Hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện trong Excel. Đây là hàm rất phổ biến và được ưa dùng thường xuyên với những người làm công việc quản trị, văn phòng. Nếu bạn nắm được cách sử dụng hàm SUMIF, nó sẽ rất hữu ích trong công việc của bạn đặc biệt là trong công tác kế toán. Bài viết dưới đây Trung tâm đào tạo Newtrain sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc và cách dùng hàm SUMIF trong kế toán Excel.
1. Ý nghĩa của hàm SUMIF
Hàm SUMIF dùng để tính tổng của một vùng dữ liệu nào đó theo điều kiện cho trước.
Ví dụ: Bạn muốn tính Tổng doanh số theo mã khách hàng hoặc tính tổng thưởng doanh số theo nhân viên…
2. Cú pháp hàm SUMIF
SUMIF (range, criteria, [sum_range])
Trong đó:
- Range: vùng chứa điều kiện tính tổng
- Criteria: điều kiện tính tổng
- Sum_range: vùng cần tính tổng
Dưới đây là một số công thức hàm SUMIF với điều kiện so sánh giá trị lớn hơn, nhỏ hơn, hoặc bằng:
Điều kiện
Toán tử
Công thức
Kết quả
Bằng
=
=SUMIF(B1:B15, 20000000,D1:D15)
Tổng các giá trị trong dãy ô D1:D15 với các giá trị tương ứng trong dãy ô B1:B15 = 20000000
Lớn hơn
>
=SUMIF(D1:D15, “>20000000”)
Tính tổng dãy ô D1:D15 với điều kiện >20000000
Nhỏ hơn
<
=SUMIF(B1:B15, “<20000000”,D1:D15)
Tổng các giá trị trong dãy ô D1:D15 với các giá trị tương ứng trong dãy ô B1:B15 <20000000
3. Sử dụng hàm SUMIF trong kế toán Excel
a. Dùng hàm SUMIF với điều kiện so sánh bằng
Giả sử bạn có một Bảng cân đối tài khoản có sẵn các số liệu số dư, số phát sinh của các tài khoản cấp 1, 2. Yêu cầu đặt ra là bạn cần tính tổng số số dư, số phát sinh của các tài khoản cấp 1 như hình sau:
Bạn trỏ chuột vào Ô C16 và gõ công thức =SUMIF($I$4:$I$14,1,C4:C15)
Khi đó:
- Rang: I4:I14 (vùng-> là cột chứa điều kiện tính tổng (để cố định vùng dữ liệu này các bạn ấn F4 một lần. Ví dụ I4:I14 -> ấn phím F4 ->,$I$10:$I$14. Việc cố định vùng dữ liệu này giúp bạn có thể sao chép công thức sang ô khác mà không làm thay đổi vùng điều kiện)
- Criteria: 1 (ký hiệu của loại tài khoản cấp 1). Nếu vùng chứa điều kiện tính tổng được định dạng text bạn phải gõ số 1 trong ngoặc kép như “1”. Hoăc nếu bạn không muốn gõ lại điều kiện bạn có thể chọn 1 ô chứa điều kiện và cố định (bằng cách ấn phím F4). Ví dụ nếu chọn ô I4 chứa điều kiện tìm kiếm là điều kiện tìm kiếm, bạn gõ I4 và ấn phím F4 để cố định ô dữ liệu này -> điều kiện sẽ có dạng $I$4 (việc cố định này chỉ nhằm mục đích sao chép công thức sang ô khác mà không làm thay đổi điều kiện)
- Sum_range: C4:C15 -> là cột cần tính tổng
Sau khi nhập xong công thức các bạn ấn phím Enter, kết quả như sau:
Tổng số dư nợ đầu năm các tài khoại cấp 1 là 941.462.500. Ta có thể kiểm tra lại kết quả như sau:
Số dư Nợ đầu năm của các tài khoản cấp 1 bao gồm:
– Tiền mặt = 700.650.400
– Tiền gửi ngân hàng = 35.160.800
– Phải thu khách hàng = 170.900.700
– Thuế GTGT được khấu trừ = 34.750.600
– Công cụ dụng cụ = 0
-> Tổng = 700.650.400 +35.160.800 +170.900.700 + 34.750.600 + 0 = 941.462.500 là kết quả chính xác
Sau đó bạn sao chép công thức của ô C17 cho các ô cần tính tổng khác. Như vậy bạn đã tính được tổng dùng hàm SUMIF với điều kiện so sánh bằng.
b. Dùng hàm SUMIF với điều kiện so sánh lớn hơn
Minh hoạ bằng ví dụ sau:
Cho danh sách các mặt hàng, tính tổng doanh số các mặt hàng có doanh số >300.000.000
Bạn trỏ chuột vào ô F9 và nhập công thức như sau: =SUMIF(E3:E8,”>300000000″,E3:E8) (vì vùng điều kiện và vùng tính tổng trùng nhau nên bạn chỉ cần viết công thức =SUMIF(E3:E8,”>300000000″) là được)
Trong đó:
E3:E8 là dải ô (cột) doanh số cần tính tổng
“>300000000” là điều kiện cần tính tổng.
Hàm này sẽ cho kết quả tổng của những doanh số của những mặt hàng có doanh số >300.000.000
Sau khi nhập xong công thức trên bạn bấm Enter, màn hình hiển thị kết quả sau:
Như vậy dùng hàm SUMIF điều kiện > cho kết quả chính xác tổng doanh số những mặt hàng có doanh số >300.000.000 là 2.276.100.0000
c. Dùng hàm SUMIF với điều kiện so sánh nhỏ hơn
Ví dụ: Cho danh sách các mặt hàng sau, tính tổng doanh thu các mặt hàng có số lượng <50
Trỏ chuột tại ô E9, bạn nhập công thức sau: =SUMIF(D3:D8,”<50″,E3:E8)
Trong đó:
D3:D8 -> là dãy ô (cột) có chứa số lượng <50
“<50” -> là cú pháp điều kiện để tính tổng doanh số có số lượng <50
E3:E8 -> là dãy ô (cột) cần tính tổng doanh thu
Nhập xong công thức trên bạn ấn phím Enter và kết quả hiển thị trên màn hình như sau:
Với các điều kiện tính tổng khác các bạn làm tương tự
Lưu ý 1 số cú pháp sau:
“<= 20” : điều kiện nhỏ hơn hoặc bằng 20
“>=20”: điều kiện lớn hơn hoặc bằng 20
“<>20”: điều kiện khác 20
Khi bạn đã hiểu và biết cách dùng hàm SUMIF một cách thành thạo bạn có thể dùng hàm SUMIF kết hợp với rất nhiều các hàm khác để có thể tính được các số liệu theo yêu cầu.
Trên đây Kế toán Newtrain đã hướng dẫn các bạn cách dùng hàm SUMIF trong kế toán Excel.
Các bạn có thể xem video để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm SUMIF trong kế toán Excel tại đây.
Mọi thắc mắc các bạn vui lòng để lại comment phía dưới bài viết.
Chúc các bạn thành công!
