đúng không? Trong bài viết hôm nay 123job sẽ chia sẻ cho các bạn một số thủ thuật nhỏ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng.
Không giống như Word, đối với Excel thì theo mặc định có tính năng in 2 mặt trong Excel, in số chẵn cũng như in số lẻ không được Microsoft hỗ trợ sử dụng. Tức là bạn sẽ không thể in 2 mặt trong Excel đối với các file Excel khi máy in không hỗ trợ tính năng in 2 mặt, không hiểu tại sao Microsoft lại bỏ qua nhiều tính năng rất quan trọng này đối với các tập tin trong Excel.
Đây cũng chính là một nhược điểm và một khuyết điểm lớn mà những bạn đang sử dụng các bản Excel đời cao như cách in 2 mặt trong Excel 2010, 2007, 2013 hay là 2016 trở lên đang phải loay hoay tìm giải pháp khắc phục.
I. Cách in 2 mặt trong Excel với máy có hỗ trợ in 2 mặt
1. In 2 mặt trong Excel thông qua giao diện Print
Đây chính là cách áp dụng cho cả Excel các phiên bản và Word nhé! Khi máy in có hỗ trợ in 2 mặt trong Excel thì mọi chuyện tương đối trở nên đơn giản hơn. Dưới đây là hướng dẫn dành cho các bạn dân tin học văn phòng:
Hướng dẫn sử dụng cách in 2 mặt trong Excel
- Bước 1: Mở file Excel/Word đang cần in => nhấn vào tổ hợp phím “Ctrl + P” để mở nhanh lệnh in.
- Bước 2: Cửa sổ Print sẽ hiện ra, nhấn vào “Properties” để vào phần thiết lập.
- Bước 3: Trong phần “Page Setup“, hãy chọn vào “2-sided“. Cuối cùng chọn “OK” để hoàn thành.
Ngoài ra, nếu bạn chưa chọn khổ giấy thì hãy chọn khổ giấy phù hợp nhé (A4 hoặc khổ giấy nào khác bạn cần) ở trong phần “Page Size” nhé!
2. In 2 mặt trong Excel thông qua file excel
Ngoài cách trên, dân tin học văn phòng cũng có thể sử dụng cách sau đây:
- Đối với Excel/Word 2003 và 2007: Nhấn chọn tổ hợp phím “Ctrl + P“. Cửa sổ Print sẽ hiện ra => hãy chọn “Properties“. Khi cửa sổ mới hiện ra, bạn hãy chọn “Finishing“, tiếp đó hãy đánh dấu chọn “Print on Both Sides“.
- Đối với Excel/Word 2010, 2013… trở lên: Chọn vào “File“. Chọn Print => nhấn chọn máy in. Sau đó chọn chế độ in “Print on both sides“, rồi nhấn vào “Print” là hoàn thành các thao tác.
II. Cách in 2 mặt trong Excel với máy không hỗ trợ in 2 mặt
1. Cách 1: Cài thêm Add-ins
- Bước 1: Tải file plungin sau đó giải nén
- Bước 2: Mở file Excel cần in rồi nhấn chọn “File“.
- Bước 3: Ở tab “File“, hãy chọn “Options” để vào phần thiết lập.
- Bước 4: Tại cửa sổ “Excel Options“, hãy click vào “Add Ins” => chọn “Go“.
- Bước 5: Trong phần hộp thoại “Add Ins“, chọn “Browse…” và chọn tới thư mục mà bạn đã giải nén lúc trước đó. Chọn “File in2mat.xla” rồi nhấn vào “OK“.
- Bước 6: Cuối cùng nhấn “OK” là hoàn thành quá trình cài đặt Add-ins.
Sau khi thiết lập xong, bạn có thể bắt đầu thử in. Hãy chọn vào “Add Ins” rồi click vào “Print“, tiếp đó chọn số trang chẵn/lẻ mà bạn cần in là được. Ngoài ra, bạn có thể dùng tổ hợp phím “Ctrl + Shift + P“, sau đó nhấn “OK” để kết nối với máy in và bắt đầu in 2 mặt trong Excel.
