Các khái niệm, thành phần trong hệ thống hóa đơn điện tử
1. Tên hóa đơn:
Cho phép doanh nghiệp định nghĩa và phân biệt các mẫu hóa đơn của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng. Mỗi tên hóa đơn ứng với một mẫu hóa đơn riêng. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều mẫu hóa đơn (01GTKT0/001, 01GTKT0/002, 02GTTT0/001 …) thì sẽ phải tạo nhiều tên hóa đơn, mỗi tên một mẫu hóa đơn.
2. Ký hiệu hóa đơn:
Ký hiệu hoá đơn: ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.
o 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
o 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.
Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;
Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng ký hiệu E: Hoá đơn điện tử
Ví dụ:
AA/18E:
AA: ký hiệu hóa đơn
18: hóa đơn tạo năm 2018
E: hóa đơn điện tử
Số hóa đơn trong dải hóa đơn sẽ tăng theo tuần tự thời gian trên toàn bộ dải, đảm bảo số trước thì có ngày lập bằng hoặc trước số sau.
3. Dải hóa đơn:
Khoảng từ số hóa đơn đến số hóa đơn theo hình dưới được gọi là dải hóa đơn:
4. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng thuế dòng
Trường hợp doanh nghiệp muốn nhập thông tin cho nhiều loại hàng hóa mà mỗi hàng hóa lại chịu một mức thuế suất khác nhau trên cùng một hóa đơn thì phải sử dụng mẫu hóa đơn thuế dòng.
5. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng thuế tổng
Trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp có nhiều hàng hóa và tất cả các hàng hóa đều chịu một hoặc nhiều lần thuế suất thì doanh nghiệp cần dùng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng thuế tổng
6. Mẫu hóa đơn có phí khác:
Trường hợp mẫu hóa đơn của doanh nghiệp có hàng hóa cần nằm ngoài khung hàng hóa thì doanh nghiệp cần dùng mẫu hóa đơn có phí khác. Lưu ý, không dùng loại phí khác cho những mặt hàng muốn hiển thị trong khung hàng hóa thông thường.
7. Hóa đơn một trang và hóa đơn nhiều trang
Quy luật hoạt động của hệ thống tại giao diện Chọn mẫu hóa đơn là nếu chọn một trang, hệ thống hiển thị chuyển nhiều trang
Nếu chọn nhiều trang, hệ thống hiển thị là chuyển một trang
Theo hình dưới đây là doanh nghiệp đang lựa chọn hóa đơn một trang để hoạt động:
Hóa đơn một trang là hàng hóa được thể hiện trên 1 trang hóa đơn. Khi xin phê duyệt thông báo phát hành của thuế, doanh nghiệp cần xin phê duyệt hóa đơn ban hành là hóa đơn chỉ thể hiện hàng hóa trên 1 trang.
Button chuyển nhiều trang để hỗ trợ người dùng chuyển sang sử dụng hóa đơn mà hàng hóa được hiển thị trên nhiều trang
Hóa đơn một trang:
Theo hình dưới đây là doanh nghiệp đang lựa chọn hóa đơn nhiều trang để hoạt động
Hóa đơn nhiều trang là hàng hóa được thể hiện trên nhiều trang hóa đơn. Khi xin phê duyệt thông báo phát hành của thuế, doanh nghiệp cần xin phê duyệt hóa đơn ban hành là hóa đơn thể hiện hàng hóa trên nhiều trang.
Button chuyển một trang để hỗ trợ người dùng chuyển sang sử dụng hóa đơn mà hàng hóa được hiển thị trên một trang
Hóa đơn nhiều trang:
8. Số hóa đơn đã mua và số hóa đơn đã thông báo phát hành
- Số hóa đơn đã mua: số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã mua của Viettel
- Số hóa đơn đã thông báo phát hành: số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã xin phép thuế để ban hành
Số hóa đơn đã mua và số hóa đơn đã thông báo phát hành là hai số liệu tách biệt nhau, số hóa đơn đã mua có thể lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng số hóa đơn đã thông báo phát hành. Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn với số lượng đúng bằng số hóa đơn đã mua của Viettel.
Để giảm thời gian làm thủ tục với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể lập thông báo phát hành với số lượng hóa đơn xin thông báo phát hành lớn hơn số lượng hóa đơn mua của Viettel, khi doanh nghiệp gần sử dụng hết số hóa đơn, doanh nghiệp có thể mua thêm gói hóa đơn khác của Viettel để sử dụng.