2. Cách 2: In file excel dưới dạng PDF
Ngoài cách cài đặt thêm add-in ở trên, thì bạn còn có thể chọn 1 cách khác đó chính là chuyển file Excel sang file PDF bởi vì cách in 2 mặt trong Excel 2010 đối với file PDF trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với in 2 mặt trong Excel.
III. Cách in mặt 2 file excel trên máy tính Canon để không bị ngược
1. Đối với máy in Canon
Mở file cần in, Nhấn in (Ctrl+P). Chọn máy in Canon để in, Ở đây ví dụ là dòng Canon 3300
- Sổ xuống Chọn vào chế độ in đảo (Print on both sides)
- Nhấn vào Printer Properties
- Chọn vào Tab Finishing
- Chọn 2 sided printing nếu như chưa được chọn.
- Sổ xuống chọn Short Edge (Top) nếu Bạn in giấy ngang. Mặc định luôn là Long Edge (Left) in giấy dọc.
Sau đó nhấn Ok để in. Chỉnh kiểu này chỉ có tác dụng đối với file đang mở, khi mở một trang in khác hãy nhấn vào chế độ của máy in vẫn được giữ như cũ. Vì phần lớn chúng ta thường in giấy dọc.
2. Đối với máy Brother
Tương tự như máy khi in Canon. Các bạn thực hiện theo các bước dưới để chỉnh nhé.
- Cách in 2 mặt trong Excel theo chiều Ngang không bị ngược ở máy in Brother
- Mở file cần in, Nhấn in (Ctrl+P). Chọn máy in Brother để in, Ở đây ví dụ đó là dòng Brother HL L2321D
- Sổ xuống Chọn vào chế độ in đảo (Print on both sides)
- Nhấn vào Printer Properties
- Chọn Tab Basic
- Ở Phần 2-sided/ Booket sổ xuống chọn vào 2-sided → Sau đó nhấn vào 2-sided Settings
- Phần 2-sided Type thì các bạn chọn Short Edge (Top). Nếu muốn in giấy ngang. Chọn Long Edge (Left) Nếu in giấy dọc.
- Nhấn Ok nhiều lần để in.
3. Đối với máy HP
Mở file cần in, Nhấn in (Ctrl+P). Chọn máy in Hp để in, Ở đây ví dụ là dòng Máy in Hp P1320
- Cách in 2 mặt trong Excel 2010 theo chiều Ngang không bị ngược ở máy in Hp
- Sổ xuống Chọn chế độ in đảo (Print on both sides)
- Nhấn vào Printer Properties
- Chọn Tab Printing Shortcuts
- Ở phần Print On both sides thì các bạn sổ xuống chọn vào Yes, Flip over (In 2 mặt cùng chiều.)
- Sau đó, nhấn Ok để in.
IV. Một số chủng loại máy in có chức năng in 2 mặt trong Excel
Epson Brother HL 5250DN, HP LaserJet P2015D, P3005D, 5200D, Dell LaserJet Printer 1720DN, Samsung Laser Printer ML 2850D, 2851ND…
Lưu ý: Đối với những máy in có chức năng in 2 mặt trong Excel thường có chữ D (Duplex) ở phần cuối mã sản phẩm.
Bước 5: Tiếp tục nhấn nút OK trên hộp hội thoại Print, chọn máy in sẽ in một mặt rồi tự động đảo giấy để có thể in mặt còn lại.
Chú ý: Cách in 2 mặt trong Excel 2010 trên có thể áp dụng cho việc in toàn bộ các văn bản hay một số trang nhất định do bạn nhập vào tại khung Page range trong hộp hội thoại Print.
V. Một số thao tác khác trên excel
Những tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu cũng như chỉ người có quyền mới mở được. Bạn có thể cài đặt mật khẩu và khi có ai đó muốn mở tài liệu tin học văn phòng thì cần phải có mật khẩu đó.
Lập mật khẩu để mở và chỉnh sửa file
– Từ phần menu File, kích chọn Save As.
– Hộp thoại Save As xuất hiện, kích Tools và từ menu sổ xuống chọn General Options.
– Hộp thoại Save Options xuất hiện, nhập mật khẩu vào mục Password to open: Với tính năng này, bạn phải nhập mật khẩu để mở file
– Nếu bạn chỉ nhập mật khẩu vào Password to modify thì đây chính là một cách vẫn cho phép bạn mở và xem tài liệu. Nếu người đọc muốn chỉnh sửa và lưu giữu lại thì cần phải nhập mật khẩu, nếu không có mật khẩu thì phải lưu cùng với một tên khác.
– Kích nút OK. Sau đó bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắn rằng mật khẩu hoàn toàn là đúng.
Những thủ thuật mà dân tin học văn phòng cần phải biết
Chú ý:
+ Hộp chọn “Always create backup” của Excel sẽ tạo ra một file sao chép trong mọi lúc khi lưu file. File sẽ có đuôi mở rộng là BAK, file backup sẽ được lưu lại trong thư mục như file gốc.
+ Nếu mục “Read-only recommended” được tích, hộp thoại sau đây hiển thị khi tài liệu được mở lại
– Kích chọn Yes.
– Tài liệu sẽ được mở lại cùng với tính năng chỉ đọc ‘read-only’
– Nếu có thay đổi trên file, thì bạn không thể lưu với tên file đó. Vì vậy muốn lưu được bạn cần thay đổi tên file
Gỡ bỏ mật khẩu trên một file
– Mở file có chứa mật khẩu mà bạn muốn gỡ bỏ (mở bằng cách nhập mật khẩu khi có yêu cầu)
– Từ menu File, kích Save As.
– Hộp thoại Save As hiển thị, chọn General Options từ menu xổ xuống của biểu tượng Tools
– Hộp thoại Save Options hiển thị, xóa mật khẩu đã đặt
– Kích nút OK để đóng hộp thoại Save Options
– Kích nút Save để lưu file, hiển thị một hộp thoại
– Kích nút Yes
Bảo vệ file
– Từ menu Tools, chọn vào Protection rồi kích Protect Workbook.
– Mở hộp thoại Protect Workbook có hiển thị
– Hộp thoại Protect Workbook cho bạn 2 sự lựa chọn:
Structure Cấu trúc không cho phép mọi thay đổi cấu trúc file đã được lựa chọn. Chẳng hạn bạn sẽ không thể soạn thảo, chèn, xóa, hay đổi tên, copy, di chuyển ẩn các sheet Windows khi không có sự cho phép các thay đổi kích thước các file. Các điều chỉnh về kích thước trong cửa sổ ( như là: đóng, mở rộng, thu nhỏ và khôi phục) sẽ bị ẩn đi.
– Nhập lại mật khẩu vào cột Password. Kích OK.
– Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng
– Kích chọn OK.
Bỏ bảo vệ file
– Từ menu Tools, hãy chọn Protection sau đó kích Unprotect Workbook.
– Nhập đó lại mật khẩu rồi kích OK.
Bảo vệ bảng tính (sheet)
– Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Sheet.
– Hộp thoại Protect Sheet hiển thị
– Từ hộp thoại Protect Sheet, bạn có thể tích vào các tính năng có trong mục “Allow all users of this worksheet to” để không ai có thể thay đổi những định dạng này Nếu mục nào không được tích thì người khác có thể có các thay đổi theo mục đó.
– Nhập đúng mật khẩu trong cột Password to unprotect sheet, kích OK
– Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắn mật khẩu hoàn toàn đúng
– Kích OK.
Bỏ bảo vệ bảng tính (sheet)
– Từ menu Tools, hãy chọn Protection và kích Unprotect Worksheet.
– Nhập đầy đủ mật khẩu sau đó kích OK.
VI. Kết luận
Như vậy là 123job đã vừa hướng dẫn rất chi tiết cho các bạn cách in 2 mặt trong Excel 2010 và trong Word rồi nhé. Đối với Excel thì cách cài thêm Plugin in 2 mặt trong Excel chính là một cách tuyệt vời mà bạn có thể áp dụng để làm việc được hiệu quả hơn nhé. Hy vọng qua bài viết in 2 mặt trong Excel sẽ hữu ích đối với dân tin học văn phòng, chúc các bạn thành công khi thực hiện nhé !
